Überblick zu elektronischem Rechnungsmanagement

Von vielen Seiten steigt der Druck, sich mit dem Thema elektronisches Rechnungsmanagement zu befassen. Selbst kleine und mittlere Unternehmen wie die Digitalagentur denkwerk werden durch ihre Lieferanten dazu angehalten, elektronisches Rechnungsmanagement oder E-Invoicing zur Verfügung zu stellen. Häufig fordern auch Buchhalter und kaufmännische Fachkräfte, die heutzutage nicht allzu umfangreich am Arbeitsmarkt zur Verfügung stehen, moderne Softwareunterstützung, um den Joballtag zu bewältigen. »Auf die Frage, warum ein Unternehmer sich entschloss E-Invoicing umzusetzen, erwiderte er mir vor kurzem, dass eine sehr zuverlässige Buchhalterin mit der Kündigung drohte, sollte er nicht bald ein zeitgemäßes E-Invoicing-Tool  installieren«, berichtet Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office. Zudem sind ab 2020 alle öffentlichen Verwaltungen innerhalb der EU verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen.

Dass das Thema auch für kleine und mittelständische Unternehmen durchaus machbar ist, zeigen zahlreiche Beispiele wie drei Projekte von id-netsolutions und die Umsetzung bei Denkwerk. Einfacher geworden ist das Thema durch weniger regulatorischer Vorschriften, die sich schon 2011 vereinfachten. Bis zu diesem Zeitpunkt waren die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder aber das EDI-Verfahren für elektronische Rechnungen zwingend vorgeschrieben. Generell ist unter einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung ) eine Rechnung zu verstehen, deren Erstellung, Übermittlung und Empfang auf elektronischem Weg erfolgt. Sowohl für das Format, in dem die Rechnung erstellt wird, als auch für den Weg, auf dem sie übermittelt wird, gilt Technologieneutralität und Wahlfreiheit. Trotzdem sind einige Vorschriften zu beachten, damit der Rechnungsprozess revisionssicher ist und die Rechnung vorsteuerabzugsfähig bleibt.

Revisionssichere  E-Rechnungslösungen

Neben den allgemeinen Vorschriften für Rechnungen, die sich aus HGB, AO und UStG ergeben, sind besonders die GoBD – nämlich die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – für automatisierte Rechnungsprozesse relevant. Von manchen Herstellern angebotene »revisionssichere« Software alleine genügt nicht wie Christian Brestrich, Senior Berater bei B&L Management Consulting, betont: »Revisionssicherheit ist ein Zusammenspiel aus Organisation und Technik. Je mehr Grundlagen eine entsprechende Software schafft, desto weniger müssen Sie sich mit der Organisation beschäftigen.« Immer erforderlich sei allerdings eine Verfahrensdokumentation für den Rechnungsprozess. Diese beschreibt den Gesamtprozess technisch und fachlich und dokumentiert auch das Risikomanagement für den Ablauf.

Neben den vereinfachten Vorschriften profitieren Unternehmen heutzutage von einem größeren Lösungsangebot, das zahlreiche ECM-Hersteller aber auch ERP- und CRM-Anbieter offerieren. Projekt- und Servicelösungen stehen hier ebenso zur Verfügung wie Out-of-the-box-Produkte beispielsweise von ELO Digital Office und Kyocera Document Solutions sowie standardbasierte Anwendungen wie ZUGFeRD-Lösungen, die Denkwerk realisiert hat. Aufgrund des gewachsenen Angebots und günstigerer Basistechnologie wie OCR- und Capture-Software entwickeln sich die Preise für die Anwender tendenziell nach unten.

Vor den ersten Gesprächen mit möglichen Anbietern sollten die Verantwortlichen laut Brestrich darauf achten, dass ein klares Projektziel besteht und einige Grundsatzentscheidungen getroffen wurden. »Eine dieser Entscheidungen ist die Einbeziehung von Dienstleistern oder die Anschaffung einer Inhouse-Lösung. Außerdem müssen die eigenen Anforderungen und Rahmenbedingungen wie die Anzahl der relevanten Rechnungen oder die vorhandene Lieferantenstruktur bekannt sein«, so Brestrich.

Vorteile und Nutzen von E-Rechnungen

Laut dem Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Billentis ermöglichen Verarbeitungsprozesse mit der E-Rechnung im Vergleich zu papierbasierten Verfahren Kostensenkungen von 50 bis 80 Prozent. Je höher der Automatisierungsgrad der Lösung, desto kürzer sind die Bearbeitungsprozesse. Einsparungen treten auch bei den Portokosten, der Einhaltung von Skontofristen und Material- sowie Lagerkosten auf. Beteiligte können schnell und ortsunabhängig auf ganze Rechnungen und einzelne Rechnungsdaten zugreifen und Analysefunktionen nutzen. Außerdem sinkt die Fehlerrate in der Bearbeitung. 

Die hier angesprochenen Aspekte sind in den im Kasten unter weiterführende Links erwähnten Artikeln ausführlich dargestellt.