Die E-Rechnung als Digitalisierungstreiber

Advertorial

Mehr Effizienz, Wertschöpfung und Rechtssicherheit dank nscale

Die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht liefert das deutsche Wachstumschancengesetz. Es soll die Bürokratiekosten nach Schätzungen des Bundesministeriums für Finanzen um rund 1,44 Milliarden Euro jährlich senken – 1,36 Milliarden Euro davon allein durch die Einführung der obligatorischen E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Deutschland setzt damit schon heute zentrale Bestandteile der ViDA-Initiative der EU-Kommission um, die eigentlich erst ab 2030 gelten sollen. Dahinter steht natürlich auch die Absicht, für eine möglichst frühzeitige Entlastung der deutschen Wirtschaft zu sorgen.

Was Unternehmen jetzt beachten müssen

Die E-Rechnungspflicht sieht vor, dass Rechnungen im inländischen B2B-Bereich über ein strukturiertes, elektronisches Format ausgestellt, übertragen und verarbeitet werden müssen. Für Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, gelten ähnliche Anforderungen bereits seit dem 27. November 2020.

Bis auf wenige Ausnahmen müssen Unternehmen in Deutschland seit Jahresbeginn in der Lage sein, E-Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen – unabhängig davon, ob sie selbst bereits E-Rechnungen versenden. Rechnungen in anderen Formaten dürfen während einer bis 2027 beziehungsweis 2028 geltenden Übergangsfrist zwar noch ausgestellt werden, der bislang gesetzlich gültige Vorrang der Papierrechnung ist jedoch entfallen.

Noch einige offene Fragen

Als normkonform für E-Rechnungen gelten hierzulande die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Rechnungsaussteller und -empfänger können sich auch auf ein anderes E-Rechnungsformat wie EDIFACT (zum Beispiel im EDI-Verfahren) einigen, sofern alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben laut Umsatzsteuergesetz (UstG) korrekt und vollständig aus der Rechnung ausgelesen werden können.

Einer Präzisierung bedarf ebenso die Frage der rechtskonformen Übermittlung: das Gesetz sieht derzeit keinen bestimmten Weg vor, über den eine E‑Rechnung übermittelt werden muss. Der Versand per E-Mail, den nach bitkom Digital Office Index 2024 bis zu 98 Prozent der deutschen Unternehmen bevorzugen, wurde allerdings spätestens durch ein aktuelles Urteil des Schleswig-Holsteinischen Oberlandesgerichts (Az.: 12 U 9/24) aufgrund der hohen Manipulationsrisiken stark in Zweifel gezogen.

Die E-Rechnung als Impulsgeber für den digitalen Wandel

Nicht wenige Unternehmen stellt diese neue Lage vor Herausforderungen. Dabei eröffnet ihnen die E-Rechnungspflicht durchaus erhebliche Vorteile, vor allem, wenn die digitale Rechnungsverarbeitung vollumfänglich in deren IT-Infrastruktur eingebunden wird.

Die Basis dafür bildet eine zentrale Informationsplattform, die letztlich die Grundlage für die gesamte Digitalisierung im Unternehmen darstellt. Ceyoniq Technology bietet mit nscale eine umfassende Lösung, die es nicht nur erlaubt, Rechnungsprozesse vollständig zu digitalisieren und zu automatisieren: nscale fungiert auch als Schaltzentrale für alle datengetriebenen Prozesse, indem sie sämtliche Drittanwendungen über standardisierte oder individuelle Schnittstellen integriert. Dazu zählen beim Rechnungsmanagement zum Beispiel ein ERP-System, eine Finanzbuchhaltungssoftware, aber auch eine Anwendung für elektronische Signaturen.

In Verbindung mit nscale IM, einer leistungsstarken Software zur Rechnungsein-gangsprüfung und -verarbeitung, lassen sich eingehende E-Rechnungen automatisiert erkennen und auslesen, klassifizieren und prozessgesteuert in das ERP-System und die Finanzbuchhaltungssoftware übertragen. Der automatische Abgleich mit den Bestell- und Wareneingangsdaten ermöglicht eine sichere, effiziente Prüfung und Freigabe der Rechnungen und nur bei Abweichungen und Klärungsfällen werden die Mitarbeitenden eingebunden und haben gleichzeitig Zugriff auf alle notwendigen Informationen. Dabei erfüllt nscale IM alle Anforderungen des Wachstumschancengesetzes. Die gesetzeskonforme, verschlüsselte Archivierung erfolgt ebenfalls automatisch.

