Mehr Raum für soziale Arbeit dank digitaler Prozesse

Advertorial

Als gemeinnütziges Unternehmen setzt die Berliner Stadtmission auf hohe Effizienz, Transparenz sowie Nachhaltigkeit. Zur DNA gehören effektive interne Abläufe und möglichst geringe Gemeinkosten, damit Finanzmittel auch tatsächlich an die Bedürftigen fließen. Digitale Prozesse auf Basis einer ECM-Software ebnen dafür den Weg.

Digitalisierungsziele der Berliner Stadtmission

Konkret hatte die Berliner Stadtmission den Anspruch, schlanke Verwaltungsprozesse zu etablieren, um die Overheadkosten niedrig zu halten. Ressourcen sollten nachhaltig den Hilfsangeboten vor Ort zugutekommen und eine hohe Kostentransparenz Förderer und Spender vom gemeinnützigen Handeln überzeugen. Daher fiel Ende 2017 der Startschuss, auf digitale Abläufe umzustellen. Praktisch ging es um die papierlose formatunabhängige Bearbeitung und damit rasche Freigabe der Eingangsrechnungen. Den analogen Prozess sollte ein digitales workflowgestütztes Rechnungseingangssystem ablösen, das eine lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte gewährleistete. Weitere Ziele waren, das Cash-Flow-Management unter anderem durch fristgerechte Skontoabzüge zu optimieren sowie alle relevanten Informationen kompakt in Echtzeit darzustellen.

Die Berliner Stadtmission wurde 1877 gegründet und beschäftigt heute rund 1000 hauptberufliche Mitarbeiter, die von etwa 1800 ehrenamtlichen Kollegen unterstützt werden. Gründungszweck war und ist, Menschen mit den unterschiedlichsten Herausforderungen eine Chance zu geben, Bildung und Teilhabe zu fördern sowie Ressourcen zu teilen. Die Stadtmission leistet mit Einrichtungen und Angeboten an über 70 Standorten in Berlin und Umgebung missionarische und diakonische Großstadtarbeit, um Menschen am Rande der Gesellschaft zu helfen. Im Rahmen dessen bietet sie Wohnangebote für Senioren, für Menschen mit Behinderung, für Obdachlose sowie für junge Menschen. Ziel ist jeweils, ein verlässliches und persönliches Zuhause sowie eine auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene Beratung und Förderung bereitzustellen. Zudem engagiert sie sich in sozialen Projekten. Um deren Finanzierung zu stärken, setzt sie auch auf Betriebe, die Erträge erwirtschaften – wie Hotels, Gasthäuser, Cafés, Restaurants oder Notunterkünfte.

Postwege und Durchlaufzeiten verkürzen

Um das Gros ihrer Ressourcen in die Hilfsangebote vor Ort einfließen zu lassen, sind Effizienz und Transparenz grundlegend für die Arbeit der Stadtmission. Daher stand diese vor der Herausforderung, ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren. Insbesondere ging es darum, die Vielzahl der täglich an dezentralen Standorten elektronisch sowie papiergebunden eingehenden Rechnungen rascher und kostengünstiger zu bearbeiten. Bis dato lange Postwege und Durchlaufzeiten galt es zu verkürzen. Zudem bedurfte es eines Echtzeit-Überblicks über die von Lieferanten und Partnern übermittelten Rechnungen. Dieser sollte als Basis für die Liquiditätsplanung und die kontinuierliche Fristenüberwachung dienen, um Skontofristen zuverlässig einzuhalten. Gefragt war eine neue Infrastruktur, die Rechnungen schnell automatisiert erfassen, Medienbrüche vermeiden und somit die Fehlerquote reduzieren konnte. Ende 2017 waren die Würfel gefallen, die Einführung eines workflowgestützten digitalen Systems für Rechnungsmanagement war beschlossene Sache.

Als zentraler Bestandteil der neuen Infrastruktur war ein System für Enterprise-Content-Management (ECM) vorgesehen. Es sollte als rechtssicheres elektronisches Archiv sowie Software für Dokumenten- und Workflowmanagement dienen und standortübergreifenden Zugriff auf alle Informationen ermöglichen. Damit eng zu verknüpfen war ein Rechnungsmanagementtool. Ziel des Zusammenspiels war, zeitaufwändige manuelle und damit fehlerträchtige Arbeitsschritte einzusparen und fristgerechte Zahlungsläufe sicherzustellen. Die ECM-Lösung wiederum sollte sich nahtlos an die Software für Enterprise-Resource-Planning (ERP) »Diamant 3« anbinden lassen, um automatisiert die Verbuchung und Bezahlung der in verschiedenen Formaten eingehenden Rechnungen anzustoßen. Anfang 2018 nahm die Stadtmission erstmalig Kontakt mit dem IT-Dienstleister PKN Datenkommunikations GmbH auf, welcher die Ist-Situation evaluierte und ein Umsetzungskonzept erstellte.

