Rechnungsprozesse ganzheitlich automatisieren

E-Rechnungspflicht forciert Digitalisierung

E-Rechnungen sind international auf dem Vormarsch. Die Gründe hierfür liegen sowohl auf der regulatorischen beziehungsweise gesetzgeberischen Seite als auch auf der Unternehmensseite. Laut dem VAT Gap Report der Europäischen Kommission von 2023 entgingen den EU-Staaten 2021 rund 60,6 Milliarden Euro an Mehrwertsteuereinnahmen. In Deutschland betrug der geschätzte Verlust knapp 7,5 Milliarden Euro. Daher planen immer mehr Länder dem Beispiel Italiens zu folgen, das ein elektronisches Meldesystem für E-Rechnungen besitzt, auf das Finanzbehörden Zugriff haben.

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland im Unternehmensbereich ist nun die Basis für ein entsprechendes Meldesystem hierzulande gelegt. Aber auch andere EU-Länder wie Belgien, Polen und Frankreich forcieren die E-Rechnung. »Immer mehr Länder in Europa und weltweit führen E-Rechnungspflichten ein. Dieser Trend wird sich nicht mehr umkehren und weiter anhalten«, betont Peter Gatzen, Head of Marketing DACH von Esker.

E-Rechnungen führen zu Einsparungen

Neben der gesetzlichen Verpflichtung sind Unternehmen durchaus freiwillig bereit, E-Rechnungen einzuführen beziehungsweise in vielen Fällen zu nutzen. Schließlich bergen sie ein hohes Automatisierungspotenzial, wenn Rechnungsein- und ausgangsprozesse automatisiert und digital ablaufen können. Ein Beispiel hierfür ist das Shared Services Center des Herstellers von Vakuumtechnologieprodukten Atlas Copco Vacuum Technique in der Tschechischen Republik, das Rechnungen der europäischen und nordamerikanischen Niederlassungen verarbeitet. Ursprünglich papierbasierte Prozesse verlangten eine Menge manueller Arbeit. »Unsere Mitarbeitenden mussten mehrere Anwendungen gleichzeitig bedienen, um eine Rechnung zu verarbeiten. Das war nicht effizient und schrie nach einer Änderung«, sagt Petr Dolezal, Finance Manager bei Atlas Copco. Das Unternehmen wollte auch die Abhängigkeit von der papierintensiven Bearbeitung beenden, die das Ausdrucken und das anschließende Einscannen aller Rechnungen erforderte.

Atlas Copco Vacuum Technique beschleunigt Rechnungseingang deutlich

Jetzt werden die Daten aus den eingehenden Rechnungen vollständig durch eine Lösung von Esker erfasst. Dabei übernimmt die integrierte KI den Großteil der Arbeit und bereitet die Übertragung in das ERP-System vor. Die Nutzung von Papier wurde nahezu eingestellt. »Die Validierung und Freigabe der eingehenden Rechnungen läuft jetzt komplett anders ab. Alles passiert in einer einheitlichen Oberfläche und nicht mehr in verschiedenen Anwendungen«, erklärt Jakub Kral, Junior Key User Finance bei Atlas Copco. »Wir erreichen tolle Resultate, besser als alles, was wir vor der Automatisierung gemacht haben.« Insgesamt verarbeitet die Lösung so über 40.000 Rechnungen monatlich und die Teams können sich auf Analysen und Reportings konzentrieren.

Genau diese Analysen und Reportings stehen hoch im Kurs. Immer mehr Unternehmensverantwortliche legen großen Wert auf eine zahlenaffine Kreditorenbuchhaltung, die auf Zahlen, Daten und Fakten basiert. Kennzahlen, wie etwa Days Payable Outstanding (DPO), die pünktliche Zahlung und die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Monat stehen im Fokus. Anhand dieser Kennzahlen können Führungskräfte entscheiden, welchen Weg sie mit ihrem Team oder mit dem Unternehmen gehen wollen. Voraussetzung für agile und evidenzbasierte Entscheidungen sind aktuelle aufbereitete Kennzahlen, die moderne Software-Lösungen mit individuell anpassbaren Dashboards für die Kreditorenbuchhaltung liefern können.

Funktionen der Esker Cloud-Lösung

Beispielsweise automatisiert die Cloud-Lösung von Esker alle Schritte der Rechnungsverarbeitung – vom Empfang des Originaldokuments bis zur Erstellung der Buchung im ERP-System. Unabhängig davon in welchem Kanal sie eingehen, erfasst die Lösung Rechnungen automatisch. Im Anschluss verknüpft sie die Rechnungsdaten mit den entsprechenden Bestellungen und Wareneingängen. Beschäftigte können so aus einer konsolidierten Ansicht Spezialfälle schnell überprüfen und beheben. Rechnungen, die eine Zahlungsfreigabe erfordern, werden automatisch an die richtige Person oder Gruppe weitergeleitet. Schließlich wird die validierte Rechnung in die Buchhaltung übernommen und so lange wie erforderlich zugänglich gemacht.

