27.08.2019 (pma)
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XRechnung verlangt mehr als nur die technische Umsetzung

  • Inhalt dieses Artikels
  • Bei XRechnung ist es schon »fünf vor zwölf«.
  • Derzeit dominiert Suche nach technischen Lösungen 
  • Lohnt sich XRechnung für kleine Lieferanten?
  • Empfehlungen für öffentliche Auftraggeber


Traffiqx warnt vor allzu großer Sorglosigkeit bei der Einführung von XRechnung Traffiqx, ein Netzwerk zum elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch, warnt davor, die Einführung von XRechnung nur als technische Aufgabe zu sehen.Viele öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind technisch und organisatorisch noch nicht für Empfang und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im Format XRechnung bereit, so das Ergebnis einer Erhebung durch Bonpago. Der Untersuchung des Beratungsunternehmens für Financial Supply Chain Management (FSCM) zufolge haben Lieferanten und Rechnungsempfänger lediglich in Schleswig-Holstein und Bremen Planungssicherheit. In allen 14 anderen Bundesländern läuft immer noch die Findungs- und Umsetzungsphase. Darauf hat jetzt TRAFFIQX, eine Marke der b4value.net hingewiesen. Es handelt sich dabei um ein Netzwerk zum elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch. Ihm gehören neben b4value.net unter anderem Unternehmen wie Asterion, BeCloud, Bundesdruckerei, DATEV, Neopost, Ricoh und SGH an.

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Bei XRechnung ist es schon »fünf vor zwölf«.

Inzwischen sei es in Bezug auf die XRechnung jedoch schon »fünf vor zwölf«. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die öffentliche Auftraggeber in der gesamten EU auf ein elektronisches Rechnungsverfahren und die Abschaffung von Papierprozessen verpflichtet, wurde bereits am 16. April 2014 erlassen. Darauf basiert in Deutschland das E-Rechnungsgesetz vom April 2017. Mit dessen Umsetzung wurde im November 2018 begonnen. Die Fristen für die Einführung enden jedoch schon im November 2019 beziehungsweise im April 2020.

Über die Schwierigkeiten, die sich daraus ergeben, dass die einzelnen EU-Länder und sogar die deutschen Bundesländer keinen einheitlichen Weg beschreiten, hatte ECMguide.de bereits im Frühjahr 2019 ausführlich berichtet. So kann die Umsetzung insbesondere für Unternehmen aufwändig und teuer werden, die in mehreren Regionen tätig sind und dadurch dort auch als Rechnungssteller auftreten.

Derzeit dominiert Suche nach technischen Lösungen 

Einerseits verlassen sich die Verantwortlichen häufig auf Zusagen ihrer IT oder des HKR-/ERP-Systemlieferanten. Andererseits wissen viele davon noch gar nicht, was genau eine XRechnung ist und mit welchen Herausforderungen ihre Mitarbeiter und Lieferanten damit im täglichen Gebrauch konfrontiert sein werden. Insider wüssten jedoch, dass mit einer rein technischen Lösung zum Import von XRechnungen in das vorhandene HKR- oder Buchhaltungssystem lediglich die Grundvoraussetzung geschaffen wurde. Für die erfolgreiche Einführung von XRechnung sei jedoch mehr erforderlich.

Derzeit sucht Traffiqx zufolge ein Großteil der öffentlichen Auftraggeber nach einer geeigneten technischen Lösung, um den Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes zu genügen. In der Regel sollen dazu vorhandene ERP-Systeme um Schnittstellen und Konverter ergänzt werden, die den Import ermöglichen. »In Anbetracht der heterogenen Systemlandschaft bei allen öffentlichen Auftraggebern bundesweit freut das vor allem die Softwareanbieter. Sie können ohne Ausschreibung ihre Lösungen abverkaufen, nahezu zu jedem Preis und mit dem Versprechen, ihre Lösung damit xrechnungs-tauglich zu machen.« Das erforderliche Update scheine bis November machbar.

Damit können dann Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeitet werden. Die Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes seien jedoch nur vordergründig erfüllt. Gespräche mit Kämmerern, IT-Leitern, Bürgermeistern, Geschäftsführern und Buchhaltungsmitarbeitern auf kommunaler und Landesebene zeigten nämlich, dass nach wie vor große Wissenslücken über grundlegende Aspekte der XRechnung bestehen, beispielsweise, wie eine XRechnung aussieht, was sie überhaupt ist, was sie kann und was sie nicht kann.

Lohnt sich XRechnung für kleine Lieferanten?

Ab November 2020 sollen Lieferanten verpflichtet werden, Rechnungen oberhalb eines bestimmten Schwellenwertes nur noch elektronisch einzureichen. Das sieht Traffiqx als zusätzliche Herausforderung in einem ohnehin schon angespannten Markt. Beispielsweise müsse dann auch ein Handwerksbetrieb ab dem Stichtag ein Datenformat einreichen.

»Das E-Rechnungsgesetz und die Verpflichtung der Lieferanten, künftig elektronische Rechnungen einzureichen, könnten dafür sorgen, dass sich Lieferanten entscheiden müssen, ob und in wieweit der Behördenmarkt für sie weiter interessant ist, so dass sich eine Investition in IT lohnt. Langjährige Beziehungen zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern werden auf die Probe gestellt«, warnt Traffiqx.

Bereits im Abschlussbericht des von Mitgliedern des Verbandes elektronische Rechnung (VeR) durchgeführten Planspiel XRechnung im Dezember 2018 wurde festgehalten, dass viele Lieferanten zum Zeitpunkt der Untersuchung nicht die Inhalte liefern konnten, wie sie das Datenformat der XRechnung vorsieht. Die Lieferanten müsten ihre Dokumente daher mit entsprechendem Aufwand so umgestalten, dass sie der Norm entsprechen. Einige der bisher auf einer Rechnung enthaltenen Informationen können künftig sogar entfallen oder müssen als Anlagen beigefügt werden, da sie im Datenformat nicht vorgesehen sind.

Empfehlungen für öffentliche Auftraggeber

Öffentlichen Auftraggebern empfiehlt Traffiqx daher, ihre Lieferanten bei der Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes einzubeziehen. Nur wenn sichergestellt ist, dass Waren und Dienstleistungen auch XRechnung-konform abgerechnet werden können, lasse sich die Geschäftsbeziehung ohne Unterbrechungen weiteführen.

»Statt die jeweils die eigenen Systeme mit beträchtlichem finanziellem Aufwand bereit für den Empfang von XRechnung zu machen, kann es zielführender sein, auf die Erfahrung und Leistungsfähigkeit eines E-Invoicing Providers zu setzen, der neben vielen weiteren Dokumenten- und Datenformaten eben auch die XRechnung stellvertretend für sie empfangen kann - aber dann das bereits vorhandene HKR- und Buchhaltungssystem der Auftraggebers unverändert zu bedienen vermag«, dient das Unternehmen seine eigenen Dienstleistungen an.