ECM als Fundament zur Digitalisierung

Anfang 2021 startete unter Federführung der PKN die Einführung der ECM-Lösung von ELO Digital Office. Im ersten Schritt setzte der ELO Business Partner die Implementierung der modularen Flaggschiffsoftware ELO ECM Suite um. Sie sorgt zum einen für die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten sowie deren rechtskonforme Archivierung, über das Servermodul ELO XC auch von E-Mails. Zum anderen gewährleistet sie ein einfaches Zusammenspiel mit Drittsystemen. Das Funktionsspektrum wird durch eine ECM-App für den mobilen Zugriff auf das Archiv, die Volltextsuchfunktion »ELO iSearch« sowie integrierte Workflowfunktionen abgerundet. Letztere ermöglichen beispielsweise automatisierte Freigabeprozesse beim Rechnungsmanagement.

»Unsere Anforderungen ließen sich mit Hilfe der ELO ECM-Lösung am besten erfüllen. Deren Verknüpfbarkeit mit Drittsystemen, Erweiterungsfähigkeit und intuitive Bedienbarkeit waren für unsere Auswahl entscheidend«, berichtet Matthias Waldhoff, Stabstelle Strategie, Strukturen und Prozesse bei der Berliner Stadtmission.

Modernes Rechnungsmanagement sichert fristgerechte Zahlungsläufe

Für das Eingangsrechnungsmanagement verknüpfte PKN die ECM-Suite mit der Business Solution ELO Invoice. Die vorkonfigurierte Fachbereichslösung verarbeitet Eingangsrechnungen vollständig und ordnet diese einem Sach- bzw. Lieferantenkonto zu. Abschließend übergibt sie die Daten automatisch an Diamant. Unvollständige Daten wie eine Kundennummer werden aus der Datenbank ergänzt, bevor der Zahlungsprozess startet. Skontofristen werden automatisch überwacht. Dazu erhält die Stadtmission mit dem Rechnungseingangs-Cockpit den gewünschten kompakten Überblick sowie diverse Auswertungssichten und Reporting-Funktionen in Echtzeit.

»Unsere Mitarbeiter in der Buchhaltung waren schnell mit dem bedienerfreundlichen System vertraut und werden nun von manuellen zeitraubenden und monotonen Tätigkeiten entlastet«, schildert Waldhoffs Kollege in der Stabstelle Lars Gerdes.

Mit intelligenter Klassifizierung Informationen automatisch auslesen

Ergänzt wurde die ECM-Lösung durch das Klassifizierungsmodul ELO DocXtractor. Es sorgt auf Basis intelligenter Erfassungstechnologie für die automatische Analyse und Verarbeitung von Dokumenten aus unterschiedlichen Eingangskanälen. Der intelligente Assistent erkennt Beleginformationen wie Rechnungsempfänger, Betrag oder Kreditor, extrahiert diese und gleicht sie zur Fehlervermeidung bei vorhandenem Bestellbezug mit dem ERP-System ab. Im Anschluss gelangen diese an den formularbasierten Workflow und somit an den für die Freigabe zuständigen Bearbeiter im Fachbereich. Die Erkennungsrate steigt mit der Anzahl der verarbeiteten Belege, was die Durchlaufzeiten stetig beschleunigt.

Mit jedem Modernisierungsschritt profitiert die soziale Arbeit

Seit Herbst 2021 erfreut sich die Berliner Stadtmission digitaler Prozesse und einer höheren Effizienz. Nach einer kurzen Schulung waren die Mitarbeiter mit den Funktionen der ECM-Lösung vertraut und schätzen unter anderem das optimierte Cash-Flow-Management. Alle Dokumente und Informationen stehen den Berechtigten standortübergreifend bereit, sind rechtskonform archiviert und so vor Verlust geschützt. Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst und per Workflow verarbeitet. Das Tool für intelligente Klassifizierung liest alle relevanten Informationen aus und gleicht sie medienbruchfrei mit dem kaufmännischen System ab, was Rechnungsprüfung und -freigabe vereinfacht und beschleunigt.

Aufgrund des hohen Mehrwerts ist der Ausbau der Lösung um die Business Solution ELO Contract für das digitale Vertragsmanagement sowie die digitale Personalakte angedacht – und damit ein höheres Effizienzlevel in der Rechts- und Personalabteilung vorprogrammiert.