Fazit nach vier Monaten E-Rechnungspflicht

Sonstige Rechnungsformate weiter dominant

Umwälzende Entwicklungen Fehlanzeige – seit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich zu Beginn des Jahres hat sich der Umgang mit Rechnungen noch nicht großartig verändert. Claudia Felten, Key-Account-Managerin bei TROPPER DATA SERVICE, berichtet: »Wie nicht anders zu erwarten, hat sich seit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht bei der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen nur wenig getan. Die meisten Kunden erhalten ihre Eingangsrechnungen noch immer in sogenannten sonstigen Formaten, also auf Papier oder per E-Mail als einfache PDF-Datei.«

Claudia Felten, Key-Account-Managerin bei TROPPER DATA SERVICE (Bild: Tropper Data Services)

Dies verwundert nicht, denn bis Ende 2026 gilt eine Übergangsregelung, die es Unternehmen erlaubt, Papier- oder PDF-Rechnungen zu stellen. Während eine Papierrechnung immer verwendet werden kann, muss der Empfänger im Falle von PDF-Rechnungen explizit zustimmen.

Nutzung der Übergangsfristen

Laut Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst, geschieht dies in der Praxis meist nicht: »Vielmehr nutzen Lieferanten die Übergangsfristen aus und versenden ihre Rechnungen automatisch weiter in sogenannten »sonstigen Formaten«. Ihre Kunden, vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, werden dies auch akzeptieren, da sie diese Rechnungen wie gewohnt verarbeiten können. Rechnungen auf Papier oder als PDF-Datei werden uns also noch lange begleiten und der Anteil der E-Rechnungen gering bleiben.«  Doch am 1. Januar 2028 laufen sämtliche Übergangsfristen aus. Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen dann E-Rechnungen ausstellen, unabhängig von Umsatz oder Einverständnis des Empfängers. Bis dahin ist jedenfalls viel Aufklärungsarbeit zu leisten.

So beobachtet auch der DMS-Hersteller ecoDMS, dass viele Unternehmen noch Orientierung suchen, was die neue E-Rechnungspflicht konkret bedeutet, wie Benedikt Weber, CEO von ecoDMS darlegt: »Häufig ist noch nicht klar, dass eine einfache PDF-Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht entspricht. Es zeigt sich, dass der Bedarf an praxisnahen Informationen und konkreter Unterstützung weiterhin groß ist – gerade auch mit Blick auf die nächsten Umsetzungsschritte bis Ende 2027.«

Umfrage zur Verbreitung von E-Rechnungen

Um konkrete Zahlen für die Verbreitung von E-Rechnungen zu erhalten, führte der Softwarehersteller xSuite im Februar eine Umfrage unter Kunden, Interessenten und Partnern durch. Auch sie zeigt einen nur moderaten Zuwachs beim Empfang von E-Rechnungen seit Jahresbeginn: 78 Prozent der Teilnehmenden gaben an, dass bis zu 10 Prozent der eingehenden Rechnungen maschinenlesbar sind. 16 Prozent der Befragten verzeichnen einen Anteil zwischen 11 Prozent und 50 Prozent, während lediglich 7 Prozent mehr als die Hälfte ihrer Rechnungen in einem E-Rechnungsformat erhalten.

Diejenigen, die bereits E-Rechnungen erhalten, haben mitunter Probleme damit. Grundsätzlich liegt eine E-Rechnung dann vor, wenn sie die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt. Diese definiert ein strukturiertes Format, das zum Beispiel auf XML basiert. Die in Deutschland verbreiteten Formate XRechnung und ZUGFeRD entsprechen ab Version 2.0.1 der Norm EN 16931und beruhen ganz oder teilweise auf XML.

Fehlerursachen beim E-Rechnungsverkehr

Laut Echt zeigt die Praxiserfahrung bislang, dass die XML-Datensätze falsch sein können: »So integrieren Lieferanten bisweilen Bestellnummern in Artikelbeschreibungen, um nur ein Beispiel zu nennen. Dies ist keine böse Absicht, sondern liegt daran, dass die Lösungen zur Erstellung von XRechnungen teilweise fehlerbehaftet sind oder von Menschen nicht korrekt bedient werden.« Aus diesem Grund können XRechnungen empfängerseitig visualisiert werden, um sie auf ihre Richtigkeit überprüfen zu können.

Liegt die Fehlerquelle bei den eingesetzten Softwareprodukten, welche keine konformen E-Rechnungen erzeugen, lässt sich aber auch mit sogenannten Validatoren sicherstellen, dass E-Rechnungen den Vorschriften entsprechen. Teilweise sind sie in DMS- und ECM-Lösungen integriert. Um E-Rechnungen menschenlesbar zu machen, gibt es auch kostenlose Online-Viewer im Internet. Jedoch sind sie mit einem gewissen Risiko verbunden, dass sensible Rechnungsinhalte wie Preisangaben von Lieferanten sichtbar werden.

