Interview über Sharepoint mit Prof. Dr. Arno Hitzges

Welche Schwächen hat »SharePoint« Ihrer Erfahrung nach im Bereich Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management?

Hitzges: Traditionell ist »SharePoint« aufgrund der Nähe zur Office-Produktgruppe von Microsoft und der Dominanz von Office in der industriellen Anwendung sehr stark im Bereich »lebende Dokumente«, welche noch in einem eventuell kollaborativen Bearbeitungsszenario eingebunden sind. Schwächen waren in der Vergangenheit immer bei den Themen Revisionssicherheit, Recordsmanagement und Archivierung. Hier hat sich auch ein großer Drittanbieter-Markt etabliert.

Sie haben kürzlich die »SharePoint und Office 365 Anwenderstudie 2018/19« veröffentlicht. Wie äußern sich Anwender im Hinblick auf DMS- und ECM-Fähigkeiten von Sharepoint?

Hitzges: Die Akzeptanz im Thema Dokumentenmanagement wurde auch in der Studie 2018/19 abgefragt. Gegenüber der Studie von 2016 lässt sich hier eine deutliche Steigerung erkennen. Im Durchschnitt nutzen inzwischen über 52 Prozent aller im Unternehmen lizenzierten Sharepoint-User die Funktionalitäten für das Dokumentenmanagement aktiv. Der Vergleichswert lag vor 2016 noch bei 42 Prozent.

Und was nutzen die Anwender hinsichtlich Dokumentenmanagement innerhalb Sharepoint?

Hitzges: Geht man der Frage nach, wo der Schwerpunkt beim Dokumentenmanagement mit Sharepoint liegt, so ragt hier eindeutig der Bereich Office-Dokumente heraus. 91 Prozent aller Anwender setzen Sharepoint für die Verwaltung von Office-Dokumenten ein. Als wichtigste Dokumententypen wurden Unterlagen für die Projektabwicklung und Arbeitsdokumente genannt. Immerhin verwalten auch 56 Prozent der Anwender »Nicht- Office-Dokumente« wie PDF, Formulare, Zeichnungen und Bilder in Sharepoint. Knapp 30 Prozent nutzen Sharepoint auch für die revisionssichere Archivierung, dies entspricht einem Plus von 10 Prozent gegenüber dem Wert von 2016. Hier ist der Einsatz von Drittanbieterlösungen besonders hoch.

Welche Verbesserungen hinsichtlich DMS und ECM bringt »SharePoint 2019«?

Hitzges: Die Neuerungen in den jüngeren Sharepoint-Versionen und im »SharePoint Online«-Bereich zielen vor allem auf ein moderneres Userinterface ab. Mit dem »Modern Teamsite« UI und den »Modern Pages« wird dem klassischen Sharepoint ein zeitgemäßer UI-Anstrich verpasst. Für den DMS-Bereich fallen dadurch die Verbesserungen eher spärlich aus. Ansätze können im Bearbeitungsprozess mit der Integration von »MS-Flow« gesehen werden. Hier gibt es interessante Szenarien für Dokumentengateways, die von Microsoft kommuniziert werden. Der Praxistest steht aber noch aus.

Wie sollen Anwender die Schwächen im Bereich DMS und ECM ausmerzen?

Hitzges: In den vergangenen Jahren wird immer häufiger die Frage aufgeworfen: Wie hoch sind unsere Anforderungen im DMS-Bereich tatsächlich. Was bringt eine 120prozentige Lösung mit einem tollen Metadaten- und Taxonomiemanagement, wenn die Anwender einerseits aufgrund ihrer Arbeitslast keine Metadaten pflegen und andererseits die Suchengines auch so sehr gute Ergebnisse liefern? Ist da nicht eine 80prozentige Lösung mit einer besseren Userakzeptanz letztlich praxisnäher? Wenn wirklich über den Standard von SharePoint hinausgehende Anforderungen bestehen, so müssen eben Third-Party-Komponenten eingebunden werden.

