Elektronische Siegel für automatisierte Prozesse

Elektronisches Siegel versus elektronische Signatur

Ein elektronisches Siegel ist das digitale Pendant zum Firmenstempel oder Behördensiegel. Im Gegensatz zur elektronischen Signatur gehört es nicht einer natürlichen Person, sondern einer juristischen Person wie einem Unternehmen, einer Behörde oder einer öffentlichen Einrichtung. Es bestätigt die Herkunft und Integrität eines Dokuments. Unternehmen und Organisationen können damit sicherstellen, dass Dokumente nicht manipuliert oder geändert wurden, da jede Änderung das elektronische Siegel ungültig macht.

Der Unterschied zur elektronischen Signatur

Einsatzgebiete für elektronische Siegel

Zu den typischen Einsatzgebieten von elektronischen Siegeln zählen Zeugnisse, Urkunden, Beglaubigungen und Bescheide. Aber auch Dokumente wie Rechnungen, Bescheinigungen und Angebote werden für elektronische Siegel zunehmend interessanter. Sie benötigen häufig keine persönliche Unterschrift, wohl aber eine nachweisbare Herkunft. Der Nachweis ist vor allem dann gefragt, wenn die Dokumente von automatisierten KI-Agenten erzeugt werden.

Rechtliche Basis

Die rechtlichen Grundlagen für elektronische Siegel sind in den Artikeln 35ff. der eIDAS–Verordnung festgelegt. Dort sind drei Niveaus des elektronischen Siegels definiert: einfaches elektronisches Siegel, fortgeschrittenes elektronisches Siegel und qualifiziertes elektronisches Siegel. Die Anforderungen jedes Niveaus bauen auf den Anforderungen des darunterliegenden Niveaus auf. Ähnlich wie eine qualifizierte elektronische Signatur ist ein qualifiziertes elektronisches Siegel zusätzlich durch ein qualifiziertes Siegelerstellungseinheit erstellt und basiert auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Siegel.

Bestandteile und eines elektronischen Siegels

Will ein Unternehmen oder eine Organisation ein qualifiziertes elektronisches Siegel (QeSeal) erstellen, werden grundsätzlich drei Komponenten benötigt:

1. Ein qualifiziertes Siegelzertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (QTSP) wie D-Trust, Telekom Security oder Bundesnotarkammer.
2. Eine sichere Siegelerstellungseinheit zur sicheren Schlüsselverwaltung (Hardware Security Module, QSCD oder Cloud-Signaturdienst).
3. Eine Anwendungssoftware, die Dokumente mit dem Siegel versieht.

Es gibt End-to-End-Anbieter wie FP Sign und Namirial, die alle drei Lösungsbestandteile offerieren. Häufiger gibt es Anbieter, die Komponenten eins und zwei wie D-Trust oder zwei und drei wie Docusign anbieten. Die dritte Gruppe sind Anbieter, die sich auf Siegel-Software spezialisiert haben, beispielsweise secrypt  und AdobeSign.

Praxisbeispiel

Will ein Versicherungsunternehmen beispielsweise automatisch Bescheid siegeln, ist folgendes Szenario möglich:

• D-Trust stellt das qualifizierte Siegelzertifikat aus und betreibt die Remote QSCD
• Die Software »secrypt digiSeal« nimmt die zu siegelnden PDFs entgegen, kommuniziert mit der Remote-QSCD von D-Trust und fügt das qualifizierte elektronische Siegel in die Dokumente ein. Außerdem kann es die fertigen Dokumente an Dokumentenmanagement-Systeme geben.

Besonders spannend wird zunehmend das Thema, wie sich digitale Siegel in ECM- und Dokumentenprozesse integrieren lassen. Integrationen sind beispielsweise in Lösungen von Docuware, d.velop, ELO, Doxis, Ceyoniq und Opentext möglich.