Advertorial: Remote arbeiten, händisch verwalten?

Ein Virus verändert unsere Arbeitswelt: In einer aktuellen Umfrage von Havas Media gaben 38 Prozent der Teilnehmer an, seit Mitte März im Home Office zu arbeiten. 16 Prozent nutzten diese Chance erstmals – darunter auch viele Mittelständler. Das deutet grob Ausmaß und Tempo an, in dem deutsche Unternehmen im Zuge von Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Krise Büroarbeitsplätze in die Privatwohnungen ihrer Mitarbeiter verlagert haben.

Zum Glück ermöglicht es die fortschreitende Digitalisierung vielen Betrieben inzwischen, ihre Geschäftstätigkeit rasch und individuell auszulagern sowie von nahezu jedem beliebigen Ort aus weiter zu verfolgen. Das sichert Arbeitsplätze und federt die wirtschaftlichen Folgen des »Shutdowns« in gewissem Maße ab. Gleichwohl wird erst die Zukunft zeigen, welchen Preis Unternehmen gerade für die adhoc und improvisiert auf private Arbeits- und Wohnzimmer verteilten Teams in den nächsten Monaten noch werden zahlen müssen.

Cloud-Lösungen bieten kurzfristig Abhilfe

Denn wo die Zeit drängt, steht meist die Bewältigung technischer Hürden im Vordergrund: Der Remote-Zugriff auf die im Unternehmen vorhandenen Dokumente und Informationen muss am dringlichsten sichergestellt werden. Viele suchen hier ihr Heil in der Cloud. Rechtliche, organisatorische und strukturelle Fragen treten dabei oft zunächst in den Hintergrund.

»Eine geschäftskritische Anforderung, die dabei gern übersehen wird, ist das durchgängige Management der in Heimarbeit entstehenden oder bearbeiteten Dokumente«, weiß Karsten Renz, Gründer und CEO des ECM-Software-Spezialisten OPTIMAL SYSTEMS. »Viele setzen derzeit zur Auslagerung und verteilten Zusammenarbeit auf Cloud-Anbieter wie »Dropbox«, »Microsoft OneDrive« oder »Google Drive«. Sie sind schnell eingerichtet, für alle Mitglieder des Teams verfügbar und lassen sich intuitiv nutzen. Allerdings dienen sie lediglich der Ablage von Dateien an einem mehr oder weniger bekannten Ort im Internet und ermöglichen von beliebigen Orten und unterschiedlichen Geräten aus den Zugriff darauf. Was auf der Strecke bleibt, ist das konsistente Management der digitalen Dokumente und ihrer meist unternehmenskritischen Inhalte.«

Reine Cloud-Ablage ist auf Dauer kontraproduktiv

In kürzester Zeit entsteht in einem Unternehmen eine Fülle an weit verteilten Dokumenten und Informationen, die eigentlich strukturiert verwaltet, bearbeitet und unveränderbar verfügbar gehalten werden müssten. Je länger der improvisierte Ausnahmezustand dauert, desto weniger ist diese Aufgabe im Nachgang händisch zu lösen. Renz befürchtet daher, dass mit der Rückkehr zum Normalzustand in vielen Unternehmen das große Suchen und Recherchieren beginnen wird: Zu welchem Vorgang gehört diese Rechnung, welche Vertragsversion war nochmal final, wo liegen jetzt die lizenzierten Produktfotos?

»Gerade in der digitalisierten und verteilten Arbeitswelt kommt es darauf an, dass der Informationsfluss durchgängig erhalten bleibt, unabhängig von Arbeitsort und Arbeitszeit. Grundlegend hierfür ist ein einfacher und dauerhafter Zugang zu allen im Unternehmen verfügbaren Dokumenten und Informationen, die in strukturierter Form abgelegt und regelbasiert zur Verfügung gestellt werden müssen«, betont Renz. Auch die Dokumentation von Änderungen und die rechtssichere, manipulationsgeschützte Archivierung wirtschaftlich relevanter Dokumente sind wichtige Aspekte, die auf einer dem bloßen Austausch von Dateien dienenden Plattform zu kurz kommen.

