Bitkom publiziert Praxisleitfaden »Das Verfahrensverzeichnis«

Ein Verfahrensverzeichnis ist das zentrale Instrument der betrieblichen Datenschutzbeauftragten zur Umsetzung der Transparenzpflichten aus dem Bundesdatenschutzgesetz. Laut Gesetz kann jeder Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten von ihm verarbeitet werden. Und da Unternehmen mit neuen Vorschriften und Gesetzen immer umfangreicheren datenschutzrechtlichen Transparenz- und Dokumentationspflichten nachkommen müssen, hat der Digitalverband Bitkom eine aktualisierte Neuauflage des Praxisleitfadens »Das Verfahrensverzeichnis« veröffentlicht (»Version 3.0«).

»Das Verfahrensverzeichnis dient dazu, Privatpersonen, Geschäftspartnern oder den Datenschutzbehörden Auskünfte über die Verarbeitung erteilen zu können«, sagt Susanne Dehmel, Geschäftsleiterin Datenschutz und Sicherheit beim Bitkom. »In dem Verzeichnis sind alle Vorgänge dokumentiert, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.« Dies könne je nach Unternehmensgröße und Geschäftsfeld neben Personal- und Kundendaten auch Zulieferer und Dienstleister betreffen.

Autoren des Bitkom-Leitfadens sind selber Datenschutzbeauftragte

Der aktualisierte Leitfaden gibt Datenschutzbeauftragten von Unternehmen und anderen Organisationen Hinweise, wie sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden können. Neben Erläuterungen und Praxisbeispielen zu den gesetzlichen Vorgaben werden die einzelnen Schritte bei der Führung des Verfahrensverzeichnisses dargestellt.

Der Bitkom betont, dass die Autoren des Leitfadens selber Datenschutzbeauftragte aus der IT-Branche mit langjähriger Praxiserfahrung sind. Die Bitkom-Experten geben Hinweise zur Aufsichtspraxis der Datenschutzbehörden und zur aktuellen Rechtsprechung. Sie empfehlen eine Dokumentation der Datenverarbeitung entlang der Unternehmensprozesse.

Da nach dem Abschluss der EU-Datenschutzreform weiterhin umfangreiche Dokumentationspflichten bestehen werden, dürfte der Leitfaden auch mit Blick auf die kommenden Änderungen eine gute Grundlage für die Arbeit der betrieblichen Datenschutzbeauftragten darstellen. Der Praxisleitfaden »Das Verfahrensverzeichnis« kann kostenlos abgerufen werde.

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