Empfängerüberprüfung ab Oktober Pflicht

Neue Regeln sorgen im Zahlungsablauf für mehr Sicherheit

Mit der verpflichtenden »Verification of Payee«  – kurz VoP, greift im elektronischen Zahlungsverkehr ab Anfang Oktober eine neue rechtliche Vorgabe. Banken müssen dann bei Überweisungen überprüfen, ob der Empfängername mit den Daten übereinstimmt, die für einen Kunden unter einer IBAN hinterlegt sind.  Damit soll das Risiko bei Überweisungen verringert und gleichzeitig der Schutz vor Betrug erhöht werden. Privatnutzer werden die Neuerungen im Überweisungsablauf kaum zu spüren bekommen. Unternehmen und Steuerberatungskanzleien müssen aber rasch handeln und die Änderungen in ihren Zahlungsprozessen umsetzen. Die Datev empfiehlt, die notwendigen Anpassungen möglichst bald vorzubereiten, damit es am Stichtag im geschäftlichen Umfeld nicht zu Zahlungsverzögerungen oder Zurückweisung von Überweisungen kommt.

Prüfung per Ampelsystem

Die gesetzliche Verpflichtung greift ab dem 9. Oktober 2025. Schon ab dem 5. Oktober soll aber die Infrastruktur für die VoP-Prüfung zur Verfügung stehen. Bei elektronischen Überweisungen werden Banken ab diesem Zeitpunkt die Prüfung auslösen. Das Ergebnis wird in die Banking-Software des Zahlungsauslösers zurückgespielt. Das Prozedere folgt einem Ampelsystem mit den Kategorien »Übereinstimmung (Match -grün)«, »mit Abweichungen (Close-Match – gelb)« und »keine Übereinstimmung (No-Match – rot)«. In der Praxis werden Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung es dann wahrscheinlich mit  der ein oder anderen gelben beziehungsweise roten Ampel zu tun bekommen. Deshalb sollten sie bereits im Vorfeld wissen, wie in der entsprechenden Situation zu tun ist.

Regeln sind flexibel für leichte Abweichungen

Das Ganze klingt aber dramatischer als es ist. Darum vorweg eine gute Nachricht: Nicht jede Abweichung sorgt zwingend für eine gelbe oder gar rote Ampel. Groß- und Kleinschreibung, Umlaute, Sonder- und Satzzeichen, überflüssige Leerzeichen, Bindestriche oder andere Trennzeichen sollten sich nicht auf das Prüfergebnis auswirken. Das gilt auch für Namenszusätze wie Dr. oder Prof. sowie für Gesellschaftsformen wie GmbH, KG, AG oder eV. Allerdings liegt es an den Banken, wie sie solche Situationen handhaben. Sie entscheiden, welcher Grad der Abweichung zu einem »Close-Match« und dann zu einem »No-Match« führen. Die gesetzlichen Vorgaben beinhalten lediglich Empfehlungen, wie ein VoP-Ergebnis ausfallen soll. Die Prüfregeln selbst, kann jede Bank individuell festlegen. Das gilt insbesondere bei der Definition des »Close-Match«.

Wie die Ergebnisse zustande kommen

Die VoP-Prüfung erfolgt gegen den Kontoführungsnamen. Weicht der Name des Zahlungsempfängers von den hinterlegten Informationen ab, führt das zu einem No-Match. Eine zentrale Rolle für das Ergebnis der Empfängerüberprüfung spielt die sogenannte »Levenshtein-Distanz«. Darunter versteht man die minimale Anzahl der Zeichenänderungen, die notwendig  ist, um vom angegebenen Zahlungsempfängernamen zum Kontoführungsnamen zu kommen, der bei der Bank hinterlegt ist. So ist davon auszugehen, dass eine »Levenshtein-Distanz« von 1 oder 2 noch zu einem »Close-Match« führt. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn ein Zahlungsempfänger Maier als Meier oder Meyer auftaucht. Bei einem Wert von 3 oder größer wird in den meisten Fällen aber voraussichtlich ein No-Match angezeigt. Das wäre etwa der Fall, wenn statt Maier der Name Huber im Empfängerfeld steht.

