DMSFACTORY »schmiedet« ergänzende ECM-Lösungen

Lösung zur Stellvertreter-Bestimmung

Der IT-Lösungsdienstleiter DMSFACTORY hat mit dem »VertretungsManager« ein ergänzendes Produkt für die Enterprise-Content-Management-Lösung »M-Files« entwickelt. »Es handelt sich um eine Erweiterung der generischen Stellvertreterfunktion in M-Files, die Mitarbeitende bei Urlaub, Krankheitsstand und anderen Abwesenheiten entlastet«, so Jörg Eckhard, Vertriebsleiter der DMSFACTORY.

Die Unterschiede zur Standardfunktion von M-Files: Im Falle einer unvorhersehbaren Abwesenheit können auch andere autorisierte Nutzerinnen und Nutzer Vertretungen setzen. Ist die Abwesenheit absehbar wie bei einem Urlaub, lassen sich diese auch im Voraus planen. So laufen die kritischen Prozesse trotz Abwesenheit in jedem Fall weiter. Während M-Files die Vertretung auf die Zuweisungen beschränkt, bezieht der VertretungsManager ebenfalls Dokumente und andere Objekte bedarfsgerecht mit ein. Alle Zugriffsrechte werden automatisiert vererbt und nach Beendigung der Vertretung wieder entzogen.

»Durch den hohen administrativen Aufwand der Vertretungsplanung in M-Files versuchen viele, sich individuelle Lösungen rund um die Substitute User Funktion von M-Files zu bauen. Wir haben mit dem VertretungsManager nun eine allgemeingültige Erweiterung für alle geschaffen«, so Jörg Loring vom Professional Service der DMSFACTORY.

Previewer war erste Ergänzungslösung

Der VertretungsManager ist bereits das zweite von DMSFACTORY entwickelte Produkt für M-Files. Zuvor hat DMSFACTORY den »Previewer« für M-Files entwickelt. Der Previewer ermöglicht, die Metadaten eines Dokumentes zu bearbeiten, während die Vorschau nebenbei geöffnet bleibt.

Der Unterschied zu M-Files selbst: Die Dokumentenvorschau bleibt auch dann noch geöffnet, wenn Nutzende zwischen mehreren Dokumenten hin und herwechseln. Der Previewer öffnet sich entweder als separates Fenster oder kann über ein Zwei-Monitor-System genutzt werden.

Ideenschmiede realisiert Entwicklungswünsche

Sowohl der VertretungsManager als auch der Previewer sind Resultate der neu ins Leben gerufenen »Ideenschmiede« von DMSFACTORY. Über diese Plattform können Kunden Entwicklungswünsche zu den von DMSFACTORY angebotenen Produkten verschiedener Hersteller adressieren. »Normalerweise müssen Anwenderinnen und Anwender ihren Anbietern Wünsche und Anregungen in einem Support-Ticket mitteilen. Dabei besteht immer die Gefahr, dass solche Feature Requests im Sand verlaufen. Wir haben genau dieses Potenzial erkannt und entwickeln unsere Produkte und Tools deshalb nicht im stillen Kämmerlein«, erklärt Loring den Hintergrund der Ideenschmiede.

DMSFACTORY ist Partner von ABBYY, Hyland, Kofax und M-Files. Zertifiziert ist das Unternehmen unter anderem für »ABBYY FlexiCapture«, »Saperion ECM«, »Kofax Capture«, »M-Files Online« und »NICE RPA«. DMSFACTORY entwickelt eigene Software, passt Lösungen an projektspezifische Anforderungen an und erstellt kundenindividuelle Komponenten. Das Leistungsspektrum reicht von der Beratung und Planung über die Systemintegration, die Schulung der Anwendenden und Administratoren bis hin zu Wartung und Support.