Kyocera-Studie: Büroangestellte hadern mit Dokumentenverwaltung

Das Problem ist altbekannt, aber anscheinend ändert sich nichts Gravierendes in den deutschen Büros, bzw. die Fortschritte sind eher Tippelschritte: Nur rund die Hälfte (54 Prozent) unter 1.000 Büroangestellten gaben bei einer Befragung an, dass sie mit den Dokumentenprozessen in ihrem Unternehmen zufrieden seien. Die Suche nach relevanten Informationen nimmt in deutschen Büros also nach wie vor die meiste Zeit in Anspruch. Dies geht aus der Umfrage hervor, die das Statistikportal statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions Deutschland durchgeführt hat.

Rechnungen, Aufträge, Konzepte, Korrespondenz: Der Umgang mit Dokumenten hat einen unmittelbaren Einfluss auf die Effizienz von Unternehmensprozessen. Doch gerade beim Management von Informationen besteht in vielen Unternehmen noch Handlungsbedarf, lässt sich aus der Umfrage herauslesen.

Informationssuche – der altbekannte Zeitfresser

Insbesondere die Suche nach Informationen wurde von 67 Prozent der Befragten als die Tätigkeit genannt, für die sie im Umgang mit Dokumenten die meiste Zeit aufwenden müssen. Auch die Abstimmung mit Kollegen (28 Prozent) sowie die Suche nach der letzten Version (fünf Prozent) sind Zeitfresser im Umgang mit Dokumenten.

Rund ein Viertel der Angestellten (24 Prozent) stellt sich im Büroalltag sehr häufig bzw. häufig die Frage, wo die letzte Version abgelegt sei. Auch die Suche nach Dokumentenvorlagen ist für 27 Prozent der Befragten ein Thema, das in ihrer täglichen Arbeit viel Zeit in Anspruch nimmt.

Preisfrage: Wer nutzt ein Dokumentenmanagement-System?

Abhilfe könnte hier ein Dokumentenmanagement-System (DMS) schaffen. Allerdings gaben gerade einmal 16 Prozent der Befragten an, dass unternehmensweit eine entsprechende Software genutzt wird. Bei 27 Prozent wird zumindest bereits in einigen Unternehmensbereichen eine solche Software eingesetzt: Rund die Hälfte (44 Prozent) gab jedoch an, überhaupt kein DMS zu nutzen.

Wenn allerdings ein Dokumentenmanagement-System genutzt wird, dann schätzen unter den DMS-Nutzern die meisten Angestellten (69 Prozent) vor allem die Archivierungsfunktion. So lassen sich mit einem DMS Informationen nicht nur strukturiert ablegen, sondern auch schnell recherchieren und wiederfinden. Als weitere Vorteile wurden von 68 Prozent die transparente Nachverfolgung von Änderungen sowie von 52 Prozent die Kontrolle und Dokumentation von Bearbeitungsständen als besonders nützlich empfunden.

Die Bereitschaft für ein Dokumentenmanagement-System wäre prinzipiell da

»Was uns als DMS-Anbieter natürlich sehr freut, ist die Tatsache, dass 65 Prozent der Nicht-DMS-Nutzer die Einführung einer solchen Lösung begrüßen würden«, sagt Ralph Rotmann, Business Development Manager DMS/ECM Business bei Kyocera. »Es besteht bereits ein Bewusstsein, dass sich mittels eines effizienten Managements von Dokumenten und Informationen Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen lassen und dass Prozesse nachvollziehbarer werden. Genau hier setzen wir mit unseren Workflow-Lösungen an und bieten insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) einen einfachen Einstieg in das Thema DMS.«

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