Wenn KI ECM und ERP verbindet

Mehrwert durch Verknüpfung

Sind ECM- und ERP-Systeme miteinander gekoppelt, können KI-Anwendungen Geschäftsvorgänge umfassender analysieren als bei Recherchen in den jeweiligen Einzelsystemen. Sie erhalten Zugriff auf strukturierte Geschäftsdaten ebenso wie auf die Dokumente, die deren Hintergründe und Zusammenhänge erschließen. Dadurch lassen sich Informationen nicht nur schneller finden, sondern auch besser einordnen und für weiterführende Auswertungen nutzen.

Hermann Schäfer, Chief Sales und Marketing Officer bei DocuWare (Bild: DocuWare)

Den entscheidenden Mehrwert der Verknüpfung fasst Hermann Schäfer, Chief Sales und Marketing Officer bei DocuWare, so zusammen: »Die ECM-ERP-Verbindung liefert der KI den Dokumentinhalt und den betriebswirtschaftlichen Kontext zugleich.«

So liegen in ERP-Systemen Geschäftspartner und Geschäftsvorgänge als strukturierte Daten vor. Im ECM-System sind die unstrukturierten Daten zu finden, welche den Hintergrund und die Zusammenhänge der strukturierten ERP-Daten erklären. »Das ERP weiß, was passiert ist – eine Bestellung, eine Zahlung, eine Reklamation. Das Warum und Wie steckt dagegen in den Dokumenten im ECM: im Vertrag, in der Korrespondenz, im Prüfbericht«, veranschaulicht Dr. Mathias Tondera, Principal Product Manager d.velop connect for SAP Solutions bei d.velop.

Flexiblere Abfragen mit KI

Um einen Kontext aus den strukturierten und unstrukturierten Daten in ERP- und ECM-Systemen herzustellen, war bislang Konfigurier- und Programmierarbeit für dedizierte Fragestellungen notwendig. In der Unternehmenspraxis wäre es von Vorteil, wenn sich Abfragen über beide Systeme schneller, flexibler und individueller realisieren ließen. Mit KI wird dies möglich. Anwenderinnen und  Anwender können Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten Antworten, die Buchungsdaten und Dokumentinhalte gemeinsam berücksichtigen. Als Beispiel führt  Tondera folgende Fragestellung an: »Welche Verträge mit Lieferant X laufen in den nächsten drei Monaten aus, und welche Konditionen haben wir dort vereinbart? – bisher bedeutete das Recherche in zwei Systemen, künftig ist es eine einzige Frage.«

Tools hierfür stehen bereits zur Verfügung. Beispielsweise können Nutzende mit dem ELO Assistant von ELO Digital Office Informationen in natürlicher Sprache abfragen und Antworten auf Basis der verfügbaren Dokumente und Geschäftsinformationen erhalten. Auch bei Amagno haben die Anwenderinnen und Anwender die Möglichkeit zu fragen und bekommen die Antworten mit den Quellen genannt. Wichtig sei dabei, so Jens Büscher, CEO von Amagno, »dass die KI nur die Inhalte sieht, für die die jeweilige Person auch Leserechte hat.«

Jens Büscher, CEO von Amagno (Bild: Amagno)

KI bei der Extraktion

Der Einsatz von KI kann auch dazu beitragen, dass Dokumente oder zumindest Teile daraus zu Daten werden. So ist die KI fähig, strukturierte Informationen wie Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Zahlungsbedingungen aus Verträgen, Rechnungen und Zertifikaten zu extrahieren und sie im ERP nutzbar zu machen. Das ECM liefert damit nicht mehr nur den Beleg, sondern verbessert auch die Datenqualität.

Wie KI beide Welten verbindet, fasst Oliver Büser-Hammerstein, Senior Consultant Expert Center Professional ECM bei Ceyoniq so zusammen: Inhalte erkennen, Informationen extrahieren, Dokumente zusammenfassen oder beispielsweise Rechnungen mit Bestellungen und Vertragskonditionen abgleichen.«

Was bei KI-Agenten passiert

Der nächste Entwicklungsschritt ist die Einbindung von KI-Agenten, die selbstständig Aufgaben erfüllen. »Diese werden in Zukunft nicht nur Informationen bereitstellen, sondern auch eigenständig mit verschiedenen Geschäftsanwendungen interagieren können«, berichtet Timo Backes, Head of Technology Center bei ELO Digital Office. Weiter erklärt er, dass dadurch eine neue Ebene der Zusammenarbeit zwischen Mensch, KI und Unternehmenssoftware entsteht: »ERP-Systeme liefern die Geschäftsdaten, ECM-Systeme den Informations- und Wissenskontext und KI verbindet beides zu intelligenten Assistenz- und Automatisierungsszenarien.« KI-Agenten, die handeln, gehen über das Antworten hinaus. Sie legen Akten an, prüfen Unterlagen, stoßen Freigaben an oder bereiten Buchungen vor – und dies über Systemgrenzen hinweg.

Um das technisch umzusetzen, gibt es hierfür zwei Möglichkeiten, die sich ergänzen, wie Tondera erklärt; »Über das Model Context Protocol (MCP) stellen ECM- und ERP-Systeme ihre Inhalte und Funktionen als Werkzeuge für Agenten bereit – unabhängig davon, ob der Agent von Microsoft, SAP, Salesforce oder aus dem eigenen Haus kommt. Über Agent-to-Agent-Protokolle (A2A) arbeiten spezialisierte Agenten zusammen: Der ERP-Agent kennt die Buchungslogik, der Agent des ECM-Systems bringt die Dokumentkompetenz mit, also Klassifizierung, Extraktion und Zusammenfassung.«

Dr. Mathias Tondera, Principal Product Manager d.velop connect for SAP Solutions bei d.velop (Bild: d.velop)

KI-Agenten brauchen klare Regeln

Wenn KI-Agenten Informationen aus mehreren Systemen zusammentragen und definierte Prozessschritte anstoßen, werden Berechtigungen, Governance und Nachvollziehbarkeit umso wichtiger. Ein Agent darf nur auf Informationen zugreifen und Aktionen ausführen, für die er autorisiert ist. Zugleich muss nachvollziehbar bleiben, welche Schritte er auf welcher Grundlage ausgeführt hat. Hier können ECM-Systeme auf bewährte Grundlagen zurückgreifen: Berechtigungskonzepte und revisionssichere Dokumentation gehören seit Jahren zu ihren Kernfunktionen.