»Intrexx Business Adapter für dg hyparchive« verknüpft Archive

Vor etwas mehr als einem viertel Jahr kündigten die beiden Unternehmenssoftware-Spezialisten United Planet und dataglobal eine strategische Partnerschaft an. Nun gibt es Ergebnisse: Herausgekommen ist ein »Intrexx Business Adapter« für das Dataglobal-Archivierungssystem »dg hyparchive«, das Archivdaten nun in flexible Workflows überführen soll. Die gesetzeskonforme Archivierung von Firmendokumenten soll damit komfortabler werden. Die Einbindung archivierter Dokumente in Workflows verspricht darüber hinaus Effizienzsteigerungen, so die beiden Unternehmen in einer gemeinsamen Erklärung.

dg hyparchive ist eine der weitverbreitetsten Lösungen für Unified-Archiving. Aus unterschiedlichen Quellen wie Mail-, File-, ERP- oder CRM-Systemen werden Daten und Dokumente in jeglicher Form im Archiv abgelegt und miteinander in Beziehung gesetzt. Das Archiv ist damit zentraler Datenspeicher, sichert die Konsistenz der Daten und steuert ihren Lebenszyklus.

»Intrexx Business Adapter für dg hyparchive« kann Unternehmens-Workflows deutlich verbessern

Durch den »Intrexx Business Adapter für dg hyparchive« können diese Daten jetzt auch in den Intrexx-Portalen von United Planet – und damit in Workflows und an die Anforderungen des Unternehmens angepassten Anwendungen – genutzt werden. Mit der Prozess-Engine von Intrexx lassen sich Dokumente flexibel durch das Unternehmen steuern sowie ansprechend und intuitiv im Browser präsentieren.

Gleichzeitig können neue Daten, die in der Portalanwendung entstehen, automatisch in die langzeittauglichen Formate PDF/A oder TIFF gewandelt, dem Original zugeordnet und direkt ins Archiv abgelegt werden. Dieses steuert regelbasiert die Lösch- und Aufbewahrungsfristen und gewährleistet somit die Rechtssicherheit.

Anwendungsfall einer automatisierten Rechnungsprüfung denkbar

Die umfassenden Datenintegrationsfähigkeiten von Intrexx sollen die Einsatzmöglichkeiten von dg hyparchive um ein Vielfaches erweitern. So ist laut Katrin Beuthner, Geschäftsführerin bei United Planet, der Anwendungsfall einer automatisierten Rechnungsprüfung denkbar: »Der entsprechende Workflow lässt sich mit Intrexx leicht erstellen, die Rechnung selbst liegt in dg hyparchive, und die abschließende Verbuchung kann über SAP laufen – auch hierzu bietet Intrexx entsprechende Schnittstellen.«

Durch die Vorschaltung einer OCR-Software lasse sich der Ablauf noch weiter automatisieren. Durch die schnellere Rechnungsprüfung könnten Unternehmen mehr Skonto ziehen und hätten durch die rechtssichere Archivierung der Rechnungen auch keine Strafen zu befürchten – ein schneller ROI steht also in Aussicht.

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