Release für Habel DMS bringt Neuerungen und Proxess-Annäherung

Der Softwareanbieter PROXESS sorgt mit dem Update »HABEL DMS R21« für Optimierungen und treibt die Verschmelzung mit dem zweiten hauseigenen Dokumentenmanagementsystem »PROXESS« voran. Beide Systeme resultieren aus dem 2019 erfolgten Zusammenschluss der Unternehmen Akzentum und HABEL. Im letzten Sommer hat Proxess bereits kurz nacheinander zwei neue Releases der Proxess-Lösung vorgestellt.

Anwender von Habel DMS profitieren mit dessen neuen Release von erweiterten sowie verbesserten Rechercheoptionen und einem individuell anpassbaren Menü. Neu ist auch die Anbindung an »PROXESS Workflow«, um noch mehr Arbeitsabläufe zu automatisieren. So können beispielsweise über das Habel-Erfassungsmodul eingehende Dokumente, etwa im Rahmen eines Eingangsrechnungsworkflows, an den Proxess-Workflow übergeben werden. Nach der digitalen Bearbeitung der Dokumente im Proxess-Workflow werden die entsprechenden Dateien dann mit allen Vorgangs- und Bearbeitungsdaten langfristig in das Habel-Archiv überführt.

Unterstützung von E-Rechnungsformaten

Mit dem Update geht auch die Unterstützung der beiden Datenformate ZUGFeRD und XRechnung einher. Ebenfalls hilfreich ist die Möglichkeit, Gruppenpostkörbe nun parallel zu bearbeiten. Während der Bearbeitung eines Dokuments durch einen Anwender wird nur noch dieses einzelne Dokument für die anderen Gruppenmitglieder gesperrt. So können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an unterschiedlichen Dokumenten eines gemeinsamen Gruppenpostkorbes arbeiten. Sollte ein User vergessen, Dokumente nach Bearbeitung wieder freizugeben, übernimmt das System diese Aufgabe nach einem Tag automatisch.

DSGVO-Support

Mit Aktivierung des neuen, integrierten DSGVO-Moduls werden DSGVO-relevante Dokumente automatisch an den internen Datenschutzbeauftragten übermittelt, damit dieser verzögerungsfrei über das weitere Vorgehen entscheiden kann. Hierzu sind verschiedene Features vorgesehen, zum Beispiel Wiedervorlage oder Löschung von abgelehnten Bewerbungsunterlagen nach einer Frist von sechs Monaten. Darüber hinaus wird ein DSGVO-Archiv ausgeliefert, das Belegarten wie Auskunftsanfrage oder Datenschutzvorfall enthält und damit die Dokumentation sowie Nachverfolgung von DSGVO-Anfragen vereinfacht.

Vorteile für Administratoren

Mit dem ab sofort verfügbaren Habel DMS R21 profitieren aber nicht nur Anwender von einer besseren Usability, sondern auch Administratoren – dank diverser Aktualisierungen und Systemoptimierungen gerade im Bereich Performance bei großen Datenmengen sowie Benutzerverwaltung. Geboten werden auch eine generell schnellere und vereinfachte Durchführung von Updates sowie Verbesserung der Passwortverschlüsselung und die Unterstützung der aktuellsten Version der Volltextdatenbank »Lucene« für zeiteffiziente Recherchen.