Grund #1: Rechts- und Betriebssicherheit

Unternehmen, die ihre Digitalisierung und Prozessautomatisierung im Zuge der E-Rechnungspflicht jetzt vorantreiben, profitieren mehrfach: Allem voran bringen sie sich in die Lage, Prozesse aktiv zu gestalten, anstatt nur auf rechtliche Pflichten reagieren zu müssen. So ist die rechtssichere Umsetzung der E-Rechnungspflicht in nscale ebenso erfüllt wie die Digitalisierung des Rechnungsprozesses von Ende zu Ende, einschließlich der entsprechenden Schnittstellen. So kann der nscale eHub, die E-Rechnungsplattform mit einem zertifizierten Partner-Acess-Point die E-Rechnungsdaten – egal in welchen Ausgangsformat – an das weltweit anerkannte PEPPOL-Netzwerk (Pan European Public Procurement OnLine) für den digitalen Rechnungsaustausch übertragen. So wird eine bewährte und anerkannte Lösung für den automatisierten und sicheren Rechnungsversand genutzt, inklusive Konvertierung in internationale Formate, Validierung und Verschlüsselung. So vermeiden die Nutzer die rechtlichen Risiken des E-Mail-Versands oder aufwendige E-Rechnungs-Format-Anpassungen und sind schon heute auf künftige regulatorische Anforderungen, etwa die EU-weiten Meldepflichten ab 2030, vorbereitet.

Grund #2: Effizienzgewinn

Was früher mit viel redundanter, fehlerträchtiger und zeitraubender Arbeit verbunden war, bringt eine Informationsplattform wie nscale in einen geschmeidigen Workflow: Sie entlastet Mitarbeitende von zeitraubenden Routinetätigkeiten, beschleunigt Prozesse, erhöht den Durchsatz in Zeiten des Fachkräftemangels und minimiert Fehler. Durch die medienbruchfreie Integration mit bestehenden IT-Systemen erhalten Unternehmen eine durchgängige Transparenz und Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess. Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist gesichert und die Liquidität durch ein effizientes Rechnungsmanagement für Ein- und Ausgangsrechnungen durch Termintreue und Nachvollziehbarkeit optimiert.

Grund #3: Wettbewerbsfähigkeit

Die gewonnene Zeit und die eingesparten Ressourcen lassen sich direkt in wertschöpfende Prozesse investieren. Eine leistungsfähige und schnittstellenstarke Informationsplattform wie nscale unterstützt nicht nur bei der Erfüllung aktueller rechtlicher Anforderungen – sie ermöglicht die strategische Transformation zu einem digitalen, automatisierten Rechnungswesen und erleichtert die Internationalisierung des Geschäfts. Durch ihre flexible Architektur passt sich nscale zudem dynamisch an sich wandelnde gesetzliche Anforderungen an.

Effiziente Prozesse durch zentrale Plattform

Die Einführung der E-Rechnung kann als Indikator für den Digitalisierungsgrad eines Unternehmens betrachtet werden: Wer frühzeitig auf die neuen Standards setzt, bleibt auch langfristig wettbewerbsfähiger – und profitiert von verschlankten, durchgängig digitalen Prozessen und einem geringeren manuellen Aufwand. Mitarbeitende können im digitalen Workflow »einfach arbeiten«, anstatt sich mit zeitraubenden, manuell auszuführenden und zum Teil fehlerträchtigen Routineaufgaben beschäftigen zu müssen. Ein klarer Wettbewerbsvorteil für all jene, die aus der E-Rechnungspflicht eine Tugend machen und die neue Regulierung als Schrittmacher für ihre möglichst durchgängige Digitalisierung und Prozessautomatisierung nutzen.