ECM-ERP-Interview mit Timo Backes, ELO Digital Office

Welche Schnittstellen und Möglichkeiten gibt es für die Integration von ECM- und ERP-Systemen und wie gut sind diese?

Backes: ELO stellt hierfür den »ELO Integration Client« zur Verfügung, der sich in ERP-Systeme wie beispielsweise »SAP S/4HANA«- oder »Microsoft Dynamics 365 Business Central«-Systeme integriert. Dabei wird der Client direkt in der Oberfläche der jeweiligen Anwendung bereitgestellt. »SAP NetWeaver« sowie SAP S/4Hana-Systeme hingegen können mit der »ELO Suite for SAP ArchiveLink« vollumfänglich integriert werden – inklusive bidirektionaler Kommunikation.

Für welche Anwendungen ist eine Integration von ECM und ERP sinnvoll?

Backes: Eine Integration ist für jegliche Prozesse sinnvoll, in denen mit Dokumenten oder mit zusätzlichem Content beziehungsweise unstrukturierten Daten gearbeitet wird, zum Beispiel Einkaufsakte, Lieferantenakte, Projektakte und Produktakte. ELO ermöglicht auch die Verzahnung von Objekten innerhalb der Systeme: So können beispielsweise Dokumente eines SAP-Equipments und des SAP-Technischen-Platzes in einer Instandhaltungsakte verknüpft und dargestellt werden.

Wann macht welche Integrationstiefe für den Anwender Sinn?

Backes: Die Tiefe richtet sich immer nach der Anforderung: Der Anwender muss die benötigten Dokumente am entsprechenden Objekt zur Verfügung gestellt bekommen.

Lassen sich die gängigen ERP- und ECM-Systeme gleich gut integrieren?

Backes: Hier gibt es Unterschiede. So lässt manches ERP-System beispielsweise zu, den ELO Integration Client als Meshup zu integrieren. Aber auch für andere Systeme gab beziehungsweise gibt es entsprechende Möglichkeiten.

Wovon hängt eine gute Integration ab?

Backes: Eine gute Integration bekommt der Anwender im Idealfall gar nicht mit: ELO lässt sich daher nahtlos in die Drittsoftware einbinden, der Anwender merkt möglicherweise gar nicht, dass er sich nun im ECM-System bewegt. Das führende System bleibt an dieser Stelle immer das ERP-System.

Wie gut funktioniert die ECM-ERP-Integration in der Cloud? Wie tief kann eine Integration gehen, wenn der Kunde eine Multi-Tenant-Infrastruktur in einer Public Cloud wünscht?

Backes: Integrationen in Cloud-Systeme sind davon abhängig, wie tief das Cloud-System eine Integration überhaupt zulässt. Nach und nach werden aber immer mehr Schnittstellen von den Herstellern der Cloud-Systeme angeboten, um eine ähnlich tiefe Integration wie bei On-Prem-Systemen zu ermöglichen.

Wie sieht Ihre ECM-ERP-Integrationsstrategie aus?

Backes: Bei ELO gibt es eine Drei-Säulen-Strategie, bestehend aus Integration Client, Outputlink und Datatransfer. Der Client wird eingebunden, der Outputlink dient der Ablage der erzeugten Dokumente im ERP und der Datatransfer übernimmt den Datenaustausch zwischen ERP und ECM – beispielsweise beim Invoice-Prozess und der Rechnungsbuchung.

Findet eine Integration zwischen ECM und ERP statt, bedeutet das für die Anwender unter Umständen höhere Lizenzkosten, da beide Systeme von mehr Anwendern benutzt werden. Lassen sich die Lizenzmehrkosten minimieren?

Backes: Bei ELO ist dies nicht der Fall, hier fallen nur Userlizenzen für schreibende User an. Zudem muss man ja immer das große Ganze sehen: Die Lizenzmehrkosten werden durch Digitalisierung und Optimierung von Prozessen an anderer Stelle eingespart.

Wann sollte das ECM- und wann das ERP-System die führende Rolle übernehmen?

Backes: Beim Thema »Bereitstellung der Dokumente am richtigen Objekt« sollte das ERP-System weiterhin die führende Rolle einnehmen. Je nach Szenario können Prozesse allerdings einfacher in einem ECM-System abgebildet werden: So sind zum Beispiel Workflow-Szenarien sehr einfach in ELO zu erstellen und mit einer tiefgehenden Integration kann hier auch mit den erforderlichen Daten und Informationen aus dem ERP-System gearbeitet werden. Kurzum, das ERP-System hat die führende Rolle bei den Stamm- und Bewegungsdaten der betrieblichen Leistungserbringung. Das ECM-System stellt den Content komfortabel und passend dar und unterstützt damit bei der betrieblichen Leistungserbringung.