Übersicht zu ECM- und DMS-Lösungen für Sharepoint und Office 365

Als Contentplattform und Portallösung ist »SharePoint« von Microsoft ein sehr beliebtes Tool. Hinsichtlich Dokumenten- und Enterprise Content Management weist die Lösung allerdings auch in den neuen Versionen erhebliche Lücken auf. Um diese auszumerzen, kommen Lösungen von Drittanbietern gerne zum Einsatz.

Zu den Schwächen zählen unter anderem die Themen Revisionssicherheit, Recordsmanagement und Archivierung. Anwendungen mit Anforderungen für eine  elektronische Aktenverwaltung lassen sich mit Sharepoint nicht adressieren, da Aktenfunktionen und Werkzeuge zur Aktendefinition und Verwaltung fehlen. Elektronische Postkörbe mit einfachen Routingmöglichkeiten kann man ebenfalls nicht mit Sharepoint-Bordmitteln implementieren. Bereits  mittelmäßig anspruchsvolle Workflowfunktionen zur flexiblen Erstellung und Verwaltung von Workflows für Freigaben oder Genehmigungsprozesse erfordern Third-Party-Produkte, weil die Workflow-Funktionen von Sharepoint sehr rudimentär ausfallen und schlecht zu pflegen sind.

Weitere Punkte, die ein klassisches DMS deutlich besser adressiert, sind zum Beispiel einfach einzurichtende Attributsuche über die Metadaten der Dokumente, leicht anpassbare, kundenspezifische Erfassungs- und Suchmasken sowie die Berechtigungsverwaltung für Inhaltstypen/Dokumentenklassen unabhängig vom Ablageort.

Aufgrund der zahlreichen Defizite ist es für ECM- und DMS-Anbieter attraktiv, diese zu beheben, indem sie ergänzende Lösungen anbieten. Für Drittanbieter wie für entsprechende Nutzer ist es allerdings nicht einfach, den immer kürzer werdenden Innovationszyklen zu folgen. Ist es On-Premise schon nicht einfach, gestaltet es sich in der Cloud mit der in »Office365« inkludierten Sharpoint-Cloud-Variante zunehmend schwierig, Updates bei jeder Innovation anzubieten und etablierte Prozesse stabil zu halten.

Um aufzuzeigen, welche Lösungen im DMS- und ECM-Bereich für Sharepoint zur Verfügung stehen, starten wir eine entsprechende Übersicht, die wir regelmäßig erweitern und aktualisieren.

Bessere Konnektivität durch Lobosphere von DM Dokumentenmanagement

Der deutsche Softwareanbieter DM Dokumentenmanagement führt unter der Marke »lobosphere« seine Sharepoint-Erweiterungslösung , die Lücken in den Bereichen Compliance, Connectivity, Bedienung und Skalierbarkeit füllt. Lobosphere arbeitet nicht nur mit allen Sharepoint-OnPremise-Lösungen und »Office 365«, sondern auch mit »Azure Cloud«, »Windows Server« und ».net« zusammen.

Durch standardisierte Benutzeroberflächen haben alle Anwendungen das gleiche »Look and Feel«. Die Lösung bietet einen integrierten Wizard und Formulardesigner. Diese tragen ebenso wie der auf der Workflow-Foundation basierende grafische Workfloweditor dazu bei, dass ein Sharepoint-Consultant auch bei Hintergrundprozessen ohne Programmierer auskommt.

Lobosphere ermöglicht revisionssichere Archivierung mit Langzeitformaten, gute Outlook-Anbindung und Offline-Fähigkeit sowie das Handling von E-Akten. Vorhandene ECM- und DMS-Lösungen beispielsweise »lobodms« und »loboecm« lassen sich auch in Kombination aus mehreren Systemen einfach anbinden beziehungsweise integrieren, was im Sharepoint-Standard nicht möglich ist.

Zudem bietet Lobosphere mit einer integrierten Scanlösung browserbasiertes Erfassen von Papierdokumenten inklusive Volltexterkennung/OCR und mobiles Erfassen von Dokumenten. Über »Archive-Link« basierte Schnittstelle lassen sich auch Informationen aus SAP-Archiven auffinden und nutzen. Ebenso lassen sich mit Lobosphere bestehende Datensilos wie Filesysteme, Datenbanken und CMS-Systeme nach Sharepoint migrieren.

Lobosphere ist gleichzeitig ein Framework für dedizierte Geschäftsprozesse. So stehen Business Apps für die Rechnungsverarbeitung, Flotten-, HR-, Vertrags- und Qualitätsmanagement zur Verfügung.

Dvelop bietet mit Ecspand eigene Produktreihe für Sharepoint

Hinsichtlich Dokumentenmanagement bietet »Microsoft SharePoint« Vorteile wie Datenhaltung, Versionierung, Volltextsuche und Zusammenarbeit. »ecspand« von d.velop erweitert »SharePoint« um eine intelligente Informationsarchitektur, die sich an Geschäftsobjekten orientiert und über die Grenzen von Sharepoint hinweg Informationen und Dokumente in Form von Strukturen und Vorgängen transparent bereitstellt. Neue Dokumente können hinzugefügt und Prozesse gestartet werden.

