E-Rechnung wird in drei weiteren Bundesländern Pflicht

Die E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber bleibt in Deutschland trotz Vorgaben der EU ein Flickenteppich. Immerhin wird er etwas größer: Zum 1. Januar 2022 führen jetzt auch die Bundesländer Baden-Württemberg, Hamburg und Saarland die Verpflichtung ein, dass Rechnungen an die öffentliche Verwaltung den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 entsprechen müssen.

Die Richtlinie gibt unter anderem ein technisches Format für die übermittelten Daten vor. Diese Vorgaben lassen sich mit den beiden Standards »XRechnung« und »ZUGFeRD« (ab Version 2.0) erfüllen.

Unterschiede im Detail

Im Detail unterscheiden sich die Prozesse etwas. Ausgenommen sind zum Beispiel in Baden-Württemberg und im Saarland Rechnungen für vorerst Beträge bis 1.000 Euro netto, in Baden-Württemberg geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten und im Saarland Rechnungsstellung bei Bar- und Sofortzahlungen mit schuldbefreiender Wirkung, unabhängig vom Rechnungsbetrag.

Baden-Württemberg und Hamburg haben ein eigenes Portal eingerichtet, das Saarland arbeitet mit dem Nachbarn zusammen und nutzt den E-Rechnungseingang des Landes Rheinland-Pfalz. Detaillierte Informationen finden Betroffene auf den Portalseiten der Bundesländer ( hier für Baden-Württemberg, hier für Hamburg und hier für das Saarland).

Trend zu E-Rechnungen verstärkt sich

E-Rechnungen annehmen müssen bereits jetzt nahezu alle öffentlichen Auftraggeber in Bund, Ländern und Kommunen. Wie sie das tun, ist jedoch höchst unterschiedlich. Und solange Unternehmen noch die Möglichkeit hatten, Rechnungen auf andere Wege einzureichen, taten sie dies auch. Manche müssen sich deshalb jetzt hektisch nach einer Möglichkeit umsehen, Rechnungen künftig standard- und regelkonform zu übermitteln. Das Auftragsvolumen bei entsprechenden Anbietern zieht daher derzeit deutlich an, wie die unter der Hand verlauten lassen.

Damit verstärkt sich eine Entwicklung aus dem vergangenen Jahr. Laut Bitkom versandten im September 2021 in Deutschland 43 Prozent der Unternehmen E-Rechnungen. Vor einem Jahr lag der Anteil noch bei 30 Prozent, vor drei Jahren war es 19 Prozent. »Vor allem in kleineren Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten hat die E-Rechnung einen kräftigen Schub bekommen. Hier hat sich der Anteil derjenigen, die Rechnungen in einem elektronischen Format verschicken, innerhalb von zwölf Monaten von 22 auf 43 Prozent fast verdoppelt«, berichtet der Branchenverband unter Berufung auf eigene Umfrageergebnisse.

Unternehmen, die E-Rechnungen in strukturierten Formaten versenden, greifen der Bitkom-Umfrage zufolge am häufigsten (57 Prozent) auf den EDI-Standard zurück, Zugferd nutzen 45 Prozent und XRechnung 26 Prozent. Aber auch unstrukturierte Rechnungsformate wie die digitale Rechnung im PDF-Format (60 Prozent) oder die Papierrechnung (87 Prozent) sind bei Unternehmen nach wie vor weit verbreitet.

Aktuelle Änderungen als Weckruf

Für alle, die sich noch nicht damit befasst haben und öffentliche Auftraggeber beliefern, sollten die Änderungen in den drei Bundesländern ein Weckruf sein. Die anderen Bundesländer und später auch die Kommunen werden über kurz oder lang nachziehen. Mecklenburg-Vorpommern plant das für 2023, Hessen für 2024. Aus Sicht der Rechnungsversender bedauerlich ist jedoch, dass es dafür kein einheitliches Verfahren gibt.

Auftragnehmer des Bundes sowie der Verwaltung in Bremen können bereits seit November 2020 nur noch E-Rechnungen einreichen. Gerade Firmen, die mit öffentlichen Auftraggebern aus mehreren Bundesländern zusammenarbeiten, müssen sich deshalb entweder intensiv mit den jeweiligen Regelungen beschäftigen oder auf Anbieter setzen, die als Drehscheibe zu einer Vielzahl an Systemen fungieren.

PEPPOL im Blick behalten

»Die Änderungen zum 1.1.2022 im EGovG für Baden-Württemberg sind ein richtiger und wichtiger Schritt«, kommentiert Christian Seidl, Geschäftsführer bei TIE Kinetix in der DACH-Region. »Dies kann allerdings nur ein erster Schritt sein und er ist seit langem überfällig!« Um für die Zukunft gerüstet zu sein, empfiehlt er Unternehmen auf Lösungen zu setzen, die Zugang zum gesamten internationalen »PEPPOL«-Netzwerk bieten.

Die Teilnahme an Pan European Public Procurement Online (PEPPOL) planen auch die meisten deutschen Bundesländer. Es ist dann neben dem Versand der Rechnung in den Formaten Zugferd oder XRechnung per E-Mail, dem Upload in der Weboberfläche oder der manuellen Eingabe der vierte Kanal der Rechnungsübermittlung.

Allerdings ist es der einzige, der eine Automatisierung Maschine-zu-Maschine (M2M) und den Massenexport von E-Rechnungen unterstützt. Zudem erleichtern bei grenzübergreifenden Beschaffungs- und Vergabeverfahren die einheitlichen und verpflichtenden Standards für alle Teilnehmer im Peppol-Netzwerk den Dokumentenaustausch aus unterschiedlichen Systemen erheblich. Mindestens langfristig bietet Peppol als Übertragungsweg also erhebliche Vorteile – zum Beispiel gegenüber dem umständlichen Upload von Rechnungen in diverse Webportalen mit jeweils eigener Logik und eigenen Anmeldeverfahren.

Auch DSAG empfiehlt Peppol

Im Sommer hatte sich auch die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG) mit dem Stand der technischen Umsetzung der elektronischen Rechnung bei ihren Mitgliedsunternehmen beschäftigt. Da hatten zwar 66 Prozent bereits eine Lösung zur Erstellung des neuen Rechnungsformates im Einsatz, aber nur rund 52 Prozent hatten bis dahin erst weniger als 100 Rechnungen als XRechnung verschickt. Als Versandweg empfiehlt auch Bernd Nowack, stellvertretender Sprecher der Arbeitsgemeinschaft Rechnungswesen in der DSAG, auf Peppol zu setzen.

Das sei technisch wie ein Einschreiben mit Rückschein – und biete damit etwas, was zur Zeit alle anderen Versandarten nur bedingt oder gar nicht leisten. »Dem Versandweg Peppol gehört die Zukunft, da Unternehmen und Behörden auf diese Weise schlanke Prozesse realisieren und wirklich Kosten einsparen können«, prognostiziert Nowack. »Die anderen Transportarten in Kombination mit entsprechenden Formaten treiben IT- und Prozesskosten eher in die Höhe, denn sie erfordern wegen des unsichereren Transports strengere Kontrolle und gegebenenfalls Nacharbeiten.«