XRechnung jetzt auch in Mecklenburg-Vorpommern Pflicht

Anforderungen der öffentlichen Hand in Mecklenburg-Vorpommern

Unternehmen, die Lieferungen oder Leistungen für öffentliche Auftraggeber des Landes Mecklenburg-Vorpommern erbracht haben, können für die Rechnungsstellung schon seit 18. April 2020 die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE) nutzen. Seit 1. April 2023 besteht nun jedoch die Verpflichtung, Rechnungen elektronisch zu stellen. Die Rechnung muss dazu den Anforderungen des Datenaustauschstandards XRechnung vom 16. Dezember 2020 in der jeweils aktuellen Fassung (seit 1. August 2022 XRechnung 2.2.0) entsprechen.

Sie muss also in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Einfache PDF-Dokumente oder Bilddateien genügen diesen Anforderungen nicht. Wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht, kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden. Die Bestimmung wurde im Wortlaut auf zahlreichen Seiten von Kommunen und Landeseinrichtungen bereitgestellt, etwa von der Stadt Greifswald und der Landeshauptstadt Schwerin sowie der staatlichen Bau- und Liegenschaftsverwaltung. Dort finden sich jeweils auch zusätzliche Erklärungen und Hinweise zum Vorgehen, zum Ablauf und den erforderlichen Leitweg-IDs.

E-Rechnungs-Chaos entwirrt sich langsam

Damit löst sich das seit 2019 andauernde E-Rechnungs-Chaos im öffentlichen Bereich allmählich auf – auch wenn noch viel zu tun bleibt. Denn Mecklenburg-Vorpommern ist erst das fünfte Bundesland, das Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Zuvor setzten dies Baden-Württemberg, Hamburg, das Saarland (alle drei zum 1. Januar 2022) und Bremen sowie der Bund selber um.

Da andere Bundesländer folgen werden, empfiehlt es sich für Unternehmen, die Leistungen für die öffentliche Hand erbringen, auch dort ihre Rechnungsprozesse allmählich darauf einzustellen. Akzeptieren müssen heute schon nahezu alle öffentlichen Auftraggeber in Bund, Ländern und Kommunen digitale Rechnungen.

Wirtschaftliche Vorteile winken

»Zudem bringt der Umstieg auch wirtschaftliche Vorteile, denn durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung lassen sich Prozesse verbessern, beschleunigen und kostengünstiger gestalten«, kommentiert die DATEV. »Neben dem Wegfall von Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand von Papier ist bei elektronischen Rechnungen auch eine deutlich effizientere Weiterverarbeitung in den kaufmännischen Prozessen und in der Zusammenarbeit mit der Steuerberaterin bzw. dem Steuerberater möglich.«

Datev selbst bietet dazu eine Lösung, mit der E-Rechnungen in den Standard-Formaten XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0 erstellt, automatisiert im geforderten elektronischen Format aufbereitet und über den korrekten Zustellweg versendet werden – sei es per E-Mail, über spezifische Übertragungswege, etwa das Peppol-Netzwerk, oder über eigene Rechnungseingangsportale der öffentlichen Verwaltung. Über ergänzende Lösungen lassen sich die Rechnungen auch nach den Vorgaben der »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form« (GoBD) archivieren.

Alternativ kann die Rechnung in der eigenen Fakturierungssoftware erzeugt, lokal abgespeichert und manuell in das entsprechende Portal des Bundeslandes hochgeladen werden. Das ist umständlich, aber bis die eigene Buchhaltungssoftware eine direkte Schnittstelle anbietet oder von Dritten Konnektoren entwickelt werden, oft nicht zu vermeiden. In Mecklenburg-Vorpommern können sich Unternehmen, die bezüglich der Umwandlung in PDF/A-3 oder XRechnung Unterstützung benötigen, per E-Mail an business-service@ego-mv.de wenden. Dort wird dann Kontakt zu einem Dienstleister hergestellt.

Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung von Diensten wie »DATEV SmartTransfer«. Über das Online-Portal lassen sich Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen direkt aus kaufmännischen Lösungen online anstoßen werden. Die Dokumente werden dem Empfänger dann automatisch über den gewünschten Kanal im gewünschten Format sicher zugestellt. »Auf diesem Weg lassen sich auch die gesetzlichen Vorgaben für die XRechnung komfortabel erfüllen«, erklärt das Unternehmen.

ViDA in den Startlöchern

Aber auch Firmen, die keinerlei Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern machen, sollten sich zur E-Rechnung informieren. Denn im Zuge der länderübergreifenden Bekämpfung des innergemeinschaftlichen Umsatzsteuerbetrugs hat die EU-Kommission im Dezember 2022 einen Vorschlag zu einer umfassenden Mehrwertsteuerreform vorgelegt (VAT in the Digital Age / ViDA).

In einem ersten Schritt sollen ab 1 Januar 2028 digitale Umsatzsteuer-Meldepflichten wie Echtzeitmeldungen und E-Invoicing umgesetzt werden. Das Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen Rödl & Partner verweist darauf, dass nach den aktuellen Plänen »ab dem 1. Januar 2028 ausnahmslos alle Unternehmen, welche im innergemeinschaftlichen B2B Waren- und Dienstleistungsverkehr tätig sind, jede Transaktion spätestens 2 Arbeitstage nach der Fakturierung der E-Invoice (bzw. nach Ablauf der Frist zu deren Ausstellung, falls diese nicht eingehalten wird) digital melden müssen.«

Sammelrechnungen, in denen mehrere einzelnen Lieferungen oder sonstige Leistungen eines Monats zusammengefasst sind, werden dann nicht mehr erlaubt sein.« Immerhin ist eine zusätzliche Meldung im Rahmen der »Zusammenfassenden Meldung« dann nicht mehr notwendig und soll abgeschafft werden.

Bitkom und Bundesregierung zur E-Rechnungsgspflicht

Der Branchenverband Bitkom begrüßt die Pläne der EU grundsätzlich. Seine detaillierte Position hat er bereits in einem Positionspapier dargelegt.

Auch im Koalitionsvertrag der aktuellen Bundesregierung ist vorgesehen, »ein elektronisches Meldesystem bundesweit einheitlich einzuführen, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verwendet wird.«

Wie ein solches Meldesystem aussehen könnte, wird zurzeit in Fachkreisen diskutiert. »Es soll möglichst im Einklang mit den von der EU-Kommission erstellten Vorgaben stehen, damit für Unternehmen in Deutschland kein zusätzlicher Aufwand entsteht«, erklärt die Datev.

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