SER automatisiert Prüfung der Auftragsbestätigung in SAP

In Industrie und Handel sorgen häufig Beziehungen zu mehreren Tausend weltweit verteilten Lieferanten für einen hohen Aufwand: Das Abwickeln der Bestellungen und das Prüfen der darauf folgenden Auftragsbestätigungen ist mit vielen Dokumenten verbunden, von deren pünktlicher Bearbeitung die Produktion abhängt. Besonders unter den aktuell schwankenden Marktbedingungen und Lieferengpässen gilt es, schnell zu reagieren und beispielsweise auf alternative Lieferanten auszuweichen.

Um nach einer Bestellung einen pünktlichen und vollständigen Wareneingang zu unterstützen, hat SER für die Digitalisierung im Purchase-to-Pay-Prozess »Doxis4 Intelligent Order Confirmation Automation« entwickelt. Auf Grundlage des ECM-Systems »Doxis4« Version 4.0 lassen sich damit eingehende Auftragsbestätigungen direkt in SAP automatisiert verarbeiten und buchen. Zudem kann die Lösung die Transparenz und Qualität im Purchase-to-Pay-Prozess verbessern. Aktuell ist Doxis4 Intelligent Order Confirmation Automation als Projekt-Lösung für SAP ERP verfügbar. Im vierten Quartal soll sie für S/4HANA gelauncht werden.

Verzögerungsfrei Auftragsbestätigungen mit SAP und Doxis4 prüfen

Laut SER kann Doxis4 Intelligent Order Confirmation Automation in eingehenden Auftragsbestätigungen etwaige Abweichungen von Lieferterminen sowie Mengen und Preisen schneller und genauer als ein Mensch erkennen. Die Lösung eignet sich für Unternehmen, die bereits SAP für Bestellungen, Lieferantenmanagement und die Buchung von Auftragsbestätigungen einsetzen. Sie erfasst elektronisch eingehende Auftragsbestätigungen und gescannte Papierbelege, liest sie aus und ordnet sie den richtigen Bestellungen und Lieferanten zu. Schließlich werden die Bestätigungen im von SER integrierten Eingangsbuch innerhalb der SAP-Oberfläche angezeigt, sodass die Beschaffung den in SAP fehlenden Gesamtüberblick über alle Auftragsbestätigungen erhält. Der Abgleich mit Belegen und Daten in SAP erfolgt automatisiert bis hin zur vollautomatisierten Dunkelbuchung. Sollte eine Auftragsbestätigung von der Bestellung abweichen, erkennt und meldet die KI-basierte Lösung dies. So ist eine taggleiche Erfassung der Belege möglich, Prüfung und Buchung können zeitnah erfolgen und der Einkauf kann Folgeprozesse direkt anstoßen, zum Beispiel die Stornierung einer Bestellung wegen verzögerter Liefertermine und das Beauftragen anderer Lieferanten.

Digitalisierung des gesamten Bestellprozesses

»Als SAP-Partner mit über 30 Jahren Erfahrung legen wir bei der SER Group Wert darauf, dass unsere Kunden Prozesse wie den Purchase-to-Pay mit Doxis4 und SAP jederzeit nahtlos, ohne System- und Medienbrüche, abbilden können. Denn nur, wenn Prozesse von Anfang bis Ende perfekt ineinandergreifen, ist ein intelligentes Informationsmanagement im gesamten Unternehmen möglich und damit eine Steigerung der Wertschöpfung«, erläutert Stefan Zeitzen, Chief Sales Officer der SER Group. SER-Kunden können bereits Teile ihres Purchase-to-Pay-Prozesses mit Doxis4 abbilden. Dafür lassen sich unter anderem die »Intelligent Invoice Automation« für die Rechnungsverarbeitung nutzen und Bestellprozesse, die Dokumentation des Wareneingangs sowie das Abwickeln von Reklamationen automatisieren.