Bitkom untersucht Digitalisierung in Büro und Verwaltung

Nach 2016 und 2018 ließ der IT-Branchenverband Bitkom auch 2020 die fortschreitende Digitalisierung von Büro-und Verwaltungsprozessen in deutschen Organisationen untersuchen und veröffentlichte die Ergebnisse unter dem Namen »Bitkom Digital Office Index 2020«. In diesem Jahr berücksichtigte die Befragung von 1155 Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in Deutschland auch den Einfluss der Corona-Pandemie. Der Umfrage zufolge hat die Corona-Pandemie im ersten Halbjahr 2020 für konkrete Investitionen gesorgt: Mehr als jedes zweite Unternehmen (55 Prozent) hat die Investitionen in Hardware wie mobile Endgeräte erhöht. 39 Prozent gaben mehr Geld für Software aus, etwa in Form von Lizenzen für bestimmte Anwendungen.

Grundsätzlich wollen 38 Prozent der Unternehmen mehr Geld in die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse investieren als 2019. Bei 31 Prozent bleibt die Höhe der Investitionen gleich. Nicht so erfreulich ist laut Peter Collenbusch, Vorsitzender des Kompetenzbereichs Digital Office im Bitkom, »die Zahl, dass jedes vierte Unternehmen dieses Jahr weniger in die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse investieren will.  Jedoch muss man bedenken, dass der Erhebungszeitraum der Studie im Mai und Juni lag und sich die Unternehmen angesichts von Kurzarbeit und unsicheren Perspektiven hier besonders vorsichtig geäußert haben.« Allerdings meint Collenbusch, dass jedem klar sein müsse, dass eine konsequente Digitalisierung die eigene Widerstandsfähigkeit – insbesondere vor dem Hintergrund dieser herausfordernden Zeit – deutlich steigert.

Digitale Kanäle für die Kommunikation

Bei der internen und externen Kommunikation setzen die Unternehmen 2020 insgesamt sehr viel stärker auf digitale Kanäle. Gleichwohl nutzen noch 49 Prozent »häufig« oder »sehr häufig« das Fax – allerdings ist hier ein Rückgang von 13 Prozentpunkten gegenüber 2018 zu verzeichnen, als es noch 62 Prozent waren. Das klassische Festnetz-Telefon und E-Mail sind bei allen befragten Unternehmen im Einsatz. Eine deutliche Zunahme von 30 Prozentpunkten gibt es bei der Smartphone-Nutzung: 81 Prozent der Unternehmen verwenden es häufig oder sehr häufig für die interne und externe Kommunikation (2018: 51 Prozent). Video-Konferenzen mithilfe von »Zoom,« »Skype« oder »GotoMeeting« legen ebenfalls stark zu und werden bei 61 Prozent der Unternehmen genutzt – 48 Prozent waren es 2018. Jedes zweite Unternehmen (50 Prozent) kommuniziert auch über Messenger-Dienste wie »Whatsapp«, »Signal« oder »Telegram« (2018: 37 Prozent), rund jedes dritte (36 Prozent) organisiert die Teamarbeit über digitale Kollaborationstools wie »Slack« oder »Microsoft Teams«. Auch die häufige oder sehr häufige Nutzung sozialer Medien ist weit verbreitet: 29 Prozent aller Unternehmen sind auf »Twitter«, »Facebook«, »LinkedIn« und anderen aktiv (2018: 25 Prozent). Bei großen Unternehmen ab 500 Mitarbeitern sind es sogar 51 Prozent.

E-Rechnung als zentrales Thema

In der Vorstellung der Studie heben die Bitkom-Vertreter den Bereich »E-Rechnung« als ein Top-Thema hervor. Sie verweisen darauf, dass ab 27. November 2020 Unternehmen, die im Auftrag des Bundes tätig sind, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format übermitteln müssen. Hierbei ist die Verwendung des Portals »Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)« vorgesehen. Eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsübermittlung an Landeseinrichtungen und Kommunen hängt von der unterschiedlichen Umsetzung der Länder ab. Die verschiedenen zeitlichen und methodischen Vorgehensweisen sorgen bei den Auftragnehmern für einen erhöhten Aufwand und deshalb auch für etwas Unmut.

In der restlichen Wirtschaft gibt es wiederum andere Verfahren und Standards, die Unternehmen bei gleichzeitiger Berücksichtigung von Compliance-Auflagen für digitale Verfahren einhalten müssen. Daher verwundert es nicht, dass erst 30 Prozent aller Unternehmen E-Rechnungen praktizieren. Insgesamt geht es nicht darum, eine Rechnung als PDF zu erstellen und dies per E-Mail zu übermitteln, sondern Rechnungsdateien mit strukturiertem Inhalt zu erzeugen, die automatisch ausgelesen werden. Linda Oldenburg, Vorsitzende des Arbeitskreises Digitale Geschäftsprozesse im Bitkom, erklärt: »Die Einführung der E-Rechnung geht über ein simples Update der Rechnungssoftware hinaus. Es sind weit mehr Geschäftsprozesse von diesem Vorgang betroffen und auch die Arbeitsinhalte von Mitarbeitern werden sich deutlich verändern.« Sicherlich auch aufgrund des Aufwands nutzen daher erst 22 Prozent der kleinen Unternehmen den elektronischen Rechnungsaustausch. Bei den Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern sind es 58 Prozent und sogar 68 Prozent bei den Großunternehmen ab 500 Angestellten. Haben Unternehmen das Thema E-Rechnung umgesetzt, profitieren sie nach Aussage von Oldenburg folgendermaßen: »Die E-Rechnung macht die Betriebe zukunftsfest und hilft, Papierberge in den Unternehmen und in der Verwaltung abzubauen. Die Rechnungsstellung und -verarbeitung wird einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Kosten und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege entfallen.«

Einsatz von ECM-Systemen zur Digitalisierung

Da Enterprise-Content-Management- (ECM-) Systeme zu den wesentlichen Digital-Office-Lösungen zählen, gibt die Studie auch Aufschlüsse zur Verwendung und Verbreitung von ECM-Technologien. Insgesamt organisieren und verwalten zwei Drittel der Unternehmen Dokumente und Inhalte digital: 68 Prozent nutzen Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM), die die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten und Dateien sowie das Thema E-Rechnung umfassen. »ECM-Lösungen sind die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen«, betont Oldenburg.

Inzwischen spielt der Cloud-Betrieb bei der ECM-Nutzung laut der Studie eine bedeutende Rolle. So betreiben 63 Prozent der Unternehmen ihre ECM-Lösung in der Private Cloud, 35 Prozent in der Public Cloud und 16 Prozent On-Premises. Künstliche Intelligenz (KI) und Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), die zu den großen IT-Wachstumsthemen zählen, werden aktuell bei der Automatisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen kaum eingesetzt. Geplant sind bei neun Prozent der Befragten die Verwendung von RPA und bei sechs Prozent die KI-Nutzung. 22 Prozent nutzen die Automatisierung von einzelnen Arbeitsschritten durch die automatische Erkennung von eingehenden Dokumenten und Informationen. Weiter fortgeschritten ist bereits die Briefpost zunehmend durch digitale Kommunikation zu ersetzen, was schon in 64 Prozent der Unternehmen der Fall ist.