Was ist zu beachten, wenn Drittlösungen im Bereich DMS und ECM in Verbindung mit Sharepoint genutzt werden?

Hitzges: Beim Einsatz von Drittanbietern ist natürlich zu bedenken, dass ein ziemlicher Zeitversatz zwischen Neuerungen im Sharepoint – wie die Modern-Teamsite – und der Umsetzung beim Drittanbieter liegt. So wird es zunehmend zu prüfen sein, inwieweit bereits das »modern UI« unterstützt wird oder funktioniert die Integration nur im Classic Design, was dann gegebenenfalls zu einem Usability-Bruch in der Anwendung führt.

Gibt es sonst noch Beachtenswertes?

Hitzges: Auch das Security Modell wandelt sich mit den neueren Versionen. Während ältere Anwendungen mit Service-User Modell arbeiten hat Microsoft angefangen, diese Service User als Legacy Authentification über die App-Credentials abzuwickeln. Hier besteht die Gefahr von Inkonsistenzen und Problemfällen. Problematisch ist es auch, falls die Third Party Software das Publishing Feature von Sharepoint nutzt. Das gibt es nur noch bei Classic-Teamsite aber nicht mehr bei Modern Teamsite.

Worin bestehen weitere wesentliche Verbesserungen von »SharePoint 2019«?

Hitzges: Neben den UI-Anpassungen zur Modern-Teamsite wird noch das Thema Hybridbetrieb vorangetrieben. Microsoft verfolgt dabei das Ziel, alle Anwender in irgendeiner Form in die Cloud – und sei es auch nur bei Teilprozessen wie der Nutzung von Flow – zu bringen, weil nur das wirklich zusätzliche Lizenzerträge verspricht.

Anwender können zwischen der On-Premise- »SharePoint 2019« und der Cloud-Variante »Office 365« mit Sharepoint-Funktionalität wählen. Mit welchen funktionalen Einschränkungen ist bei der Cloud-Variante zu rechnen?

Hitzges: Wie bereits schom in Antworten zuvor ausgeführt, wird durch die Cloud-First Strategie von Microsoft eher ein Funktionsüberhang der Cloudversion geschaffen. Komponenten wie: Teams, Flow und Planner sind nur in der Cloud verfügbar. Funktionen sind mittlerweile immer zuerst in der Cloud verfügbar. Dies bietet Chancen – Stichwort: frühere Verfügbarkeit – aber auch große Risiken. So werden in der Cloud natürlich auch die Funktionen, die vom Markt nicht ganz so akzeptiert oder genutzt werden sehr schnell wieder deaktiviert. Für Unternehmen, die diese Feature aber genutzt haben ist das natürlich unschön. Da ist die Stabilität in der On-Premise-Version deutlich höher und die Schwankung nicht so stark.

Wann würden Sie Anwendern welche Variante empfehlen?

Hitzges: Je mehr Dynamik in der Funktionalität benötigt oder auch gewollt wird, desto eher würde ich als Unternehmen auf die Cloud setzen. Geht es mir darum, sehr etablierte Prozesse möglichst lange stabil zu halten, dann würde ich die On-Premise-Version bevorzugen. Sicherlich ist auch die Frage, ob die Bereitstellung der Infrastruktur ein erheblicher Zusatzaufwand für mein Unternehmen ist oder nicht, von großer Bedeutung.

Welche Ergebnisse Ihrer aktuellen Anwenderstudie haben Sie am meisten überrascht?

Hitzges: Festzustellen ist, dass die Skepsis in Sachen Cloud gegenüber früheren Umfragen deutlich gesunken, aber der Anteil der On-Premise-Anwender sehr stabil geblieben ist. Die Cloud ist anscheinend ein echtes Zusatzgeschäft für Microsoft und weniger eine klare Substitution bei vielen Unternehmen.