M-Files bettet sein ECM in »Microsoft Office 365« ein

Dokumentenmanagement von M-Files kann nun auch direkt unter der Benutzeroberfläche von den »Microsoft Office 365«-Lösungen »Microsoft SharePoint Online«, »Outlook« und »Teams« laufen. Mit den integrierten Lösungen profitieren Microsoft-Office-365-Benutzer von der metadatenbasierten Architektur von M-Files, mit der Dokumente und anderer Content automatisch richtig verwaltet und gemanagt wird. Unabhängig davon, wo sie gespeichert sind, können Nutzer die Informationen und Dokumente jederzeit im richtigen Kontext abrufen.

Beispielsweise kann die Rechtsabteilung über den Fallordner in Outlook die neueste Version einer Vereinbarung bearbeiten, während ein Projektteam über eine Projektteamwebsite in Sharepoint auf dieselbe Datei zugreifen kann und der Kundenservice diese Vereinbarung über einen Kanal in Teams nutzt. Der Zugriff auf Inhalte wird über die einmalige Anmeldung bei »Azure AD« autorisiert, und Dokumente werden basierend auf ihren Metadaten automatisch gesichert.

Beta-Anwender Induni nutzt Office-365-Integration bereits

»Unser Business stützt sich auf Microsoft Office 365-Anwendungen. Daher ist es uns sehr wichtig, deren Nutzung und den damit verbundenen ROI zu optimieren«, so Guillaume Malet, IT-Manager beim Schweizer Bauunternehmen Induni, einem Kunden von M-Files. »Der Wert von Lösungen steigt sofort, wenn sie gut mit Office 365 zusammenarbeiten. M-Files macht genau das, indem es den unternehmensweiten Zugriff auf Informationen aus Office 365 heraus ermöglicht, ohne dass eine Datenmigration erforderlich ist. Das hilft unseren Mitarbeitern, produktiver zu werden. Auf diese Weise können sie die benötigten Informationen finden und sich gleichzeitig auf die jeweilige Aufgabe in der Benutzeroberfläche konzentrieren, mit der sie am besten vertraut sind.«

Repositories von Drittanbietern über M-Files nutzen

Von Sharepoint, Outlook und Teams haben die Anwender mit der neuen Integrationsmöglichkeit nicht nur Zugriff auf in M-Files verwaltete Unternehmensdaten und Dokumente, sondern auch auf jene, die in externen Repositories und Anwendungen gespeichert sind. Zu den über entsprechende Konnektoren unterstützten Quellen gehören Netzwerkfolder on-premises, »OneDrive for Business«, »SharePoint Server«, »Dropbox«, »Google Drive«, »Box«, Legacy-ECM-Systeme wie »OpenText« sowie CRM- und ERP-Anwendungen, einschließlich »Salesforce« und »Microsoft Dynamics 365«. Dabei müssen die Daten nicht migriert werden, sondern lassen sich am bestehenden Ort nutzen. Zusätzlich zu diesem Zugriff auf unternehmensweit verteilte Informationen bietet M-Files eine Reihe von Content Services wie Versionierung, Zugriffssteuerung, intelligente Workflows, elektronische Signaturen und Compliance-Unterstützung. Dabei wird jede Mischung aus Cloud und lokalen Repositories unterstützt.

Arbeitsweise von M-Files

M-Files verwendet künstliche Intelligenz für die automatische Analyse von Dokumenten, um sie zu klassifizieren, relevante Metadaten und Kontextbezüge zu gewinnen und um den ordnungsgemäßen Umgang mit vertraulichen Informationen zum Beispiel personenbezogener Daten zu gewährleisten, wie es in Vorschriften beispielsweise der DSGVO vorgeschrieben ist. Moderne KI-Funktionen, einschließlich Auto-Tagging und Auto-Klassifizierung, ermöglichen tiefe Einblicke in die Bedeutung, den Wert und die Sensibilität von Dokumenten und anderen Informationen. Sie leiten Benutzer und automatisieren Prozesse, um Governance und Compliance zu gewährleisten.

Neben Microsoft Office 365 lässt sich M-Files ebenfalls in das CRM-System Salesforce einbetten. Weitere Integrationen sind bereits in der Entwicklung und werden im Laufe der nächsten Monate bekannt gegeben.