Sharepoint Workflows 2010: Anwender bestürzt über Support-Ende

Mit dem Ende des erweiterten Supports für den »Sharepoint Server 2010« stehen auch die »SharePoint Workflows 2010« vor dem Aus. Die hatte Microsoft damals als Hilfe zur Automatisierung von Abläufen eingeführt. Das eigentliche Service-Ende für Sharepoint Server 2010 hat der Konzern bereits vom 13. Oktober 2020 auf den 13. April 2021 verschoben. Nach Ansicht der Anwendervereinigung Microsoft Business User Forum e.V (mbuf) reicht das aber nicht aus.

Die nun formulierte Forderung der Anwender lautet: »Am einfachsten wäre es, wenn Microsoft den Lifecycle für die Sharepoint 2010 Workflows dem Lebenszyklus der On-Premise-Versionen anpasst und ihn bis 2026 verlängert«. Laut Sandra Schädle, Leiterin der Arbeitsgruppe Collaboration in der rund 200 Mitglieder zählenden Anwendergruppe, »nutzen sämtliche Unternehmen, die mit dem Sharepoint Server ab der Version 2010 gearbeitet haben, die dazugehörigen Workflows.«

Anwender ab April ohne lauffähige Workflows

Halte Microsoft an dem Termin fest, stünden ab April alle Anwender, die nach Sharepoint Online migriert sind, ohne lauffähige Workflows da. Zwar empfiehlt Microsoft als Ersatz »Power Automate«, aber der Konzern habe auf den mit Lebenszyklus-Ende verbundenen Migrationsaufwand nicht explizit hingewiesen, beklagen die Anwendervertreter

Das nun »für viele Anwender überraschende« Lebensende der SharePoint Workflows 2010 und »der nicht kalkulierbare Aufwand« für deren Umstellung auf Power Automate ruft den MBUF auf die Barrikaden. Eine Stellungnahme von Microsoft Deutschland zu den Forderungen der Anwender liegt ECMguide.de bislang nicht vor

Sharepoint-Expertin sieht keinen Grund zur Panik

Claudia Baumer, Vice President Business Development der acoris AG, einem auf Sharepoint spezialisierten Dienstleister aus Karlsruhe und Darmstadt, versteht den Wunsch nach einer Verlängerung. Gerade bei großen Firmen sei eine Umstellung sicher nicht ohne weiteres möglich. Kostenpflichtige Möglichkeiten für eine Support-Verlängerung  gebe es aber bei Microsoft mehrere. Die eigenen, von den Veränderungen betroffenen Kunden, hat Acoris bereits vor einigen Monaten informiert – und mehrere davon schon erfolgreich bei der Einrichtung von Alternativen unterstützt.

»Wir setzen dabei auf die auch von Microsoft immer mehr in den Vordergrund gerückte Power-App-Technologie. Mit dem früher als Flow bezeichneten, jetzt Power Automate genannten Angebot, will Microsoft unter dem Schlagwort Citizen Developer mehr Personen in Unternehmen Möglichkeiten zur Programmierung von Funktionen und Workflows bieten. Damit lassen sich auch die bislang mit Sharepoint Workflows erstellten Prozesse ersetzen«, erklärt Baumer.

Ihrer Erfahrung nach lassen sich die sogar »sehr gut in das ganze 365-Gefüge einbauen«. Grund zur Panik bestehe also nicht. Allerdings sei schon einiges Know-how erforderlich, um die Änderungen vorzunehmen und die Unterstützung durch einen externen Dienstleister daher sinnvoll.

Frühere Versäumnisse rächen sich jetzt

Dirk Güldner, Expertise Lead Productivity Platforms bei der Management- und Technologieberatung Campana & Schott, äußert durchaus Verständnis für das Vorgehen von Microsoft: »Anbieter arbeiten kontinuierlich daran, ihre Lösungen zu verbessern. Im Fall von Sharepoint Server wurden im Dreijahresrhythmus Neuerungen, auch in Sachen Workflow, veröffentlicht. Dementsprechend viele Versionen musste der Hersteller supporten. Daher ist das Interesse seitens Microsoft groß, ältere Versionen zu den festgelegten Support- und Lebensenden auslaufen zu lassen.«

Überraschend ist für ihn die von der Anwendervereinigung kritisierte Abkündigung nicht: Das jeweilige Support-Ende werde von Microsoft mit langen Übergangsfristen angekündigt und biete ausreichend Zeit, um zu reagieren. Güldner empfiehlt: »Generell sollten auch die Kunden die Entwicklungsschritte einer Lösung mitgehen und ihre Prozesse kontinuierlich auf dem aktuellen Stand der Technik halten.«

In den vergangenen Jahren habe es zahlreiche neue Sharepoint-Versionen und damit Möglichkeiten gegeben, die eigenen Workflows schrittweise zu modernisieren. »Wer allerdings seine Prozesse von der Einführung einer technischen Lösung bis zum Support-Ende nach über 10 Jahren unverändert lässt, der kann davon ausgehen, dass nicht nur die Lösung, sondern auch die Prozesse nicht mehr dem aktuellen Stand entsprechen.«

Empfehlungen für betroffene Firmen

Demnach haben nun also vor allem die Firmen mit dem Support-Ende zu kämpfen, die sich in den vergangenen Jahren wenig um die mit der Software unterstützten Prozesse gekümmert haben. Güldner sieht in dem Fall drei mögliche Alternativen: Erstens den Wechsel auf eine neue Version von Sharepoint Server und eine neue Workflow-Engine, zweitens den Wechsel nach Sharepoint Online und die Nutzung von Workflow-Technologien in der Cloud, etwa Power Automate oder Logic Apps und drittens die Nutzung einer hybriden Lösung – also zum Beispiel die Nutzung von Sharepoint Server mit Workflow-Komponenten in der Cloud.