Gesamtpaket für rechtssicheren Versand digitalisierter Dokumente

Panasonic und Ferrari electronic haben eine gemeinsames Angebot für dokumentenintensive Branchen entwickelt, die verstärkt dezentral arbeiten müssen oder wollen und dabei auf die rechtssichere Erfassung und Übertragung eingelesener Papierdokumente angewiesen sind. Dazu kombinieren die Hersteller den netzwerkfähigen ADF-Scanner »KV-N 1058X« von Panasonic mit der Kommunikations-Software »OfficeMaster Suite 7DX« von Ferrari Electronic.

Die Kombination stellt auf Papier entstandene Dokumente in durchsuchbarer digitaler Form zur Verfügung und übernimmt den Versand beziehungsweise die Weiterleitung in nachgeordnete Systeme und Workflows. Dabei bleiben die Dokumenteninhalte vollständigen erhalten und werden die entstandenen Dateien um zusätzliche Metainformationen für die digitale Weiterverarbeitung angereichert.

Für digitale Übermittlung von Rechnungen geeignet

Die Partner stellen Behörden und Unternehmen durch die so mögliche digitale Verarbeitung von Papierdokumenten Effizienzsteigerung in Aussicht. Da nur valide PDF-Dokumente ohne aktive Inhalte – und damit auch Rechnungen nach »ZUGFeRD 2.1«  und PDF/A – übertragen werden, empfehlen sie die Lösung Behörden und Unternehmen auch für die Umstellung auf die digitale Übermittlung von Rechnungen.

»Viele Unternehmen und Behörden arbeiten auch heute noch mit papiergebundenen Prozessen. Die gemeinsame Lösung von Ferrari Electronic und Panasonic schafft hier Abhilfe und hilft beim Umstieg auf vollständig digitalisierte Arbeitsabläufe«, kommentiert Michael Bertig, Scanner-Evangelist bei Panasonic. »Es bleiben nicht nur die vollständigen Dokumenteninhalte eins zu eins erhalten, sondern auch die Zusatz-Metainformationen für die digitale Weiterverarbeitung«, ergänzt Stephan Leschke, CEO von Ferrari Electronic. »Damit verschaffen wir Unternehmen eine größere Flexibilität und treiben die Digitalisierung voran.«

Panasonic Scanner-Experte Bertig sieht die neue Lösung zudem als »ideale Anbindung für diejenigen, die räumlich verteilt oder von zu Hause arbeiten wollen beziehungsweise coronabedingt müssen. Diese Mitarbeiter können ihre Dokumente jetzt einfach scannen und sicher an Kollegen und IT-Systeme senden.«

Dokumentenaustausch-Server NGDX im Überblick

Die gemeinsame Lösung besteht aus dem Panasonic-Scanner KV-N 1058X und der Office Master Suite 7DX von Ferrari Electronic. Wesentlich ist bei der Software das im vergangenen Jahr eingeführte Kernfeature »Next Generation Document Exchange« (NGDX). Dieser Dokumentenaustausch-Server sorgt für den rechtssicheren Versand von PDF- und Zugferd-kompatiblen Dokumenten in IP-Netzwerken.

Mit NGDX lassen sich Dokumente digital, in Farbe und angereichert um durchsuchbare Metadaten rechtssicher versenden. Die integrierte Funktion »DirectSIP« erlaubt es, Dokumente ohne zusätzliche TK-Anlagen, Router oder Faxkarten an einen SIP-Trunk oder eine IP-Telefonanlage zu übertragen.

Der Anbieter geht damit weit über die Faxfunktionen hinaus, für die ihn viele noch von früher kennen. NGDX überträgt hybride Dokumente – also von Menschen und Maschinen gleichermaßen lesbare Dokumente. Damit trägt es dazu bei, papiergebunden und digitale Prozesse zu verbinden. Nach Kopplung mit einem System für Business Process Management (BPM) lassen sich Dokumente, auch Zugferd-2.1-Dateien, automatisch erfassen, Inhalte extrahieren und weitere Prozessschritte anstoßen, etwa Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen hinterlegen. Damit ist automatisierte Dokumentenverarbeitung und ein einheitlicher digitaler Bearbeitungsprozess realisierbar.

Rechtssicherer Versand direkt aus dem Scanner 

Der A4-Scanner KV-N 1058X liest im Duplex-Modus bis zu 70 Blatt pro Minute in Farbe ein und erstellt PDF/A Dokumente. Er ist für ein tägliches Scanvolumen von bis zu 8.000 Seiten ausgelegt. Ein fünf Zoll großer Farb-Touchscreen erleichtert die Bedienung.

Über ein »Fax«-Icon stoßen Nutzer direkt die weitere Verarbeitung durch die Ferrari-Software an.Sie verschlagwortet die vom KV-N 1058X erstellten Dokumente und übernimmt den direkten rechtssicheren und verschlüsselten Versand aus dem Scanner heraus. Der Empfang wird durch einen qualifizierten Sendebericht quittiert und hat selbst vor Gericht Bestand.

Preise

Der Straßenpreis für den Scanner von Panasonic liegt aktuell bei rund 730 Euro. Der Listenpreis für die OfficeMaster Suite 7DX liegt ohne Benutzerbegrenzung bei 5.000 Euro netto. Mit einer Beschränkung auf 250, 25 respektive 10 Nutzer kostet sie 2.600, 1.500 beziehungsweise 850 Euro – jeweils Netto-Listenpreis zuzüglich Steuer. Projektpreise für das Gesamtpaket aus Scanner und Software können Firmen bei Vertriebspartnern anfragen.