»Hundertprozentige Erkennungsraten sind keine Chimäre«

Hundertprozentige Erkennungsraten sind, wie Peter Schnautz, Geschäftsführer des Scanner-Herstellers Inotec, im ECMguide.de-Interview äußert, keine Chimäre. Je besser die Vorlage elektronisch erfasst werde, desto höher die Erkennungsraten. Aber auch die Prozesse müssen für hohe Erkennungsraten genau definiert sein.

Was ist auf Scannerseite für die Posteingangsbearbeitung besonders wichtig?

Schnautz: Die Posteingangsbearbeitung muss folgende zentrale Anforderungen erfüllen: Die Images zeitnah zur Verfügung stellen, stark heterogenes Beleggut mit unterschiedlichen Formaten und verschiedenen Papierstärken verarbeiten und nach Möglichkeit auch Briefumschläge einscannen, was in der Praxis für manche Geräte eine besondere Herausforderung darstellt. Für die Scannerseite bedeutet dies eine sichere, zuverlässige Dokumentenerfassung im Stapel, Bildoptimierung bereits im Scanner, eine hohe Geschwindigkeit sowie eine ausgezeichnete Image-Qualität.

Wie müssen die Hard- und Softwarekomponenten aufeinander abgestimmt sein, um einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen?

Schnautz: Dafür gibt es internationale Industriestandards zum Austausch von Daten zwischen Scanner und den nachgelagerten Software-Anwendungen. TWAIN- und ISIS-Schnittstellen sorgen dafür, dass das richtige Format mit den richtigen Informationen übergeben wird.

Wie entwickelt sich der Markt für automatisierte Posteingangslösungen aus Ihrer Sicht?

Schnautz: Der Markt entwickelt sich weiter positiv. Dies liegt zum einen an Ablöse-Geschäften, bei denen bestehende Posteingangslösungen durch neue Hardware oder Software erweitert oder ausgetauscht werden. Zum anderen fördern Firmenzusammenschlüsse oder das Zusammenlegen von Unternehmensbereichen die Entstehung eines zentralen Posteingangs, der logistisch die Post an einem Ort zusammenführt. Dadurch lassen sich Informationen noch schneller an die am Geschäftsprozess Beteiligten überführen.

Was sind aus Anwendersicht die größten Herausforderungen bei der Realisierung eines automatisierten Posteingangs?

Schnautz: Zwei Ebenen sind hierfür entscheidend: Die erste betrifft die Geräteleistung bei der Dokumentenerfassung, die zweite das Regelwerk, nach der die Dokumente verarbeitet werden. Mit unserem neuesten Scan-Modell setzen wir einen neuen Leistungsstandard bei der Dokumentenerfassung. Der SCAMAX 8×1 vereint das Beste aus zwei Welten: Die Vorteile einer Scanstraße mit denjenigen eines kompakten Standgeräts. So kombiniert der Produktionsscanner einen hohen Durchsatz mit einfacher Bedienung und einer im Vergleich zur Scanstraße geringen Stellfläche. Von hoher strategischer Bedeutung für einen automatisierten Posteingang ist das Regelwerk, nach der die Dokumente erkannt, klassifiziert und in die entsprechenden Workflows gelangen. Das Regelwerk bedarf einer kontinuierlichen Pflege und Erweiterung.

Richtig lohnend ist ein digitalisierter Posteingang erst, wenn sich Unternehmensprozesse automatisiert anschließen. Inwieweit ist dies in der Praxis schon Realität?

Schnautz: Durch eine intelligente Verknüpfung von Posteingang, DMS, CRM und PPS sind ganzheitliche, automatisierte Unternehmensprozesse heute schon Realität. Vom Bestellvorgang über die Lieferung bis hin zur Produktion und der Berechnung laufen die Prozesse weitgehend ohne manuelle Eingriffe ab.

Mit welchen Erkennungsraten geschieht die Klassifizierung der Eingangspost in der Praxis Ihrer Erfahrung nach?

Schnautz: Hundertprozentige Erkennungsraten sind keine Chimäre. Erste Voraussetzung ist die Bildqualität. Je besser das Image elektronisch erfasst wird, desto höher die Erkennungsraten. Zweite Voraussetzung ist ein prozessorientiertes Denken. Je genauer die Prozesse definiert und beschrieben sind, desto besser die Erkennungsraten.

Welche technischen Veränderungen beeinflussen automatisierte Posteingangslösungen in der Praxis?

Schnautz: Moderne Scantechnologien schrauben die Leistungsfähigkeit elektronischer Erfassungslösungen immer weiter nach oben. So lassen sich mit dem neuen SCAMAX 8×1 Verarbeitungsgeschwindigkeiten von 300 Blatt pro Minute erzielen. Dabei bietet der InoTec Produktionsscanner eine sehr gute Image-Qualität und einen nahezu unterbrechungsfreien Scan-Workflow. Alles Eigenschaften, die die Leistungsfähigkeit von automatisierten Posteingangslösungen weiter optimieren werden.