Grundfunktionen eines DMS- oder ECM-Systems

Dokumentenmanagement- beziehungsweise Enterprise Content Management Systeme sind Basiswerkzeuge, um die Digitalisierung eines Betriebes rechtssicher zu gestalten. Doch was bieten diese Tools eigentlich und welche Kriterien spielen bei der Auswahl eine Rolle? Zur besseren Orientierung sind hier die Grundfunktionen von Archivierung über Versionierung,  Aktenverwaltung, Suchfunktionen und Workflow-Fähigkeiten aufgeführt.

Was soll gelöst werden?

Unternehmen, die sich mit der Anschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems beschäftigen, müssen sich im Klaren sein, was entsprechende Produkte bieten und welche Probleme damit gelöst werden können. Im Allgemeinen geht es darum, die Digitalisierung insbesondere im kaufmännischen Bereich voranzutreiben. Etwas spezieller zählen die Verminderung von Suchzeiten, die Einhaltung von Compliance-Vorschriften wie GoBD und die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und Dokumenten zu den Hauptgründen, ein Dokumentenmanagement-System zu erwerben. Um zu zeigen, welche wesentlichen Funktionen ein DMS, das auch als Enterprise Content Management System (ECM System) bezeichnet wird, in den allermeisten Fällen bietet, sind diese hier aufgeführt. Nicht alle Funktionen wie Workflow-Funktionen und Collaboration-Möglichkeiten sind standardmäßig in den Grundpaketen enthalten, jedoch können sie als Module oder SaaS-Pakete zusätzlich gekauft werden.

Archivierung oder ordnungsgemäße Aufbewahrung

Ein DMS ist in der Lage, elektronische Dokumente über den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus zu verwalten – von der Erstellung über die Bearbeitung und Speicherung bis zur Löschung. Im DMS-Bereich fällt dies unter den Begriff Archivierung, obwohl hier nicht nur Dokumente, nachdem sie fertig bearbeitet sind, abgespeichert werden, sondern auch solche »archiviert« werden, die sich noch in der Bearbeitung befinden. Beispielsweise ist nachvollziehbar, wann und wie eine Rechnung ankommt, bearbeitet und abgelegt wird. Was die DMS-Branche als »Archivierung« betitelt, ist eigentlich die ordnungsgemäße Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Gefordert ist diese durch verschiedene Gesetze und Compliance-Vorschriften, die zum Großteil die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) abbilden. Generell sind im Rahmen der digitalen Archivierung laut GoBD vier Grundsätze zu beachten: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Die Verantwortlichen von Mittelständlern müssen entscheiden, in welchem Stadium Dokumente unveränderbar abgelegt werden und eventuell mit einer neuen Version weitergearbeitet wird. Ein DMS ist in der Lage, entsprechende Speicher zur Ablage anzusteuern und dort abzulegen.

Vorschriften und Gesetze wie beispielsweise die Datenschutzgrundverordnung schreiben aber auch vor, wie lange bestimmte Dokumente aufzubewahren sind und wer Zugriff darauf haben darf. Um dies zu managen, bieten DMS-Produkte Berechtigungsfunktionen für bestimmte Bearbeitungsmöglichkeiten wie Lese- und Schreibrechte sowie Funktionen für Aufbewahrungs- und Löschregeln, was in der DMS-Welt auch als Records Management bezeichnet wird.

Automatische Versionierung sorgt für Überblick

Bei »lebenden« Dokumenten – also solchen, die meist noch von verschiedenen Menschen bearbeitet werden, ist es nicht immer leicht, nachzuvollziehen, welche Fassung vorliegt. Dateinamen, die beispielsweise –final, -V1 oder –neu beinhalten, verwirren mehr als zu helfen. Um dies zu umgehen, bieten DMS- oder ECM-Lösungen eine automatische Versionierung an. Diese ermöglicht, dass alle Versionen in einem Archiv mit Zeitstempel und Benutzerkennung gesichert und später wiederhergestellt werden können. So lässt sich nachvollziehen, wer was wann geändert hat. Die neueste Version befindet sich am Anfang, jedoch können Anwenderinnen und Anwender auch zu früheren Versionen zurückkehren und sich die Dokumentenhistorie anzeigen lassen.  Check-Out- und Check-In-Funktionen regeln die Zusammenarbeit an einem Dokument und koordinieren Zugriffsrechte. Mit der Check-Out Funktion blockiert der Bearbeitende das Dokument vorübergehend, womit keine lesenden Zugriffe oder Kopien möglich sind. Mit dem anschließenden Check-In erzeugt der Bearbeitende das geänderte Dokument als neue Version, die zuvor verhängte Editiersperre wird aufgehoben.

