»Live-Archiv EMA« archiviert auch gängige Kollaborations-Tools

ARTEC stellt Hauptversion 7 seiner Firmware AOS vor

ARTEC IT Solutions, Spezialist für Archivierung, Datenmanagement und Datensicherheit, hat die neue Hauptversion 7 seiner Firmware AOS vorgestellt. »Mit dem neuen Softwarerelease wird EMA zum zentralen Archiv für kollaborative Arbeitsinhalte«, verspricht der Anbieter aus Karben, nordöstlich von Frankfurt am Main, der Wert darauf legt, dass seine Software komplett in Deutschland entwickelt wird und sich entweder On-Premises oder in der Cloud mit Datenhaltung in zertifizierten deutschen Rechenzentren betreiben lässt.

»Die rechtskonforme E-Mail-Archivierung ist für viele unserer Kunden ein zentraler Aspekt und wird dies auch zukünftig bleiben«, erklärt Nils Artishdad, Geschäftsführer von ARTEC IT Solutions. »Die Bedeutung weiterer Tools und verteilter Arbeitsumgebungen nimmt jedoch zu. Wir entwickeln EMA deshalb kontinuierlich weiter, so dass Unternehmen und Organisationen alle für sie relevanten Inhalte und Informationen damit erfassen, sicher und effizient nutzen und langfristig archivieren können.«

Diesen Weg geht der Anbieter schon seit ein paar Jahren. 2024 zum Beispiel wurde das einst als E-Mail-Archivierung gestartete Angebot mit »EMA Print« um die Möglichkeit zur revisionssicheren Aufbewahrung von Dokumenten im Zuge eines virtuellen Druckvorgangs ergänzt. Jetzt kommt über Schnittstellen auch die Anbindung von »Microsoft Teams«, »SharePoint« (SharePoint Online / OneDrive sowie SharePoint On-Premises) und »Google Drive« als Archivierungsquellen hinzu. AOS 7 wird kostenfrei als automatisches Update ausgerollt.

»In einer sich laufend verändernden Arbeitswelt entstehen relevante Informationen heute nicht mehr nur auf dem Fileserver oder werden per E-Mail verschickt. Auch kollaborative Tools und Dienste spielen eine immer größere Rolle in der Zusammenarbeit«, begründet ARTEC den Schritt.

Einfache Nutzung

Bei der Anbindung habe man besonderen Wert auf Usability gelegt. Zum Beispiel wird bei der optionalen Archivierung von Chat-Nachrichten, Anhängen und Bildern aus Microsoft Teams auch im Archiv hinterlegt, wenn eine Nachricht bearbeitet wird. Chat-Verläufe seien wie gewohnt durchsuchbar und ließen sich direkt in EMA über die Dokumentenvorschau öffnen.

Bei der Archivierung von Dokumenten aus »Google Workspace« werden native Google-Dateitypen wie Docs und Sheets automatisch in Standardformate konvertiert, die auch andere Anwendungen öffnen können.

Intelligentere Löschrichtlinien

Compliance-Vorschriften wie die DSGVO schreiben je nach Dokumenttyp, Quelle oder Inhalt unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vor. Manche Dokumente müssen sieben Jahre aufbewahrt werden, andere hingegen zehn. Wieder andere sollen schnellstmöglich gelöscht werden.

Mit AOS 7.0 bekommt EMA einen flexiblen Ansatz, mit dem sich die automatische Löschung über gespeicherte Suchvorgaben steuern lässt. »Damit lassen sich verschiedene Löschrichtlinien auf Basis von Postfacharchiven, Attributen, Stichwörtern im Inhalt eines Dokuments oder jeder anderen erdenkbaren Filterkombination anlegen«, erklärt ARTEC.

OAuth2-Authentifizierung für SSO

Die vollständig in Deutschland entwickelte Lösung erhält in Version 7 zudem zusätzliche Sicherheitsfeatures. Für die Zugangssicherheit gehört dazu die Unterstützung des Standards OAuth2. Das bietet zusätzliche Optionen für Single Sign-on (SSO) und die Anbindung an Cloud-basierte Identity-Provider wie Microsoft EntraID, Okta, Ping Identity oder OneLogin.

Modernisierte Benutzeroberfläche

Mit AOS 7 erhält EMA zudem eine stark überarbeitete und moderner anmutende Benutzeroberfläche. Durch ein neues Tooltip-System lassen sich jetzt direkt in der EMA-Oberfläche kontextbezogen Erklärungen und weitere Informationen zu neuen Features anzeigen. Außerdem wurde die Darstellung der Konfigurationen verbessert, sie kann nun in der Benutzeroberfläche angezeigt werden.