Zahlreiche Fehlinformationen kursieren

Grundsätzlich fällt dem Berater bei E-Rechnungsprojekten und Geschäftsführer vom Beratungshaus B&L Management Consulting Christian Brestrich auf, »dass enorm viele Falschinformationen im Umlauf sind. Massenhaft wird von den unterschiedlichsten Stellen damit geworben, dass man seit Januar E-Rechnungen austauschen muss. Damit wird die Angst – gerade bei KMU – massiv geschürt.« Das wiederum führe dazu, dass bei seinen Kunden viele »E-Rechnungen« ankommen, die den Namen nicht verdient hätten. »Teilweise wurden die XML-Dateien aus PDF-Programmen exportiert, dann fehlen zahlreiche Pflichtfelder, wieder andere werden in veralteten Formaten wie ZUGFeRD 1.0 gesendet. Anstatt die seit 01.01.2025 geforderte Empfangsbereitschaft für eingehende E-Rechnungen herzustellen und sich dann in aller Ruhe mit dem Thema elektronische Ausgangsrechnungen zu beschäftigen, führt der blinde Aktionismus vieler Unternehmen zu einer deutlich erhöhten Fehlerquote«, beschreibt Brestrich.

Viele Probleme begründen sich in rechtlichen und technischen Wissenslücken in den Unternehmen. Häufig kennen Finanzabteilungen zwar die generellen Vorgaben, können diese aber verständlicherweise nicht an die technischen Abteilungen zur Umsetzung weitergeben. So entstehen halbfertige Lösungen, die oft nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Die Problematik sieht auch Weber: »Die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung sind im Wesentlichen klar gefasst, insbesondere was Formate, Fristen und Gültigkeit betrifft. Was wir in der Praxis beobachten, ist eher ein Umsetzungsproblem: Viele Unternehmen tun sich schwer, die Anforderungen in ihre bestehenden Abläufe zu überführen. Oft fehlt es an verständlich aufbereiteten Informationen, insbesondere für kleinere Betriebe.«

Noch Lücken bei ERP- und Fakturierungssystemen

Allerdings sind auch die Anbieter von ERP-, Buchhaltungs- und Fakturierungssystemen stärker in der Pflicht. Wie bereits beschrieben, sind nicht alle hinsichtlich des Versands von E-Rechnungen gut aufgestellt. »Wenn den Unternehmen nicht die Chance gegeben wird, sämtliche für eine E-Rechnung gesetzlich und technisch notwendigen Felder in der Software anzugeben, dann kann natürlich auch keine saubere Rechnung versendet werden«, so Brestrich.

Benedikt Weber, CEO von ecoDMS (Bild: ecoDMS)

Daher müssen Unternehmen zunächst prüfen, ob ihre Systeme technisch in der Lage sind, E-Rechnungen in den geforderten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten. »Gerade für kleinere Unternehmen, die spezielle ERP-Lösungen ohne integrierte E-Rechnungsfunktion nutzen, kann das eine echte Hürde sein«, weiß auch Dr. Michael Berger, CEO von DocuWare. Außerdem sei es notwendig, die internen Prozesse entsprechend anzupassen und die Mitarbeitenden umfassend zu schulen. Berger betrachtet die Einführung der E-Rechnung als einen Prozess, dessen Vorteile sich erst nach und nach vollständig zeigen.

B2G-Entwicklung macht Hoffnung

Dass die Vorteile bei einer Umstellung erst verzögert eintreten können, beschreibt Dina Haack, Senior Lead Marketing bei xSuite, anhand der B2G-Entwicklung: »Wir sehen es an der Öffentlichen Verwaltung, die schon seit über fünf Jahren die Pflicht zur E-Rechnungs-Annahme hat: Mit der Pflicht konnten sie nicht anders, als die bestehenden Prozesse zu überdenken und zu digitalisieren. Das hat natürlich Verbesserungen gebracht. Wir gehen davon aus, dass das auch in der Wirtschaft so sein wird. Erstmal ist es Arbeit, mittel- und langfristig ermöglicht es einen Automatisierungsschub mit allen damit verbundenen Vorteilen.«

Von Anfangsproblemen sollten sich Unternehmen jedenfalls nicht abschrecken lassen. Generell bieten E-Rechnungen, die alle Vorgaben erfüllen und die elektronisch verarbeitet werden können, insbesondere dem Rechnungsempfänger einige Vorteile. So gibt es bei vielen Unternehmen positive Effekte, die schon länger E-Rechnungen eingeführt und eine elektronische Rechnungsverarbeitung realisiert haben.

Vorteile der E-Rechnungen nicht unterschätzen

Worin die Vorteile bestehen, schildert Berger: »Rechnungen lassen sich schneller empfangen, weiterleiten und verbuchen. Dadurch werden Bearbeitungszeiten kürzer und Unternehmen können offene Forderungen und Zahlungen effizienter steuern. Die Fehleranfälligkeit nimmt ab, da die Daten automatisch und ohne manuelle Zwischenschritte verarbeitet werden.« Darüber hinaus helfe die E-Rechnung dabei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und künftige Meldepflichten leichter einzuhalten. Als Folge sind Unternehmen besser auf Prüfungen und Audits vorbereitet und schaffen eine verlässliche Grundlage für nachgelagerte Digitalisierungsmaßnahmen wie e-Procurement oder e-Reporting.

Weber empfiehlt daher, die Einführung der E-Rechnung nicht länger hinauszuzögern: »Unternehmen, die bereits jetzt damit beginnen, diese Umstellung strategisch anzugehen, können den Aufwand zeitlich verteilen, vor allem aber frühzeitig von effizienteren Abläufen profitieren.« Außerdem können sie neue Technologien sowie innovative Modelle nutzen. Sie profitieren von höherer Effizienz, verbesserter Steuerkonformität und einer stärkeren Wettbewerbsfähigkeit auf dem globalen Markt.