Beispielsweise erweitert Ecspand die Suchfunktionen um eine Schnellsuche-Funktion Quicksearch sowie eine Metadatensuche. Dank der Outlook-Integration können Anwender aus »Outlook« heraus neue Vorgänge oder Akten anlegen und E-Mails direkt zu diesen Vorgängen ablegen. Dokumente werden im Hintergrund in langzeitstabile Formate umgewandelt und auf Wunsch revisionssicher archiviert. Durch die verschiedenen Integrationsmöglichkeiten der Ecspand-Plattform in Sharepoint sowie Desktop-, Outlook-und ERP-Systeme können Anwender unter der von ihnen präferierten Oberfläche arbeiten.

Für die On-Premises-Versionen »SharePoint 2016« und »SharePoint 2019« bietet dvelop im Rahmen von Ecspand Lösungspakete wie für Qualitätsmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung und Vertragsmanagement. Beim Qualitätsmanagement bietet die Lösung eine direkte Sicht auf alle relevanten QM-Prozesse und -Dokumente. Mit der integrierten Vorlagenverwaltung können Benutzer  neue Versionen von Dokumenten erstellen und sich informieren lassen, wenn sie Änderungen genehmigen müssen. Die Eingangsrechnungsverarbeitung automatisiert den Rechnungseingang und sorgt mit einem durchgehenden, elektronischen Prozess für eine automatisierte Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung in Verbindung mit Microsoft Sharepoint und dem ERP-System. Mit dem Vertragsmanagement haben Anwender Überblick über den Status, die Verlängerungsfristen und die Kündigungstermine ihrer Verträge. Um Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, gibt es Tools wie Vorlagen, Suchtools, Berichterstellung und Anwendungsintegration. E-Mails und Dokumente lassen sich per Drag and Drop als relevante Korrespondenz zu einem Vertrag speichern.

Zu den weiteren Lösungen, die über die Basisfunktionalität hinausgehen und ebenfalls für »SharePoint 2016« und »SharePoint 2019« zur Verfügung stehen, zählen die Pakete »Workflow & Prozesse« »Scannen und Erkennen« sowie »Personalmanagement«. Für Workflows nutzt Ecspand die »SharePoint Engine« und liefert eine Sammlung an vordefinierten Prozessen. Anwender können Prozesse über die intergrierte OEM Version von »Nintex Workflow« auch selbst anpassen oder ohne Programmierkenntnisse im Browser neu erstellen. Neben der Modellierung des Prozessablaufs bietet Ecspand auch die Erstellung von Workflow-Masken beziehungsweise Formularen, über die die Mitarbeiter am Prozessablauf teilnehmen, Informationen erhalten und dem Prozess zuführen können.

Zu den Ecspand-Anwendern von Dvelop zählen BOLTA Werke und Motor Presse Stuttgart .

M-Files integriert Repositories in Sharepoint/Office 365

Über Konnektoren kann M-Files sein Enterprise Content Management (ECM) System an verschiedene Systeme andocken beziehungsweise diese integrieren. Auf diese Weise ist auch eine Integration in »SharePoint« (On-Premises und Online), »Office 365«, »Outlook« und »Teams« möglich.

Durch die IML-Technologie (Intelligent Metadata Layer) bietet M-Files die Möglichkeit, bestehende Content-Quellen und Ablagen aus Fileservern und Netzwerklaufwerken, aus Archiv- und DMS/ECM-Lösungen sowie aus File-Sharing-Plattformen und ERP-/CRM-Systemen direkt und ohne Migration zusammenzuführen. Mit der Integration von M-Files in Sharepoint/Office 365 lassen sich all diese Datenbestände direkt über Sharepoint nutzen. So können bestehende Projektablagen auf Netzwerklaufwerken in Sharepoint Online verfügbar gemacht werden, ohne dass eine Migration erforderlich ist.

M-Files setzt konsequent auf die Nutzung von Metadaten. Sie dienen nicht nur der Steuerung von Workflows, Governance und Sicherheit, sondern vor allem auch dazu, jedes Dokument in den richtigen Kontext – beispielsweise in Bezug auf Kunden, Projekte, Produkte oder Vorgänge – zu setzen. Auch die Metadatenstruktur von M-Files ist in Sharepoint vollständig nutzbar, wodurch eine 360-Grad-Sicht auf alle relevanten Informationen entsteht.

Zur automatischen Klassifizierung, Verschlagwortung und Anreicherung mit Metadaten bietet M-Files KI-Funktionen. Wird eine neue Datei in Sharepoint abgelegt, erkennt M-Files beispielsweise, dass es sich um einen Mietvertrag handelt, ordnet das Dokument den entsprechenden Vertragsparteien und dem Mietobjekt zu, übernimmt die Laufzeit und Miete in die Metadaten und kann gegebenenfalls relevante Workflows zur Prüfung anstoßen.

