Bitkom-Leitfaden klärt über ZUGFeRD und E-Rechnungen auf

Deutschland ist gut unterwegs auf dem Weg zum papierlosen Büro. Mit dem hiesigen Standard ZUGFeRD für die elektronische Rechnung (E-Rechnung, E-Invoicing) – ausgearbeitet vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – würden viele manuelle Arbeitsschritte weg fallen und Zahlungen schneller abgewickelt werden, wenn sich denn der Standard endgültig durchsetzt. Und so trommelt jetzt der Hightech-Verband Bitkom für ZUGFeRD, und empfiehlt Unternehmen, den neuen Standard für ihr Rechnungswesen zu übernehmen.

»Die elektronische Rechnungslegung spart viel Zeit und Geld«, sagt Bitkom-Hauptvorstand Jürgen Biffar. »Kosten für Papier, Porto und Lagerung können drastisch reduziert werden.«

ZUGFeRD = PDF-Datei plus integrierte XML-Daten

Der neue Standard basiert auf dem PDF-Format und beschreibt, wie Informationen einer Rechnung, also der Text und alle graphischen Elemente, in einer Datei gespeichert werden. Diese Datei (PDF/A-3) kann das Papier ersetzen und damit für den Versand, die Bearbeitung und die Aufbewahrung einer Rechnung genutzt werden. Bereits zur letztjährigen »DMS Expo« kristallisierte sich heraus, dass sich ZUGFeRD durchsetzen könnte.

Zusätzlich zu den normalen PDF-Daten werden alle Nutzdaten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Dank dieser Standardisierung können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden. Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT und ist damit auch international kompatibel.

Kostenloser Leitfaden über ZUGFeRD

Im Rahmen der europäischen Gesetzgebung tritt am 26. Mai eine EU-Richtlinie in Kraft, die künftig elektronischen Empfang und Verarbeitung der Rechnung bei öffentlichen Aufträgen vorsieht. Die europäischen Standardisierungsbehörden sind damit aufgefordert, eine E-Rechnungsnorm zu entwickeln. Bitkom empfiehlt, den neu erarbeiteten ZUGFeRD-Standard bei dieser Entwicklung zu berücksichtigen: »ZUGFeRD setzt auf international etablierten Standards auf, und ist daher sehr gut für die Umsetzung der EU-Richtlinie geeignet«, erklärt Biffar.

Alle Informationen rund um den neuen Standard zur elektronischen Rechnungslegung hat Bitkom in der Broschüre »ZUGFeRD – Standard für elektronische Rechnungen« zusammengefasst. Sie steht zum kostenlosen Download zur Verfügung.

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