Bitkom sieht E-Rechnungen weiter auf dem Vormarsch

Umfrage zu E-Rechnungen in Deutschland

Standardisierte E-Rechnungen setzen sich laut einer Umfrage des Bitkom in Deutschland immer stärker durch: Mit 59 Prozent nutzt nun erstmals über die Hälfte der Unternehmen, die Rechnungen in digitaler Form stellen, E-Rechnungsstandards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Unter großen Unternehmen ab 500 Beschäftigten sind es sogar 96 Prozent, unter mittleren mit 100 bis 499 Beschäftigten 82 Prozent, unter kleineren von 20 bis 99 Beschäftigten allerdings erst 52 Prozent. Im Vorjahr lag der Anteil noch bei 45 Prozent, 2020 bei nur 30 Prozent und 2018 sogar erst bei 19 Prozent. Für diese Ergebnisse einer repräsentativen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom wurden im März und April dieses Jahres mehr als 500 Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigen befragt.

Vorteile von E-Rechnungen

»Die automatisierte Übernahme von Informationen aus E-Rechnungen in bestehende digitale Abrechnungssysteme reduziert den Zeitaufwand, die Fehleranfälligkeit und Kosten. E-Rechnungen sind deshalb ein wichtiger Baustein, um bestehende digitale Büroprozesse zu optimieren und gerade die Buchhaltung von Routineaufgaben zu entlasten«, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. »Im Vergleich zur Rechnungsstellung auf Papier lassen sich E-Rechnungen zudem sowohl sicherer als auch ressourcenschonender zustellen und archivieren.« Gerade im Zuge der Digitalisierung der Arbeitswelt und des Homeoffice sollte sich Britzes Meinung nach jedes Unternehmen damit auseinandersetzen, wie E-Rechnungsformate eingebunden werden können.

Strukturierte und unstrukturierte E-Rechnungen

Jedoch ist digitale Rechnung nicht gleich digitale Rechnung: Konkret wird von einer E-Rechnung gesprochen, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet sowie empfangen wird, und somit eine automatische Verarbeitung erlaubt. Neben strukturierten E-Rechnungen greifen Unternehmen auch auf digitale Rechnungen in unstrukturierten Formaten wie Standard PDFs zurück. 63 Prozent der Unternehmen, die Rechnungen in digitaler Form stellen, setzen dafür auch Standard PDFs ein. Informationen und Rechnungsposten lassen sich aus diesen nicht automatisch auslesen und in anderen Systemen weiterverarbeiten. Dies kann jedoch mit zusätzlicher Capture- und Indexierungs-Software erreicht werden, die beispielsweise KI-Möglichkeiten besitzt. Nach einer gewissen Lernphase der Software sind die Erkennungsraten häufig auch bei nahezu 100 Prozent.

Reine Papierrechnungen werden rar

Insgesamt hat die Rechnung auf Papier zunehmend ausgedient: Lediglich 8 Prozent der Unternehmen erstellen Rechnungen noch ausschließlich in Papierform, vor fünf Jahren waren es noch 14 Prozent. Dem gegenüber erstellt jedes vierte Unternehmen (73 Prozent) mittlerweile sogar mindestens die Hälfte seiner Rechnungen in digitaler Form, also entweder im E-Rechnungsformat oder als Standard PDF. 2018 waren es erst 53 Prozent.

Weiterführende Artikel