Aktenverwaltung oder E-Akten

Analog zu Papierakten bieten die meisten DMS und ECM-Systeme auch Funktionen, um Aktenstrukturen digital abzubilden. Allerdings unterscheiden sich die Lösungen darin, welche Aktenfunktionen sie mit welchen Gestaltungsmöglichkeiten bieten. Beispiele für elektronische Akten sind Personal-, Kunden-, Lieferanten- und Projektakten. Sie ermöglichen einem bestimmten Nutzerkreis den mit unterschiedlichen Rechten ausgestatteten Zugriff auf alle relevanten Dokumente zum jeweiligen Thema. Hilfreich ist, wenn dabei auch entsprechender E-Mailverkehr und andere ergänzende Informationen hinterlegt sind. Weiterführende Aktenfunktionen sind Aktenrecherche, Löschregeln für Akten und Verwendungsnachweise.

Intelligente Suchfunktionen

Als einen wesentlichen Vorteil von DMS- und ECM-Systemen nennen Anwenderinnen und Anwender häufig das schnelle Auffinden von Informationen, was Suchfunktionen ermöglichen. Die Suchmöglichkeiten verschiedener Systeme können sehr unterschiedlich sein. Zu den häufigsten zählen die Volltextsuche und die Attributsuche, die beispielsweise alle Rechnungen umfassen kann. Beide Varianten sind auch kombiniert anzutreffen. Hilfreich ist auch, wenn eine applikationsübergreifende Suche – eine sogenannte Meta-Suche – möglich ist, so dass angebundene Systeme und weitere Quellen ebenfalls eingebunden werden können.

Mit Workflow-Funktionen Prozesse abbilden

Für Mittelständler, die die Digitalisierung des Betriebes erreichen wollen, sind Workflow-Funktionen von großem Nutzen. Damit ist es möglich, dokumentenbasierte Prozesse wie die Bearbeitung von Rechnungen digital abzubilden. Hierfür stehen sowohl frei definierbare Workflow-Tools als auch vorkonfigurierte Lösungen für Standardprozesse zur Verfügung. Bei frei definierbaren Workflow-Prozessen ist es meist sehr aufwändig und erfordert viel Know-how, Lösungen für komplexe Vorgänge aufzusetzen. Andererseits bieten vorkonfigurierte Lösungen oft nicht die Flexibilität, um auf individuelle Anforderungen einzugehen, die auch bei Standardprozessen wie der Rechnungsbearbeitung vorkommen. So gilt es abzuwägen, inwieweit auf Individualität womöglich verzichtet werden kann beziehungsweise Prozesse vereinfacht werden können, um einfache Workflow-Lösungen zu ermöglichen. Zunehmend bieten Standard-Workflows aber auch immer mehr Anpassungsmöglichkeiten an. Ebenso ermöglichen Low-Code-Lösungen auch Nicht-Programmierern eigene Workflows einfacher zu gestalten. Vorsicht ist bei grafischen gestalteten Programmierwerkzeugen geboten, die auf den ersten Blick sehr bedienfreundlich wirken. Doch in der Praxis zeigt sich häufig, dass grafische Editoren nur einen geringen Anteil der Einrichtungsarbeiten leisten können. Skript- und Programmierarbeiten fallen trotzdem noch an.

Integration von Drittsystemen

Da die IT-Systeme immer enger zusammenwachsen und Prozesse applikations- und medienübergreifend digitalisiert werden sollen, ist es auch entscheidend, inwieweit sich Drittapplikationen integrieren lassen beziehungsweise sich das DMS oder ECM-System in weitere Systeme integrieren kann. Geht es um die Bearbeitung von Dokumenten ist es für die Nutzenden einfacher, wenn sie die DMS-Funktionen beispielsweise direkt aus Office-Anwendungen oder aus Collaboration-Tools heraus nutzen können. Werden ERP- oder CRM-Tools als führende Systeme verwendet, ist die Bedienung aus diesen heraus, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen, ebenfalls komfortabel. Die DMS- und ECM-Lösungen müssen hierfür entsprechend ausgelegt sein und Schnittstellen oder Konnektoren bieten. Hinterfragt werden muss dann, wie tief die Integration gehen kann und welchen Aufwand welche Integrationstiefe darstellt.

Weitergehende Funktionen

Viele DMS- und ECM-Lösungen, die den Mittelstand adressieren, sind in der Lage weitere Disziplinen und Funktionen sowie diverse Sprachen und länderspezifische Anforderungen abzudecken. So gibt es Lösungen für das E-Mail-Management, Capture- und Collaboration-Funktionen und mobile Anwendungen. Gerade hoch im Kurs stehen auch integrierte elektronische Signaturlösungen, die das ortsunabhängige Arbeiten unterstützen. In unseren zahlreichen Übersichten und Beiträgen gehen wir auf dieses Möglichkeiten intensiv ein.