ECM-Lösungen wie enaio bieten Transparenz

Eine professionelle Dokumentenmanagement-Lösung wie »enaio®« von Optimal Systems leistet allerdings noch weit mehr als die reine Verwaltung: Digitale Projektakten, wie sie in einer Enterprise Content Management (ECM) Lösung erzeugt werden, ermöglichen eine transparente Darstellung der mehrdimensional verknüpften Elemente eines Prozesses. Sie »teilen« sich bei Bedarf digitale Informationen mit Kunden-, Lieferanten-, Vertragsakten und anderen Akten. Die Möglichkeit, aus verschiedenen Perspektiven und Ebenen auf die Information zuzugreifen, sorgt für eine höhere Übersichtlichkeit für alle Projektbeteiligte und eine verbesserte Auskunftsfähigkeit. Und dank eines intuitiven Webclients gewährt Enaio auch den Mitarbeitern Zugriff von jedem beliebigen Standort und Endgerät aus.

Die ECM-Software Optimal Systems fungiert damit als Basis für ein erfolgreiches und nachhaltiges Projektmanagement auch in verteilten Umgebungen – wie eine Bodenplatte unter allen weiterhin nutzbaren Spezialtools zur Ressourcen- und Zeitplanung. Enaio bietet dabei die Möglichkeit, elektronische Daten sowie Dokument- und Dateiformate unterschiedlichster Art zu verwalten: Von Office-Dokumenten bis hin zu Fotos oder Zeichnungen sowie auch strukturierter Datenströme eines Warenwirtschafts- oder ERP-Systems, wie etwa für Buchungs- oder Bestell-Daten. Digitale Projektakten können nicht nur die unterschiedlichsten Informationsarten im richtigen Kontext verwalten, sondern insbesondere auch Geschäftsprozesse durch Funktionen wie »Workflows« oder »Wiedervorlage« unterstützen. Auch die Protokollerstellung oder ein professionelles Sitzungsmanagement sind damit möglich.

Hohe Anpassungsfähigkeit an Prozesse und Branchen

Die ECM-Lösung von Optimal Systems lässt sich dabei nahtlos selbst an spezielle Anforderungen anpassen, sei es für eine bestimmte Branche, an spezielle Prozesse oder auch eine spezifische Abteilung eines Unternehmens. Und sie sorgt jeweils dafür, dass auch unter improvisierten Bedingungen keine Information verloren gehen kann. Erfahrungsgemäß genießen elektronische Projektakten, die mit dem ECM-System Enaio realisiert wurden, eine sehr hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Einerseits weil bewährte Strukturen meist beibehalten werden können: Die Ablagestruktur sieht beispielsweise ähnlich aus wie in einem Filesystem, der Aktenplan kann flexibel vorgefertigt werden oder durch Anwenderaktivitäten wachsen, Word-Dokumente werden »ganz normal« in Microsoft Office bearbeitet. Andererseits führen der schnelle Zugriff auf alle Informationen und die umfangreichen Recherchemöglichkeiten auch quer über alle Akten zu einer hohen Transparenz innerhalb der Prozesse und einer hohen Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter, die in einem Projekt involviert sind.

Aus dem Stand lässt sich eine solche Lösung freilich nicht umsetzen, weiß Renz: »Eine ECM-Lösung wie Enaio muss, um alle ihre Fähigkeiten ausspielen zu können, tief in die technische Infrastruktur und vor allem auch in die organisatorischen Prozesse integriert werden.« Die Erfahrungen mit der aktuellen Krise scheinen aber in gewisser Weise ein Durchbruch für das verteilte »Remote-Arbeiten« im Unternehmen zu sein.