Optimal Systems legt ECM-Software »enaio 10.0« vor

Optimal Systems hat mit »enaio 10.0« die aktuelle Version seiner Software für Enterprise Content Management (ECM) freigegeben. Mit den enthaltenen Neuerungen will der Berliner ECM-Spezialist seine Kunden einerseits bei der anstehenden Migration auf »S/4 HANA« unterstützen, trägt aber andererseits auch der pandemiebedingten Verlagerung vieler Arbeitsplätze ins Homeoffice und der damit stark gestiegenen Nutzung von Microsoft 365 Rechnung. Die Integration des SaaS-Angebots von Microsoft in Enaio 10.0 hilft auch bei der Cloud-Nutzung Transparenz und geregelte Prozesse aufrecht zu erhalten. International tätige Kunden dürften die neu hinzugekommene Unicode-Unterstützung schätzen – gerade, wenn sie in Osteuropa, Asien oder generell Ländern mit abweichenden Zeichensätzen tätig sind.

Integration von Microsoft 365

Die Anzahl der Beschäftigten im Homeoffice ist zu Beginn der Maßnahmen gegen die Pandemie sprunghaft angestiegen. In der Folge diskutierten Arbeitgebervertreter, Arbeitnehmervertreter und Politik immer wieder über Recht auf Homeoffice und sogar Pflicht zum Homeoffice. Wie genau sich diese Überlegungen langfristig auswirken, ist noch offen. Klar ist aber schon jetzt, dass der Anteil der zumindest gelegentlich von zuhause Arbeitenden nach der Pandemie deutlich höher sein wird als zuvor.

Erste Zahlen 2020 belegten eine Verdopplung von 18 auf 39 Prozent der Büroarbeiter. Viele Unternehmen versuchen die entstehenden Anforderungen an Kollaboration und Dokumentenverwaltung mit Microsoft 365 zu bewältigen. Allerdings reichen die Bordmittel von Microsoft nicht aus, um alle Anforderungen von Firmen in Bezug auf Archivierung und ECM zu erfüllen. Nachdem zunächst Lösungen im Blickfeld der Anwender standen, die rechtskonforme Archivierung für E-Mails ermöglichen, rücken nun immer mehr ECM-Tools in den Vordergrund, die Revisionssicherheit und Transparenz auch bei klassischen Dokumenten bieten.

Zu diesen Tools gehört nun auch Enaio. Mit Version 10.0 sind die klassischen Office-Anwendungen von Microsoft 365 vollständig in das ECM integriert. Dadurch ist zum Beispiel die zeitgleiche Kollaboration mehrerer Nutzer bei der Bearbeitung von Dokumenten möglich – »inklusive Voransicht des in der Online-Anwendung erzeugten Dokuments und Konvertierung älterer Dateien«, erläutert Sven Hoffmann, Leiter Produktmanagement bei Optimal Systems. Die Dokumente liegen nur während des Bearbeitungszeitraums in der Cloud. Sobald der letzte Bearbeiter das Dokument geschlossen hat, werden sie wieder im ECM abgelegt. »Alle Änderungen am Dokument sind damit dokumentiert – das sorgt auch bei Cloud-Anwendungen für die nötige Transparenz und geregelte Prozesse«, fasst Hoffmann zusammen. Die Integration von Microsoft Teams ist bereits in Vorbereitung.

Zertifizierte Schnittstelle zu SAP ILM

Mit Version 10.0 kommt bei Enaio zu den bisherigen SAP-Zertifizierungen die für die SAP-ILM-Schnittstelle hinzu. Mit ihr bescheinigt SAP die Integrationsfähigkeit in »SAP NetWeaver 7.5«. Aus Sicht der Anwender sind damit zumindest für das ECM-System die Weichen für die bevorstehende Migration auf S/4 Hana gestellt. Optimal Systems setzt dabei wie andere Anbieter auch auf SAP ArchiveLink. Darüber werden Daten in ein Archiv ausgelagert und können in Enaio entsprechend der in SAP festgelegten Regeln verwaltet werden.

Gemeinsam mit SAP ILM bietet Enaio auch eine Löschsperre, die versehentliche Vernichtung von Daten verhindert – auch für Daten, deren eigentlich vorgesehene Löschung aufgrund juristischer Verfahren ausgesetzt wurde (»Legal hold«). Dazu sind die in SAP angelegten Fristen mit Enaio verlängerbar.

In Bezug auf das von der DSGVO gebotene Lebenszyklus-Management von Unternehmensdaten versichert Hagen Mrowetz, SAP-Experte bei Optimal Systems: »Die in SAP ILM vorgegebenen Regeln für Aufbewahrung und Löschung behalten ihre volle Gültigkeit. In Enaio archivierte Informationen werden gemäß der hinterlegten Löschfristen vollständig aus allen Systemen bereinigt.« Das entlaste die Datenbanken und reduziere rechtliche Risiken durch die DSGVO.

Unterstützung für Unicode

Eine weitere wichtige Neuerung in Enaio 10.0 ist Unterstützung von Unicode. »Unicode ist ein wichtiger Bestandteil einer modernen Softwarelösung und ist vor allem an unsere Kunden gerichtet, die international tätig sind«, erklärt Hoffmann dazu

Unicode ermöglicht es, zusätzlich zu den Buchstaben des lateinischen Alphabets auch Sonderzeichen wie das ø im Dänischen, andere Alphabete, etwa das Kyrillische, Koreanische oder Griechische, und chinesische Schriftzeichen oder sogenannte diakritischen Zeichen – also zu Buchstaben gehörende kleine Zeichen wie Punkte, Striche, Häkchen, Bögen oder Kreise, die eine andere Aussprache oder Betonung anzeigen (etwa č im Tschechischen), korrekt zu erfassen.

Das ist unter anderem wichtig, weil sonst bei Namen von Personen, Produkten, Marken oder auch bei Adressen Fehler entstehen können.  Mit der Unterstützung von Unicode ermöglicht es Optimal Systems mit seiner ECM-Lösung Indexdaten in allen Sprachen zu verwalten und Unicode-Projekte mit fremdsprachigen Zeichensätzen umzusetzen.