Alpha Com demonstriert Dokumenten-Management als SaaS

»SaaS hoch drei« im Dokumenten-Management lautet das Motto des Scandienstleisters Alpha Com auf der kommenden CeBIT (16. bis 20. März 2015 in Hannover). Das Unternehmen kombiniert hierbei die drei Elemente Archiv-Software zur Miete, Scannen & Klassifizieren von Dokumenten sowie zusätzliche Miet-Applikationen wie Vertragsmanagement oder Eingangsrechnungs-Bearbeitung.

Vorgestellt werden dazu verschiedene Miet-Konzepte für Dokumentenmanagement, die Fachabteilungen den Büroalltag erleichtern sollen. Die erste Software-as-a-Service-Komponente stellt das Dokumenten-Management-System (DMS) »DocuWare« des gleichnamigen DMS-Softwarehauses dar, in dem Informationen elektronisch archiviert werden.

Medienbruch könnte elegant überwunden werden

Dazu kommt Scannen-as-a-Service zum »Füttern« der Archivs mit Inhalten – also die Digitalisierung von sensiblen, papierbehafteten Dokumenten wie den laufenden Posteingang sowie von Altakten in Papier. Ein weiteres SaaS-Produkt komplettiert die jeweilige Lösung, indem es die individuellen Aufgaben des Anwenders unterstützt. Beispiele sind Web-Applikationen für das Vertragsmanagement und die Workflow gesteuerte Bearbeitung von Geschäftsvorgängen, die ebenfalls für eine monatliche Pauschale zur Verfügung stehen.

Alpha Com ist der Meinung, dass die kombinierten Miet-Konzepte sich insbesondere für Personal- und Rechtsabteilungen eignen. »Bei der digitalen Personalakte bzw. digitalen Vertragsakte fallen täglich Papierdokumente an, die in den Prozess gebracht werden müssen«, erklärt Oliver Otto, Partnermanager bei Alpha Com Deutschland und Niederlassungsleiter Bremen. »Unsere Lösungen bieten daher nicht nur Software sondern auch Dienstleistungen an, wie die Dokumenten-Erfassung und -Klassifizierung.«

Auch Daten-Validierung als Dienstleistung

Auch Finanz- und Buchhaltungen würden davon profitieren, weil Eingangsrechnungen üblicherweise (zu viele) manuelle Schritte erfordern. »Dort übernehmen wir zum Beispiel Scannen, Rechnungserfassung und Daten-Validierung zu wirtschaftlich attraktiven Preisen, sichern den Archiv-Betrieb und bieten einen Workflow, um die Rechnungsfreigabe komplett digital abzuwickeln«, betont Otto. Der mit zehn Standorten bundesweit vertretene Scan-Dienstleister ist langjähriger Docuware-Gold-Partner.

Alpha Com auf der CeBIT 2015:
Halle 3, Stand G20 (Docuware-Partnerstand)

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