MPS-Markt wächst – und zwar mit ECM-Funktionen

Mit rund 1,9 Milliarden Euro beziffert das Marktforschungsunternehmen IDC für 2014 das Marktvolumen für Basic-Print-Services (BPS) und Managed-Print-Services (MPS) in Deutschland.  IDC geht davon aus, dass sich dieser Markt deutlich überdurchschnittlich dynamisch im Vergleich zum gesamten IT-Markt entwickeln wird. Bis 2018 prognostiziert das Marktforschungsunternehmen ein jährliches Wachstum von 12,7 Prozent. »Der deutsche Markt für BPS und MPS bietet Print-Services-Anbietern und deren Partnern in den kommenden Jahren weiterhin sehr gute Wachstumschancen«, meint Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC. »Allerdings verändern sich die Anforderungen tiefgreifend. Anwender wollen mit Print-Services nicht nur die Betriebskosten senken. Die Optimierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen und somit der Nutzen für die Fachbereiche rückt verstärkt in den Fokus.«

Druckerhersteller wie Lexmark, Konica Minolta und Kyocera nutzen diese Nachfrage aus und erweitern ihr Angebotsportfolio. Dies geschieht vielfach über Firmenakquisitionen, um sich produkt- und service-technisch zu vergrößern. Lexmark akquirierte in den letzten Jahren Softwarefirmen aus dem Enterprise-Content-Management-Bereich (ECM) wie Perceptive Software, Saperion und Kofax während sich Konica Minolta vor allem mit ECM-Dienstleistungsunternehmen wie Raber + Märcker stärkt. Als führend im Bereich Managed-Print- und -Content-Services sieht das Marktforschungsunternehmen Gartner neben Lexmark und Konica Minolta auch Hewlett-Packard, Xerox, Ricoh und Canon. Berücksichtigt hat Gartner bei der Managed-Print- und Managed-Content-Services-Betrachtung solche Unternehmen, die ihr Angebot in mindestens zwei großen Regionen der Welt anbieten können.

MPS-Infos bilden Basis für Prozessdigitalisierung

Kunden trauen einstigen Hardware-Größen also auch software-technisch Einiges zu. Dies liegt laut IDC daran,  dass die Analyseergebnisse des Druckverhaltens eine ideale Ausgangsbasis darstellen, um papierbasierte Prozesse mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und zu digitalisieren. Aufgrund des Managements der Druckerflotte wissen MPS-Anbieter viel über den Dokumentenfluss im Unternehmen. Sie können über den Papierverbrauch Bereiche identifizieren, die sich besonders für die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen anbieten. Denn, wo viel Papier bedruckt wird, besteht tendenziell ein hohes Einsparpotenzial. »Immer mehr MPS-Kunden, die sich bereits in der zweiten oder dritten Vertragsphase befinden, fragen uns nach Papiervermeidungsstrategien und wollen mit dem MPS-Konzept auch Dokumentenmanagement- bzw. ECM-Lösungen verknüpfen. Sie haben ihre Flotte erfolgreich konsolidiert und die Vorteile eines MPS-Konzepts zu schätzen gelernt – und sind nun bereit für den nächsten Schritt«, bestätigt Andreas Duthel, Director Lexmark Global Services DACH.

Druck- und Dokumentenmanagement wachsen somit immer enger zusammen. Während sich Druckerhersteller früher ausschließlich auf die Hardware und die dazugehörigen Services konzentrierten, hatten ECM-Anbieter den Fokus rein auf digitale Dokumente und deren Weiterverarbeitung.

Laut IDC haben viele Unternehmen bereits begonnen, folgende Teilbereiche von dokumentenintensiven Prozessen mit Software und Services zu optimieren: So sind Funktionen zum Scannen und zur manuellen Weiterleitung von Dokumenten (78 %), elektronische Formulare (54 %) und elektronische Archivierung (44 %) sowie Lösungen für sicheres Drucken und Authentifizierung (40 %) am häufigsten im Einsatz. Künftig haben Unternehmen geplant, den manuellen Aufwand bei Eingang, Verarbeitung und Ausgabe von Dokumenten noch deutlicher zu verringern. Das Marktforschungsunternehmen hat ermittelt, dass ECM-Software zur Automatisierung von Dokumentenprozessen (49 %), Lösungen zum Scannen, Indexieren und automatischen Weiterleiten von Papierdokumenten (45 %) sowie der elektronische Eingang von Dokumenten inklusive der automatischen Weiterbearbeitung per EDI (45 %) in den kommenden 12 bis 24 Monaten umgesetzt werden sollen.

Bei den aktuellen Anforderungen, um dokumentenintensive Geschäftsprozesse mittels Druck- und Dokumentenmanagement  zu verbessern, zeigt sich auch, dass Unternehmen höhere Sicherheitsmaßnahmen ergreifen wollen. Beispielsweise planen sie, vor dem Ausdruck die Authentifizierung des Benutzers am Druckgerät einzuführen. Daneben wollen Unternehmen das Drucken aus Anwendungen wie SAP oder aus Cloud-Anwendungen heraus erleichtern.

Prozessdigitalisierung fällt auch den Großen schwer

Während viele Großunternehmen schon seit längerem MPS-Dienste nutzen und fortgeschrittene Angebote zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse aktuell nachfragen, beschäftigen sich kleinere Unternehmen eher mit MPS-Basisangeboten, wie Duthel bestätigt: »Bei großen Unternehmen verzeichnen wir eine besonders hohe Nachfrage bei der seitenpreisbasierenden Abrechnung, der Refinanzierung der Hardware sowie bei der Umsetzung umfassender MPS-Konzepte. Kleine und mittlere Unternehmen hingegen setzen vor allem auf Basic-Print-Services, kurz BPS. BPS umfasst Hardware, Verbrauchsmaterialien, Break-Fix-Service beziehungsweise Support sowie die Abrechnung und das Reporting für den gesamten Gerätepark.«

Auch wenn sich die großen Unternehmen schon im fortgeschrittenen MPS-Stadium befinden, sind sie noch nicht so weit wie sie bereits gerne wären. Laut IDC hatten viele Firmen bereits 2012 Pläne, den Automatisierungsgrad von Geschäftsprozessen binnen einer Zweijahresfrist zu erhöhen. Die Realität zeige allerdings, dass zahlreiche Unternehmen in ihren Bemühungen noch nicht wesentlich weiter gekommen sind. »Die Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen ist ein langwieriger Prozess. Hierbei müssen zahlreiche nicht-technische Hürden überwunden werden, deren Komplexität offenbar in der Vergangenheit von vielen Stakeholdern unterschätzt wurde«, erklärt Kraus. Beispielsweise sind viele organisatorische Umstellungen nötig, die längere Zeit in Anspruch nehmen. Zeitintensiv ist oftmals auch die Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilungen und Fachabteilungen, die notwendig ist, um Projekte zu realisieren.