Advertorial: Digitales Invoice Management mit »nscale IM«

Durch ein effizientes Informationsmanagement, wie es das ECM-System »nscale« der Ceyoniq Technology bietet, sparen Unternehmen viel Zeit. Sie schaffen außerdem Transparenz, meistern komplexe Compliance-Anforderungen und erzeugen ein positives Kundenerlebnis, wenn es um den schnellen Informationsaustausch und kurze Durchlaufzeiten geht.

Für viele Unternehmen eröffnen sich bei der digitalen Prozessautomatisierung gigantische Potenziale. Das betrifft vor allem wichtige Workflows, die noch weitgehend papierbasiert sind. Ein gutes Beispiel ist die Eingangsrechnungsverarbeitung (Invoice Management), wie sie jedes Unternehmen täglich zu bewältigen hat. Von verzögerten Prozessen bis hin zu verloren gegangenen Dokumenten ist die Liste der Fehlerquellen in der manuellen Eingangsrechnungsverarbeitung lang.

Invoice Management automatisieren, Kosten sparen

Dass digitale Rechnungen branchenübergreifend auf dem Vormarsch sind, wundert nicht. Die Studie »ECM im Mittelstand« des Digitalverbandes Bitkom attestiert Unternehmen, die ihr Invoice Management mit einem ECM-System digitalisieren, »erhebliche Kostenersparnisse«. Einer Marktstudie des Beratungshauses Billentis zufolge bietet das E-Invoicing sogar Potenzial für Kostensenkungen von bis zu 80 Prozent. Als Treiber für die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung und Rechnungserstellung hat Billentis den öffentlichen Sektor identifiziert. Infolge des eGovernment-Gesetzes sollen in Deutschland bis 2020 nahezu alle Rechnungen elektronisch ausgetauscht werden. Doch bis dahin ist es ein weiter Weg: Rund 90 Prozent des Rechnungsvolumens werden hierzulande noch in Papierform abgewickelt. Dabei verursacht eine einzelne papierbasierte Rechnung (Ein- und Ausgang) Kosten von bis zu 23 Euro, wie aus einer Schätzung der Frankfurter Goethe-Universität und des Innenministeriums hervorgeht.

Für die Bearbeitung von Papierrechnungen fallen laut der Billentis-Studie in Unternehmen zudem Kosten von 17,60 Euro pro papierbehafteter Eingangsrechnung an. Durch die Digitalisierung des Prozesses reduzieren sich die Kosten um 64 Prozent auf 6,40 Euro. Gleichzeitig beschleunigt sich der Bearbeitungsprozess. Mit Automatisierungstechnologie, zum Beispiel im Rahmen der automatischen Dokumentklassifizierung und Datenextraktion, verbunden mit der automatischen Prüfung zum Beispiel von gesetzlichen Anforderungen oder auch rechnerischen Prüfungen, reduziert sich die Bearbeitungsdauer signifikant. Die eigene Projekterfahrung zeigt, dass die Dauer der Verarbeitung je nach Prozess und Implementierung um etwa 40 bis 70 Prozent verkürzt werden kann.

Großes Potenzial für Effizienzgewinne

Das wundert nicht, stellt es doch einen durchaus hohen Aufwand dar, jede Rechnung nach den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes manuell zu prüfen. Weil diese Arbeit zwar zeitaufwendig, gleichzeitig aber auch simpel ist, kann sie vergleichsweise einfach durch ein ECM-System automatisiert werden. Dies birgt großes Potenzial für Effizienzgewinne: Sachbearbeiter werden lediglich bei Fehlern informiert und können sich ansonsten komplexeren Aufgaben widmen. Zusätzlich legt die GoBD verbindliche Regeln zur zeitgerechten Erfassung, Unveränderbarkeit und Aufbewahrungspflicht einer Rechnung fest. Spezialisierte ECM-Systeme können auch hierbei weitreichend unterstützen.

Die Informationsplattform »nscale« der Ceyoniq Technology fungiert einerseits als gesetzeskonformes Archiv, andererseits erlaubt das System eine umfassende Verwaltung des gesamten Dokumentenmanagements, inklusive der Abbildung digitaler Workflows und elektronischer Akten. Im Falle der Eingangsrechnungsverarbeitung kann das System zum Beispiel automatisiert eine Bestellakte generieren, in der alle relevanten Informationen zu einer Rechnung vorliegen. Dazu gehören Lieferscheine, Bestellunterlagen und auch Verträge. So lassen sich letztlich nicht nur einzelne Dokumente verwalten, sondern der gesamte Workflow einer Eingangsrechnungsverarbeitung. Dabei werden wesentliche Merkmale der Bearbeitung wie etwa Zeit und Sachbearbeiter für einen transparenten Prozess dokumentiert – so gehen keinerlei Bearbeitungsschritte verloren.

Basierend auf der mächtigen »nscale-Technologie« sorgt die Lösung »nscale IM« (Invoice Management) für eine umfassende, standardisierte und wirtschaftliche Eingangsrechnungsverarbeitung. Der Rechnungseingangsprozess auf Basis von »nscale IM« beginnt für den Anwender durch das Einlesen der Dokumente mit »nscale Capture Classify«, wodurch Rechnungen automatisch als solche erkannt und klassifiziert werden. Weiterhin werden Standardinformationen einer Rechnung wie Kopf- und Buchungspositionsdaten durch das System extrahiert und dem Workflow automatisiert zur Verfügung gestellt.

Im »nscale Cockpit« finden anschließend die Kontierung und der Freigabeprozess statt. Nach erfolgreicher Freigabe können die Buchungsdaten automatisiert an Drittsysteme der Buchhaltung wie SAP oder DATEV übergeben werden, um den Bezahlvorgang auszuführen.

Alle Informationen an einem Platz

Durch die Bündelung aller nötigen Dokumente ergeben sich zahlreiche Vorteile. Beispielsweise können individuelle Strukturen für einen Prozess definiert werden, zu denen etwa Regeln für Prüfung und Freigabe einer Rechnung gehören. Bei Rechnungen, die bereits im Vorfeld von einem Verantwortlichen freigegeben wurden, können zudem vollständig automatisiert Freigaben erteilt werden. Das System gleicht in diesem Fall nur noch die Daten des Bestellscheins mit denen der Rechnung ab. Stimmen die Zahlen überein, wird eine Freigabe initiiert.

»nscale IM« ist flexibel an unternehmensspezifische Anforderungen anpassbar. So beinhaltet das System sowohl die Belegerfassung (Papier, Fax, E-Mail) wie auch die manuelle oder automatische Belegerkennung und Übergabe in nachgelagerte Anwendungssysteme. Das System ist modular aufgebaut und skalierbar. Als Ergebnis erhalten Anwender eine passgenau auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens zugeschnittene Lösung.

Das Beispiel Invoice Management zeigt, welch signifikante Einsparpotenziale durch digitalisierte Geschäftsprozesse erschlossen werden können – und das nicht nur in Konzernen, sondern bereits in kleinen und mittleren Unternehmen sowie im Bereich der öffentlichen Verwaltung. Diese sollten nicht davor scheuen, sich schrittweise vom Papier zu trennen, denn: Papier ist geduldig. Kunden oder Geschäftspartner sind es nicht.

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