Advertorial: Drei Praxisfälle für digitales Rechnungsmanagement

Es ging nicht allein um die Vermeidung von Papier, als Oliver Hastedt, Geschäftsführer der HADI Haustechnik GmbH, genug von der Papierflut in seinem Unternehmen hatte und sich entschloss, in seinem Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. »Immer mehr Informationen lagen nur in Teilen vor. Hieraus ein Ganzes zu schaffen und in einen Kontext zueinander zu bringen, kostete jeden stets viel Zeit und Aufwand«, so Oliver Hastedt. Die Bereitstellung von Informationen für seine Mitarbeiter stand im Vordergrund. Gleichzeitig führte HADI eine Lösung zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung ein: die von id-netsolutions entwickelte Lösung »docufied smartINVOICE«.

Seitdem werden bei HADI Kreditorenrechnungen gescannt und im Rahmen eines digitalen Prüfungs- und Kontierungsprozesses automatisiert verarbeitet. Um den Mitarbeitern das händische Abtippen von Rechnungskopf- und fußdaten, wie Rechnungsnummer und Betrag zu ersparen, wurde »docufied smartINVOICE« durch den »ELO DocXtractor« von ELO Digital Office ergänzt.

Das selbstlernende Modul liest Rechnungsbelege eigenständig aus, verarbeitet die Informationen anhand bestehender Datenquellen und führt zusätzlich eine Prüfung nach §14 UStG durch. Die so gewonnenen Daten werden in den Prüfungs- und Kontierungsprozess in »docufied smartINVOICE« überführt, von wo aus abschließend ein direkter Buchungsdatenexport für das jeweilige Finanzbuchhaltungssystem erfolgt.

Gesetzliche Auflagen »nebenbei« erfüllen

HADI profitiert nicht nur von deutlich kürzeren Bearbeitungszeiten und geringeren Fehlerquoten, sondern erfüllt zusätzlich die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für seine Geschäfts- und Handelsbriefe. Dazu werden alle über ELO erfassten Dokumente und Informationen dank WORM (Write Once Read Many) unveränderbar in dem Langzeitarchiv »Silent Cube« des Herstellers FAST LTA gespeichert.

»Die Einführung des DMS »ELOprofessional« sowie »docufied smartINVOICE« und dem »ELO DocXtractor« war die richtige Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt«, resümiert Oliver Hastedt. »Die Systeme sind intuitiv zu bedienen und wurden von den Mitarbeitern sofort gut angenommen. Nicht, was es kostet, sondern was es uns bringt, stand bei unserer Investition im Vordergrund.«

Industrielle Qualität – Verlässlicher Prüfpfad garantiert

Bei Andernach & Bleck GmbH & Co. KG, einem mittelständischen Familienunternehmen, werden ca. 20.000 Vorgänge (davon 10 Prozent Sammelrechnungen) im Jahr erfasst und bearbeitet. Hierzu wurden sechs verschiedene Workflowszenarien bereitgestellt, die die unterschiedlichen Abläufe für Prüf- und Genehmigungsverfahren (unterschieden nach Waren- und Kostenrechnungen) bereithalten. Der Abgleich mit den Information aus Warenwirtschaft und Buchhaltung wird direkt vorgenommen. Die Abläufe sind in Workflow-Routinen abgebildet und nachvollziehbar. Damit ist der Status der Bearbeitung jederzeit abrufbar und Fristen werden gewahrt.

Während der einzelnen Prozessschritte erfolgen eine Prüfung und die Verknüpfung zu bereits vorliegenden Informationen, beispielsweise Stammdaten eines Lieferanten, abweichende Zahlungskonditionen oder begleitende Korrespondenz zum Vorgang. So wird der vom Gesetzgeber geforderte »verlässliche Prüfpfad« sichergestellt und dokumentiert. Die Belege werden im DMS von ELO verwaltet und sind in einem »FAST Silent Cube« sicher archiviert. Neben einem Rechnungseingangsbuch und der Übersicht der offenen Posten bietet »docufied smartINVOICE« auch die Möglichkeit einer stets aktuellen Workflow-Übersicht. »Die Qualität der Produkte erfordert ein Äquivalent in der inneren Struktur und den Geschäftsprozessen: Auftrags- und Rechnungsbearbeitung auf hohem Niveau«, so Maik Stawiarski, IT-Leiter von Andernach & Bleck. »Durch die deutlich schnelleren Prozessabläufe erreichen wir eine höhere Informationsverfügbarkeit und Transparenz – das ist es uns wert.«

Stadtwerke Oberursel – Flüssige Prozesse für mehr Energie

Schlanke, digitale Prozesse vereinfachen auch die Rechnungsbearbeitung kommunaler Unternehmen wie Energie- und Wasserversorger. Sie sind an einfachen und kontinuierlichen papierlosen Abläufen interessiert, um so Kosten einsparen und auch zukünftig dem steigenden Wettbewerbsdruck begegnen zu können. Daher werden beispielsweise auch die Eingangsrechnungen bei Stadtwerke Oberursel (Taunus) GmbH mittels »docufied smartINVOICE« geprüft und letztlich an SAP/R3 kommuniziert.

Ursprünglich entstand die Lösung »docufied smartINVOICE« aus unterschiedlichen Kundenprojekten und ihren speziellen Anforderungen. Inzwischen hat sich daraus jedoch ein Standardprodukt entwickelt. Dieser »Standard« gibt bei jeder neuen Installation die notwendige Sicherheit beim Umstieg vom papierbasierten auf den digitalen Prozess. Zudem muss die digitale Transformation auch in den Köpfen der Anwender ankommen.

»Best Practice« – Standard schafft Sicherheit

Von der Digitalisierung der Papierbelege (Kodak Capture Software Pro), der verlässlichen Aufbewahrung (ELO ECM Archiv), über die automatisierte Belegerkennung (ELO DocXtractor II) und die damit verbundene Verprobung der erkannten Werte gegen die Stammdaten aus dem ERP-System, hin zur Vorkontierung im Workflow (docufied smartINVOICE) und der gegebenenfalls mehrstufigen Freigabeszenarien mit hinterlegten Accounting-Level, zeichnet sich ein »Best-Practice-Szenario« ab. Das erleichtert die Erstellung einer umfassenden Verfahrensdokumentation, die angesichts gesetzlicher Vorgaben, welche in der GoBD zusammengefasst sind, unerlässlich ist.

Am Ende der Prozesskette werden Buchungsdaten automatisch an das jeweilige Rechnungswesen (mit Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics NAV, Diamant/3 oder Datev) kommuniziert, so dass eine zusätzliche Erfassung dort nicht mehr notwendig ist. Selbstverständlich können die Prozesse auch für bereits in digitaler Form eingehende Belege abgebildet werden. Dabei werden EDI- und ZUGFeRD-Unterstützung angeboten. Auf Anfrage bietet id-netsolutions Pilotinstallationen für einen ausführlichen Test zum Festpreis an.

.