Advertorial: Digitale Projektakten: Mehr Überblick und Effizienz
Bereits in den ersten Phasen eines Projekts werden die entscheidenden Weichen für den Erfolg gestellt. Elektronische Akten sind bei umfangreichen Projekten unverzichtbare Helfer. Sie bieten einen besseren Überblick sowie eine standortunabhängige Verfügbarkeit der Daten – und das sind nur einige der Vorteile.
Advertorial: ELO E-Akte: Effizient und rechtskonform verwalten
Die stetig wachsende Datenflut – ob klassisch auf Papier oder in elektronischer Form – stellt auch für die öffentliche Verwaltung eine Herausforderung dar. Zudem gilt es, das E-Government-Gesetz einzuhalten. Damit verbunden sind komplexe Anforderungen zu erfüllen und das Konzept der E-Verwaltung umzusetzen. Hierfür bedarf es automatisierter Prozesse. Eine Schlüsselrolle spielt dabei die sogenannte E-Akte.
Überblick zu elektronischen Posteingangslösungen
Ein Geschäftsbrief, der beim Eintreffen an das adressierte Unternehmen bereits digitalisiert wird, lässt sich schneller und effizienter bearbeiten als in Papierform. Hierfür benötigen Unternehmen zentrale elektronische Posteingangslösungen, die als Komponenten eines ECM-Systems zu verstehen sind. Trotz einem hohen technischen Entwicklungsstand, kommt es immer wieder zu trivialen Problemen.
»Die automatisierte Posteingangslösung ist unternehmenskritisch«
Eine automatisierte Posteingangslösung ist ein unternehmenskritisches System, betont Jörg Eckhard, Leiter Vertrieb von Dmsfactory, im Interview mit ECMguide.de. Schließlich wären alle Mitarbeiter im Unternehmen, die in den nachfolgenden Prozessen arbeiten, auf einen Schlag »arbeitslos«, wäre ein solches System mehrere Tage nicht verfügbar.
Zunächst Rechnungspost automatisiert verarbeiten
Bevor Unternehmen den kompletten Posteingang digitalisieren und automatisieren, starten viele zunächst mit dem Rechnungseingang. Schon die reine elektronische Archivierung von Rechnungen spart Zeit und Geld. Dabei könnte mit dem ZUGFeRD-Standard die Rechnungsverarbeitung komplett automatisiert werden. Auch wenn viele noch zögern, gibt es bereits erste ZUGFeRD-Anwender wie das Großhandelsunternehmen Beck.
»Gängige Qualitätszertifizierungen sind Pflicht«
Woran man einen guten Scan-Dienstleister für die Auslagerung des digitalisierten Posteingangs erkennt, erklärt Markus Wenig, Bereichsleiter des Berliner Systemhaus SRZ, im ECMguide.de-Interview. Technisch komme es auf Ausfallsicherheit, Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit und Produktivität an. Bei der Planung sollte intensiv besprochen werden, was mit welchem Schriftstück zu tun ist.
»Hundertprozentige Erkennungsraten sind keine Chimäre«
Hundertprozentige Erkennungsraten sind, wie Peter Schnautz, Geschäftsführer des Scanner-Herstellers Inotec, im ECMguide.de-Interview äußert, keine Chimäre. Je besser die Vorlage elektronisch erfasst werde, desto höher die Erkennungsraten. Aber auch die Prozesse müssen für hohe Erkennungsraten genau definiert sein. 
»Teilweise müssen wir den Druck-Button deaktivieren«
Im Interview mit ECMguide.de berichtet Thomas Kleiner, CEO von iXenso, aus eigener Praxis als Lösungsintegrator, worauf es bei der Realisierung von digitalen Posteingangslösungen besonders ankommt. Wichtig sind eine sehr gute Digitalisierung und Erkennung am Eingang, ein Umdenken in den Prozessen und natürlich die intensive Vorbereitung und Integration der Anwender – inklusive dem Management. Schließlich haben ausgedruckte Mails und Dokumente keinen Vorbildcharakter.
»Viele der heute existierenden Lösungen sind ausbaufähig«
Als besonders wichtig erachtet ECMguide.de-Interviewpartner Daniel Fallmann, Gründer und Geschäftsführer von Mindbreeze, bei Posteingangslösungen unter anderem hohe Erkennungsraten, den Einsatz selbstlernender Systeme und Mechanismen zur Vollständigkeitskontrolle. Um diese Anforderungen abzudecken, hat sein Unternehmen eine Appliance entwickelt, die beispielsweise viele Dateiformate direkt unterstützt, während Wettbewerbslösungen Eingänge erst in PDFs umwandeln.
»Den Zeitgewinn in die Prozesse bringen«
Intelligente Produkte in der automatischen Postbearbeitung verwenden heute bis zu 3.000 verschiedene Merkmale, um ein Dokument vom anderen zu unterscheiden. Welche technischen Neuerungen hierzu führen, berichtet unter anderem Peter Fischer, Mitglied der Geschäftsführung des Scandienstleisters ALPHA COM im ECMguide.de-Interview.