Den unternehmensweiten Zugriff auf Informationen aus Office 365 heraus ermöglicht M-Files beispielsweise beim Schweizer Bauunternehmen Induni.

Sharepoint-Erweiterung von Opentext auch für branchenspezifische Aufgaben

Der globale Softwareanbieter für Enterprise Information Management (EIM) OpenText bietet über »OpenText Extended ECM for Microsoft SharePoint« (für »Microsoft SharePoint« 2016, 2013, 2010) und »OpenText Extended ECM for Microsoft Office 365« Erweiterungen für Sharepoint-Lösungen. Auf Opentext-Seite benötigt der Anwender die EIM-Software »OpenText Content Server« 16, 10.5 oder 10.0.

Opentext Extended ECM sorgt dafür, dass Daten und Inhalte aus anderen Drittapplikationen wie CRM- und ERP-Systeme beispielsweise »SAP ERP«, »Oracle E-Business Suite«, »SAP Success Factors« und »Salesforce« in Sharepoint beziehungsweises Office 365 einbezogen werden. Gleichzeitig liefern die Lösungen eine 360-Grad-Sicht auf strukturierten und unstrukturierten Content. Unternehmen benötigen daher keine zusätzlichen Applikationen für Compliance-Reporting, Archivierung oder Records Management.

Opentext Extended ECM für Sharepoint und Office 365 verwalten Unternehmensinformationen über ihren gesamten Lebenszyklus. Ermöglicht wird dies durch die Kombination von sicherer und automatisierter Erfassung, Speicherung und Organisation von Dokumenten mit Archivierungs-, Records Management- und Imaging-Funktionen. Die Systeme tragen durch den besseren Zugang zu Informationen und Maßnahmen wie Anreicherung von Metadaten zu einer höheren Produktivität bei und senken Risiken nicht gemäß Datenschutzrichtlinien wie DSGVO oder anderen regulatorischen Vorgaben zu arbeiten.

Die Opentext-Lösungen lassen sich auch als Basis nutzen, um branchenspezifische Lösungsszenarien zu entwickeln wie die digitale Unterstützung eines Reparaturablaufs in einem Versorgungsunternehmen.

Doxis4 von SER kann vieles aus Sharepoint verknüpfen

Das System für Enterprise Content Management (ECM) von SER »Doxis4« ergänzt »SharePoint« um DMS-Funktionen wie Ablage, Recherche, Versionierung, Workflows und sichere Archivierung geschäftskritischer Unterlagen. Gleichzeitig lassen sich alle Informationen verknüpfen, die im Kontext von Sharepoint-Dokumenten stehen, wie Unterlagen, Daten aus Fachanwendungen, Akten und Vorgänge. Zwei Integrationsszenarien sind möglich: Der Nutzer kann entscheiden, ob Sharepoint als Informationsquelle für Doxis4 dient oder ob Doxis4 aus Sharepoint als Portal- und Collaborationsplattform heraus zur Anwendung kommt.

Doxis4  managt Aufbewahrungsfristen und Löschsperren für die Dokumente automatisch und dokumentiert alle Zugriffe, Änderungen und das Löschen von Sharepoint-Dokumenten. Die Lesbarkeit der Sharepoint-Dokumente sichert das Systen durch das Archivieren in Langzeitformaten wie PDF, PDF/A und TIFF. Anwender haben auch die Wahl, ob sie Dokumente parallel in Sharepoint und Doxis4 vorhalten oder die Sharepoint-Datenbank entlasten, denn Doxis4 kann archivierte Dokumente auch verlinken oder komplett löschen. Recherchierbar bleiben sie in jedem Fall.

Die Metadaten von Sharepoint-Dokumenten übernimmt Doxis4 automatisch und sucht mit »Content Analytics« nach weiteren Informationen, die es als Metadaten nutzen kann. So lassen sich beispielsweise personenbezogene Daten markieren, die später gemäß EU-DSGVO zu löschen sind.

Mit dem »Doxis4 SharePoint Portal Connector« lassen sich zusätzliche Verknüpfungen erreichen:  Sowohl über Metadaten als auch über Volltextsuche  finden Anwender damit in Sharepoint und in Doxis4 Dokumente, E-Akten, dazugehörige Aufgaben und Vorgänge. Zudem ordnet Doxis4 Sharepoint-Dokumente automatisch den richtigen E-Akten zu, zum Beispiel alle Dokumente, Notizen und Vorgänge zu einem Projekt. Gelten Unterlagen wie CI-Vorgaben für mehrere Projekte, verknüpft Doxis4 sie mehrfach ohne doppelte Ablage. Ebenso lassen sich Dokumente mit Prozessen wie Projektplanung, Vertragserstellung und Freigaben verbinden.

Durch die Sharepoint-Archivierung mit Doxis4 bewahrt beispielsweise die Schweizer Telekommunikationsanbieterin Sunrise Kundeninformationen effizient und sicher auf. Sunrise managt 3,43 Millionen Kundenbeziehungen über acht verschiedene Standorte hinweg.