Übersicht über KI-gestützte Archivlösungen

Um den Inhalt von Dokumentenarchiven aktiv nutzen zu können, setzen Anbieter von Dokumenten- und Enterprise Content Management Systemen auf KI-Tools und -Assistenten. Hier ist ein Überblick, welche Angebote bestehen.

Was KI-Tools in Archiven bewirken

Mit KI-gestützte Archivierungslösungen können Unternehmen die Geschwindigkeit und Genauigkeit bei der Suche in archiviertem Content steigern. Sie ermöglichen es, relevante Informationen schnell über natürliche Sprachabfragen und semantische Suchtechniken zu finden. Routineaufgaben wie Tagging, Klassifizierung und Metadatenanreicherung lassen sich automatisieren, wodurch der manuelle Aufwand sinkt, Zeiteinsparungen entstehen und Fehler minimiert werden.

Zudem kann KI archivierte Daten analysieren, verborgene Muster erkennen, Zusammenfassungen erstellen und umsetzbare Erkenntnisse liefern, die fundierte Entscheidungen und Business Intelligence unterstützen. Anwenderinnen und Anwender können relativ einfach Workflows entwickeln und Prozesse automatisieren.

Im folgenden Teil sind entsprechende KI-Angebote verschiedener Hersteller aufgeführt.

KI von Amagno macht Unternehmenswissen zugänglich

Erklärtes Ziel von Amagno ist, den Zugang zum Unternehmenswissen zu demokratisieren und zeitraubende Routinearbeiten so weit wie möglich abzuschaffen. Dafür sieht der Hersteller drei Kernkomponenten vor:

Der »Amagno.AI Chat« verwandelt das passive Archiv in einen aktiven Gesprächspartner, mit dem jeder Mitarbeiter in natürlicher Sprache interagieren kann. Unproduktives Abtippen und manuelles Klassifizieren will »Amagno.AI Autopilot« überflüssig machen. Der Autopilot identifiziert automatisch und abteilungsübergreifend die Dokumentart sowie Datum, Absender und Empfänger von Dokumenten und stellt diese Informationen in einer übersichtlichen Struktur zur Verfügung. Ergänzend erkennt Amagno.AI automatisch die relevanten Rechnungsinformationen inklusive Positionsdaten für sonstige Rechnungen, zum Beispiel Scans.

Demnächst will der Hersteller mit »Amagno.AI Automate« ein weiteres Werkzeug anbieten: Automate soll beliebige Dokumenttypen inklusive einfacher und mehrfacher Positionen erkennen und Prüfungen, Formatierungen, Zusammenfassungen und Berechnungen übernehmen. Dies geschieht auf Basis selbst definierbarer sprachlicher Anweisungen (Prompts). Jedoch wird Amagno.AI Autopilot Informationen sowie Vorlagen für fertige Prozesse auch automatisch anbieten. Anwendende werden diese Informationen und Vorlagen mit einfacher natürlicher Sprache anpassen können.

Ceyoniq integriert KI in nscale

Seit der Hauptversion 10 von »nscale« arbeitet darin eine vollintegrierte Künstliche Intelligenz. Sie fasst Dokumente zusammen (»Document Summary«) und ermöglicht es Usern, inhaltsbezogene Fragen direkt an Dokumente zu richten (»Chat with your document«).

Die integrierte KI arbeitet in einer gesicherten Umgebung innerhalb der Informationsplattform und sendet keine Daten an externe Systeme. Sie ist cloud-basiert und laut Ceyoniq ohne Installationsaufwand startklar. Für die Benutzerverwaltung gibt es einen integrierten Identity Provider. Außerdem verfügt die Lösung über ein integriertes Monitoring, das Transparenz und Kontrolle gewährleisten soll.

DMSFACTORY erweitert M-Files

DMSFACTORY erweitert mit »DMSFACTORY KI-Suite für M-Files« das M-Files Standardsystem mit Techniken aus den Bereichen KI und Machine Learning. Damit lassen sich Dokumente automatisch klassifizieren, relevante Informationen extrahieren und Metadaten anreichern.

Direkte Verschlagwortung

Auf Grundlage der in M-Files definierten Dokumentklassen und deren spezifischen Eigenschaftsfunktionen ermittelt die »DMSFACTORY KI-Suite für M-Files« die Metadaten eines Dokuments und füllt die Felder im Hintergrund automatisch aus.

Intelligent Metadata Layer (IML)

Hier werden die Metadaten eines ausgewählten Dokuments als Vorschläge für die jeweiligen Felder präsentiert. Nutzerinnen und Nutzer können die Vorschläge dann einzeln mit einem Klick übernehmen.

d.velop hat eigenen Chatbot

Mit dem »d.velop pilot« steht ein eigener Chatbot mit der Besonderheit zur Verfügung, dass dieser die »Blackbox« öffnet. Er gibt nicht nur die Quellen seiner Suche an, sondern verlinkt diese auch direkt ins d.velop Archiv. Das Modell greift ausschließlich auf Inhalte aus dem DMS zu und behält vergebene Rechte auch bei der Ausgabe von Ergebnissen auf Prompts bei.  Auf diese Weise will d.velop ein Halluzinieren der Software verhindern, die so abgekapselt vom Internet keine zweifelhaften Quellen anzapfen kann.

d.velop pilot ermöglicht eine KI-gestützte Erkennung von Dokumenten und Analyse von Inhalten, eine Beantwortung von komplexen Fragen per Chat-Funktion und eine KI-gestützte Prozessautomation in Kombination mit dem »d.velop process studio«.