Peter Gatzen, Head of Marketing DACH, Esker

Zu den wichtigsten Merkmalen der Lösung zählt die unternehmenseigene KI »Esker Synergy AI«, die sowohl strukturierte als auch halbstrukturierte Rechnungsdaten verwalten und analysieren kann. Die Deep Learning-Technologie von Esker ist beispielsweise in der Lage, sich selbst zu trainieren, um automatisch einen Stapel von Lieferantenrechnungen zu bearbeiten. Dies funktioniert auch, wenn die Rechnungsarten zum ersten Mal in der Kreditorenabteilung eingehen und die Rechnungen mehrere Seiten umfassen. »Mit Hilfe moderner Technologien möchten wir Unternehmen bei Automatisierung von repetitiven, monotonen Tätigkeiten unterstützen und den Menschen wieder in den Mittelpunkt zu stellen«, erläutert Gatzen.

KI-Technologie von Esker

Die patentierte KI-Technologie von Esker nutzt verschiedene Lernalgorithmen, um Datenfelder zu erkennen, Entscheidungen bezüglich der Weiterleitung von Dokumenten zu treffen und die nächsten Verarbeitungsschritte vorzuschlagen. Ziel ist, die Zahl der manuellen Vorgänge so weit wie möglich zu reduzieren. Generell decken die KI-basierten Lösungen von Esker sowohl den Order-to-Cash (O2C)- als auch den Source-to-Pay (S2P)-Zyklus ab und sind darauf ausgelegt, die Anzahl der sich wiederholenden Aufgaben mit einem geringen Mehrwert erheblich zu reduzieren. Gatzen ergänzt, dass »Unternehmen mit den Esker-Lösungen die Automatisierung in ihrem Tempo angehen und die Basis für widerstandsfähige Prozesse und positives Wachstum schaffen können.«

Um das Automatisierungspotenzial ganzheitlich auszuschöpfen, sollten sich Unternehmen nicht nur auf den Rechnungseingangs-, sondern auch auf den Rechnungsausgangsprozess sowie ergänzende Aufgaben konzentrieren. Projektziel des Healthcare-Unternehmens Clario mit der Invoice-to-Cash-Lösungssuite von Esker war beispielsweise, eine verbesserte durchschnittliche Forderungsdauer (DSO) und Prozesseffizienz zu erreichen. Nun erleichtern die KI-gestützten Workflows von Esker die Klärung von Problemen, vereinfachen den Arbeitsalltag des Debitorenteams und ermöglichen es, die Leistung von Mitarbeitenden und Prozessen transparent zu verfolgen. Bei den Prozessen der Rechnungszustellung unterstützen die anpassbaren Funktionen und Einstellungen das unkomplizierte und effiziente Versenden von Rechnungen. Darüber hinaus ermöglicht die Berichterstattung über die Zustellung von E-Mails dem Team von Clario genau festzustellen, wann eine Rechnung geöffnet wird und was dazu beiträgt, Kunden zur pünktlichen Zahlung zu verpflichten.

Durch die Automatisierung des Rechnungsversands in Portale wie Ariba, Tungsten, Taulia, Transcepta, Jaggaer und Kundenportale konnte Clario die manuell aufgewendete Zeit für die Übermittlung von Rechnungen um 80 Prozent reduzieren. So ließ sich bereits im ersten Jahr nach der Implementierung der Lösung für das Debitorenmanagement ein Return on Investment (ROI) verbuchen. Allein im ersten Jahr wurde der Gesamtwert der Rechnungen, die mehr als 30 Tage überfällig waren, um 71 Prozent verringert und die Anzahl der Rechnungen, die mehr als 90 Tage überfällig waren, hat ebenfalls um 81 Prozent abgenommen.

Automatisierung des Rechnungsausgangs

Die Lösung für die Rechnungsstellung Esker Invoice Delivery optimiert den Versand und die Archivierung von Rechnungen entsprechend den Kundenwünschen und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen. Sobald die zuständigen Abteilungen beziehungsweise die Buchhaltung eine Kundenrechnung freigegeben haben, wird sie in der Esker-Lösung zum Versand weiterverarbeitet. Diese extrahiert die Rechnungsdaten automatisch, während die Rechnung in das präferierte Format des Kunden umgewandelt wird. Esker bietet die Möglichkeit, jedes beliebige Eingabeformat (PDF, XML, etc.) zu verarbeiten.

Der Rechnungsversand erfolgt rechtskonform in mehr als 60 Ländern. Rechnungen werden bis zu 11 Jahre lang archiviert und stehen Berechtigten online zur Verfügung. Das Portal bietet Lieferanten und Kunden eine kollaborative Arbeits- und Chatfunktion. Anpassungsfähige Dashboards und Kennzahlen liefern KPIs, die die täglichen Aufgaben erleichtern. Sie ermöglichen auch, Rechnungen erneut an Kunden zu senden.

Die Möglichkeiten zur Digitalisierung sind nicht nur auf Rechnungsprozesse beschränkt. So bietet beispielsweise Esker eine globale Cloud-Plattform zur Automatisierung von Backoffice-Prozessen. Sie unterstützt Finanz-, Einkaufs- und Kundendienstabteilungen bei der digitalen Transformation in den Bereichen Order-to-Cash (O2C) und Source-to-Pay (S2P).