Banken wollen individuelle Zusatzregeln nutzen

Einige Banken haben bereits angekündigt, dass sie die Anzahl der »No-Matches« möglichst klein halten wollen. Dafür sollen zusätzliche Regeln sorgen. Eine davon könnte sein, dass bei einem gemeinschaftlichen Konto bereits die Angabe nur eines Inhabernamen als »Match« gewertet wird. Bei einem Unternehmen würden schon einzelne Namenbestandteile der Firmierung zu einem »Close-Match« führen. Bei »Close-Matches« wird dem Auslöser der Zahlung die korrekte Kontoinhaberbezeichnung mit zurückgespielt. So lässt sich schnell prüfen, ob die Abweichung möglicherweise durch Vertippen oder die Nutzung einer Abkürzung entstand. Bei einem »No-Match« dagegen meldet die Bank  keinen Namen zurück. Hier muss dann der korrekte Name des Zahlungsempfängers überprüft werden.

Haftung generell und Wahlmöglichkeit bei Sammelzahlungen

Das Haftungsrisiko verändert sich durch die neuen Regeln nicht. Wird die Zahlung freigegeben, obwohl keine Übereinstimmung vorliegt, haftet nach wie vor der Auftraggeber für eine Fehlüberweisung. Hat allerdings die Bank die Übereinstimmung bestätigt, haftet sie, falls es zu einer Fehlüberweisung kommen. Damit ist gar nicht erst zu »No-Match-Ergebnissen« kommt, sollten Unternehmen auf eine sorgfältige Pflege ihrer Stammdaten achten. Kanzleien und Unternehmen könnten als Vorbereitung auf VoP ihre Kontakte darum bereits jetzt nach der korrekten Empfängerbezeichnungen für die genutzten Bankkonten fragen. Abweichende Daten lassen sich so frühzeitig anpassen. Damit ist sichergestellt, dass bei SEPA-Überweisungen zukünftig der korrekte Kontoinhabernamen verwendet wird.

Für Sammelüberweisungen wurde die Möglichkeit geschaffen, die Prüfung zu umgehen. Zahlungen werden bei dieser Überweisungsform im sogenannten »Opt-Out« gesendet. Das kann helfen, Prozesse stabil und effizient zu halten. Allerdings verzichten Unternehmen dann auf eine potenzielle Sicherheitsfunktion. Bei Zahlungsübermittlungen mittels EBICS- oder PIN/TAN-Verfahren sollte also im Vorfeld grundsätzlich geklärt werden, ob Sammelzahlungen im Opt-In oder Opt-Out übermittelt werden sollen oder eine fallweise Entscheidung gewünscht ist.  Bei der Entscheidung für »Opt-In« muss klar sein, wie jeweils mit »Close-Matches« oder »No-Matches« umgegangen werden soll, die bei der VoP-Prüfung auftauchen. Das ist gerade Sammelzahlungen entscheidend, bei denen einzelne Posten keinen Match erreichen. Wer beispielsweise »No-Match-Ergebnisse« vor der Zahlung korrigieren möchte, muss die Zahlung abbrechen, um den korrekten Empfängernamen zu ermitteln und ihn in den Stammdaten zu ändern.

Intern Kompetenzen festlegen und mit den eigenen Kunden reden

Um reibungslose Zahlungsprozesse sicherzustellen, sollten Unternehmen intern frühzeitig klären, wer sich wann und wie um die notwendigen Entscheidungen in Bezug auf unerwünschte VoP-Ergebnisse kümmert.  Neben dem entscheidungsberechtigten Personenkreis müssen auch die Bedingungen und Kriterien klar sein. Das gilt beispielsweise für die Entscheidung, wann »Close-Matches« oder »No-Matches« zur Stornierung eines Zahlungsauftrags führen sollen. Eine Möglichkeit ist hier, in Abhängigkeit von der Art der Zahlung, der Anzahl der Zahlungssätze oder dem Betrag Quoten festzulegen, ab wie vielen »No-Matches« ein Sammelauftrag storniert werden soll.

Die Datev empfiehlt auch, sich schon jetzt mit den eigenen Kunden in Verbindung zu setzten, um VoP vorzubereiten und konkrete Empfängernamen auszutauschen. So lässt sich verhindern, dass Zahlungen aufgrund einer negativen Empfängerüberprüfung abbrechen. Die Analyse der Zahlungsempfängerangaben in den eigenen Zahlungseingängen hilft dabei, potenzielle Probleme zu entdecken und präventiv zu beseitigen. Kunden, bei denen Abweichungen zum bei der Bank hinterlegten Namen auffallen, sollten aktiv kontaktiert und auf den korrekten Namen für Zahlungsempfänge hingewiesen werden. Sinnvoll ist es auch, die Rechnungsvorlage anzupassen und um einen prägnanten Vermerk zum korrekten Zahlungsempfängernamen zu ergänzen. Unter dem Link go.datev.de/vop stellt die Datev ausführliche Informationen zur den Prozessänderungen im Zusammenhang mit der »Verification of Payment« zur Verfügung.