ELO bietet KI-Assistenz

Seit der im Sommer 2025 veröffentlichten Version der Digitalisierungsplattform ELO ECM Suite ist generative KI über den »ELO Assistant in jeder Lizenz enthalten. Dieser Assistent von ELO Digital Office ist imstande, auf die archivierten Informationen zuzugreifen, sie zu analysieren und vereinfacht oder als Zusammenfassung darzustellen. Für dessen Nutzung ist die Anbindung eines beliebigen Large Language Models (LLMs) über die Administrationskonsole erforderlich. Es lassen sich alle gängigen KI-Anbieter wie ChatGPT und Gemini oder auch eigene Sprachmodelle einbinden. Zudem ist der parallele Einsatz mehrerer Modelle für gleiche oder unterschiedliche Aufgaben möglich.

In der Standardversion beinhaltet der Assistent vorbefüllte Prompts, die Anweisungen wie »Erkläre mir das«, »Zusammenfassen« oder »Einfache Sprache verwenden«. Zudem können Anwenderinnen und Anwender per Freitexteingabe eigene Prompts in der Administrationskonsole beschreiben. Über die Konsole können Administratoren auch KI-Anpassungen vornehmen und hinterlegte Berechtigungsregeln steuern. So ist geregelt, welche Anwendende oder welche Anwendergruppe den Assistenten in welchem Kontext verwenden darf.

Mit dem ELO Assistant lassen sich außerdem Textabschnitte selektieren, wodurch die KI nur auf diese Inhalte Bezug nimmt. Zusätzlich können ECM-Funktionen – wie das Auslösen einer ELO Suche in Bezug auf den markierten Text oder das Erzeugen eines Chatbeitrags – ausgeführt werden. Dies minimiert den Kontext, so dass weniger Daten zu verarbeiten sind.

Weiterführende Links

KI-Lösungen der »Hyland Content Innovation Cloud«

Hyland bietet verschiedene KI-gestützte Lösungen in der »Hyland Content Innovation Cloud«:

Der »Hyland Agent Builder« unterstützt Unternehmen, KI-gestützte Enterprise Agents zu entwickeln und bereitzustellen. Die Enterprise Agents sollen komplexe, unternehmenskritische End-to-End-Workflows in sicheren Umgebungen beschleunigen und eine ordnungsgemäße Governance für Hybrid- und Cloud-Bereitstellungen gewährleisten. Die aufgaben- oder kollaborationsorientierte Unternehmensagenten nutzen branchenspezifische Systemprompts und lassen sich über Low-Code-Oberflächen oder erweiterte APIs implementieren. Sie bilden die Bausteine für agentische Lösungen – adaptive, KI-gestützte End-to-End-Anwendungen, die speziell für branchenspezifische Anwendungsfälle in Bereichen wie Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Gesundheitswesen und anderen Branchen entwickelt wurden.

»Hyland Knowledge Enrichment« ist ein API-first Service, der Rohdaten in strukturierte, kontextbezogene Informationen umwandelt. Dadurch sollen KI-Agenten und automatisierte Workflows in der Lage sein, diese Inhaltstypen zu verstehen, Schlussfolgerungen zu ziehen und gezielt zu handeln. Knowledge Enrichment arbeitet sowohl mit der Plattform und den darin enthaltenen Komponenten der »Content Innovation Cloud« von Hyland als auch mit Tools von Drittanbietern zusammen.

»Hyland Knowledge Discovery« erschließt Business Insights aus verschiedenen Inhaltsquellen über Abfragen in natürlicher Sprache. Als eine typische Anwendung dieses Dienstes sieht Hyland die Beantwortung von Anfragen zu bestimmten Richtlinien, die häufig über verschiedene Inhaltssysteme verstreut sind und in multinationalen Organisationen sogar in mehreren Sprachen vorliegen können.

Opentext mit seiner KI-Familie »Aviator«

Opentext bietet in seinem Portfolio unterschiedliche KI-Tools an, die der Softwarehersteller unter dem Familiennamen »Aviator« vermarktet.

»OpenText Content Aviator« ist für die Content-Management-Plattformen »OpenText Core Content Management«, »OpenText Content Management« und »OpenText Documentum Content Management« vorgesehen. Er soll es IT-Datenmanagern ermöglichen, über eine LLM-Chat-Schnittstelle Erkenntnisse aus archivierten Inhalten zu gewinnen. Mit Abfragen in natürlicher Sprache können Benutzerinnen und Benutzer laut dem Hersteller schnell auf archivierte Inhalte zugreifen, diese zusammenfassen, übersetzen und referenzieren.

Der digitale Assistent »MyAviator« ermöglicht Opentext-Kunden, Inhalte aller Art in einem persönlichen Arbeitsbereich zu durchsuchen, zusammenzufassen, zu analysieren und in nutzbare Formate wie Berichte oder Podcasts umzuwandeln. Laut Herstellerangaben bietet MyAviator im Unterschied zu generischen KI-Tools diverse Sicherheitsstandards auf Enterprise-Niveau, Unterstützung für mehrere Sprachen und eine Einbindung in die Opentext-Plattformen.

Daneben offeriert die SaaS-basierte Enterprise-Content-Management-Lösung »OpenText Core Content Management« eine Reihe von KI-gestützten Funktionen, mit denen Anwender Workflows effizienter gestalten und Einblicke in ihre Inhalte gewinnen können. Hierzu gehören unterbrechungsfreie Patches und eine erweiterte Automatisierung von Abläufen. Außerdem hat Opentext die KI-Funktionen durch die Integration von »Amazon Nova« ausgebaut und die Dokumentenverarbeitung mithilfe intelligenter Erfassungstools optimiert.

Weiterführende Links

• Opentext trennt sich von Mark J. Barrenechea
• Opentext CE 25.3 – mehr KI unter der Haube
• Opentext Summit 2025 in München