CTO stellt kostenlose Edition des DMS Clarc Enterprise vor

CTO Balzuweit hat mit der »CLARC ENTERPRISE Community Edition« ein Dokumentenmanagementsystem mit breitem Funktionsspektrum bei Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten und Informationen kostenlos zum Download bereitgestellt. Interessenten sollten sich bei dem Stuttgarter DMS-Anbieter zunächst registrieren und eine Community-Lizenz erstellen lassen. Sie haben dann Zugriff auf die Online-Dokumentation und das Community-Forum. Außerdem stehen ihnen für den Einstieg Hinweise für die Installationsvorbereitungen und die Installationsreihenfolge sowie ein Tutorial zur Verfügung. Support per E-Mail oder Telefon ist jedoch Nutzer der kostenpflichtigen Software-Versionen vorbehalten.

Mit der Community Edition richtet sich der Entwickler »an Anwender mit fortgeschrittenen IT-Strukturen, die einen erhöhten Bedarf in Sachen Digitalisierung und professionellem Dokumentenmanagement haben und von den Vorteilen der umfangreichen Plattform profitieren möchten.« Mit ihr können maximal fünf User im Jahr bis zu 6.000 Dokumente verarbeiten und verwalten. Die sind dafür in ihrem Handeln deutlich weniger eingeschränkt, als man das vielfach von Test- oder Demoversionen kennt.

Funktionsumfang der Community Edition

Die Community Edition umfasst insgesamt zehn Module der »CLARC-Software«. Damit ist die Erfassung von Papier- und Office-Dokumenten, sowie die automatische Verarbeitung und Archivierung von Druckausgaben, Dateisystemen und E-Mail-Postfächern möglich. Beispielsweise lässt sich ein eigenes Archiv erzeugen, in dem der komplette Posteingang geordnet, automatisiert und gesetzeskonform verwaltet wird.  Der intergierte Web-Client »CLARC SEARCH Center« reduziert die erforderliche Speicherkapazität und sorgt dafür, dass sich die abgelegten Informationen auch wieder auffinden lassen.

Mit dem Modul »CLARC XTRACT« lassen sich laut Anbieter auch komplexe Datenanalysen- und Extraktionen einfach umsetzen und über »CLARC AUTOMATION« individuelle Input-Szenarien abbilden. Die vielfältigen Konvertierungs- und Übergabemöglichkeiten an externe Systeme können Nutzer über offene Schnittstellen und Scripting beliebig erweitern.

Was die Community Edition nicht kann

Damit bietet die kostenlose Version einen guten und recht umfassenden Einstieg ins Dokumentenmanagement. Natürlich sind in den Lizenzbedingungen aber dennoch einige Möglichkeiten der kostenpflichtigen Variante ausgeschlossen. Dazu gehören die Nutzung von Funktionen von EASY Software und SAP sowie die Nutzung von »Abbyy Fine Reader«.

Auch müssen Anwender beim Scannen mit TWAIN-Funktionen auskommen und auf Unterstützung von ISIS verzichten. Außerdem steht in der Community Edition nur ein Content Repository zur Verfügung und werden weder Cluster- noch Proxy-Optionen unterstützt.

Systemvoraussetzungen

Als Systemvoraussetzungen nennt der Hersteller auf dem Server mindestens Windows Server 2012 R2, Microsoft.NET-Framework 4.72 und Microsoft Visual C++ 2005. Die CPU sollte mindestens zwei, bei OCR-Nutzung mindestens vier Kerne aufweisen. Außerdem sind 8 GByte Arbeitsspeicher und 60 GByte freier Festplattenplatz erforderlich. Damit ist das System durchaus nicht anspruchsvoll.

Clients benötigen Windows 8.1 oder Windows 10, 4 GByte Arbeitsspeicher sowie 20 GByte freien Festplattenplatz und sollten an einen Monitor mit einer Auflösung von mindestens 1280 x 1024 dpi angeschlossen sein. Der für das Scanning genutzte Rechner benötigt bei sonst gleichen Anforderungen mindestens 40 GByte freien Speicherplatz auf der Festplatte.