14.02.2018 (as)
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Interview mit Klaus Schulz, PFU, zu Scan-Trends

Die passende Software ist laut Klaus Schulz, Manager Produkt Marketing von Fujitsu-Tochter PFU (EMEA) Limited ein wichtiges Scan-Thema. Im Interview mit ECMguide.de berichtet er über einen Trend zu mehr Software-Funktionalitäten, um bei der Dokumentenerfassung die Komplexität zu reduzieren und die Prozesseffizienz zu steigern. Außerdem wachse die Bedeutung von Cloud und der damit verbundenen besseren Verfügbarkeit und Sicherheit von Daten.

Am Anfang eines elektronischen Geschäftsprozesses steht meist ein Scanner, um papierbasierte Informationen zu digitalisieren. Da Digitalisierung in aller Munde ist, müssten Sie als Anbieter von verschiedenen Scanner-Typen doch gerade eine enorme Nachfrage erfahren, oder?

Klaus Schulz verantwortet als Manager Produkt Marketing bei PFU den Bereich Scanner (Bild: PFU)Klaus Schulz verantwortet als Manager Produkt Marketing bei PFU den Bereich Scanner (Bild: PFU)Schulz: So ist es, denn vom papierlosen Büro sind wir noch weit entfernt. Der Bedarf an Dokumentenscannern ist konstant hoch. Verstärkt wird das zusätzlich durch gesetzliche Vorgaben wie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mit ihren Anforderungen an die Datensicherheit. Unabhängig davon müssen Firmen digitale Prozesse vorantreiben um ihre Effizienz zu erhöhen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

In welchem Ihrer Scanner-Bereiche verzeichnen Sie aktuell die stärkste Nachfrage und worauf führen Sie das zurück?

Schulz: Die stärkste Nachfrage ist nach wie vor im Bereich bis 60 ppm.

Welche Anforderungen stellen Business-Anwender an Scan-Geräte?

Schulz: Entscheider im Unternehmen wollen nicht plötzlich einfach so einen Dokumentenscanner kaufen. Sie stehen zum Beispiel vor der Herausforderung, wie sie ihre Papierdokumente in Geschäftsprozesse integrieren, Compliance ist ein großes Thema, genauso wie ein effizienteres Dokumentenmanagement. Die Hardware muss stimmen, das steht außer Frage, aber Anwender brauchen maßgeschneiderte Lösungen, die sich den Bedürfnissen bezüglich Branche und Geschäftstyp anpassen. Wir sind mit über 30.000 Resellern und 2.000 ISVs in EMEA vertreten. Da steckt sehr viel Beratungskompetenz dahinter.

Gibt es aus Ihrer Sicht wichtige Punkte, die Anwender häufig außer Acht lassen, wenn sie eine Kaufentscheidung treffen?

Schulz: Der beste Scanner kann sein Potential nicht entfalten, wenn der Scan-Vorgang nicht nahtlos in elektronische Prozesse integriert wird. Anwender brauchen die richtigen Software-Tools, um zum Beispiel. durchsuchbare PDFs zu erzeugen oder um Dateien zu generieren, die direkt in Office-Anwendungen verwendet werden können.

Bei den unterschiedlichen Scannertypen – Arbeitsplatzscanner, Multifunktionsgeräte, Produktionsscanner oder gar Scanstraßen – fällt Anwendern die Auswahl der richtigen Hardware nicht leicht. Nach welchen Kriterien sollen Anwender hier am besten vorgehen?

Schulz: All diese Gerätekategorien haben ihre Existenzberechtigung. Auch ein gelegentlicher Scan mit dem Handy ist legitim. MFP-Lösungen sind oft Türöffner und Wegbereiter für professionelle Lösungen in der Dokumentenverarbeitung. Grundsätzlich sollten Anwender professionelle Dokumentenscanner dann einsetzen, wenn viele wiederkehrende oder komplexe Scan-Aufgaben anfallen und wenn eine möglichst effiziente Einbindung in digitale Workflows sichergestellt werden muss.

Wo sehen Sie eindeutige Limits von verschiedenen Scan-Typen, beispielsweise Multifunktionsgeräten, Arbeitsplatz- und Abteilungsscannern?

Schulz: MFPs stoßen schnell an ihre Grenzen, wenn größere Volumen im Spiel sind. Beim Einsatz als Abteilungsgerät kann auch die Verfügbarkeit zum Problem werden. Arbeitsplatzscanner reduzieren die Hemmschwelle zur Digitalisierung durch die unmittelbare Nähe zum Anwender erheblich. Abteilungsscanner sind die richtige Wahl, wenn Geschwindigkeit und Qualität eine große Rolle spielen. Bei Vorlageneinzügen von bis zu 100 Blatt und zahlreichen intelligenten Funktionen werden Anwender-Eingriffe auch bei größeren Volumen auf ein Minimum reduziert.

Was ist generell zu beachten, damit die Hardware mit entsprechender Software zum Erkennen und Klassifizieren sowie digitalisierten Workflows harmoniert?

Schulz: Auf Nummer sicher geht der Anwender, wenn Hardware und Software aus einer Hand kommen. Die Software muss intuitiv sein und eine weitgehend automatisierte Datenextraktion bieten. Das sind die Faktoren, die wirklich dazu beitragen, dass Papier-basierte Informationen in wertvolle Unternehmensdaten umgewandelt werden.

Wie schätzen Sie die weitere Entwicklung im Scan-Bereich ein?

Schulz: Wir sehen einen Trend zu mehr Software-Funktionalitäten, um bei der Dokumentenerfassung die Komplexität zu reduzieren und die Prozesseffizienz zu steigern. Zusätzlich wird die Cloud und die damit verbundene bessere Verfügbarkeit und Sicherheit von Daten immer wichtiger. Mit der neuen ScanSnap Cloud scannen Anwender der ScanSnap-Scanner der iX-Reihe schon jetzt ohne PC direkt in ausgewählte Cloud-Services. Hierbei werden Dokumente automatisch mit OCR erkannt und benannt.