ECM-Lösungen für Aktensammler und virtuelle Chaoten

Bei der Datenablage gibt es die unterschiedlichsten Vorlieben, vom Aktenstapler bis hin zum Online-Opfer. Im Vorfeld der CeBIT 2016 hier eine Übersicht über die unterschiedlichen Vertreter, und warum sich immer mehr Unternehmen aus gutem Grund für ein Enterprise-Content-Management (ECM) entscheiden.

Unternehmen bzw. Organisationen werden mit einer Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) dabei unterstützt, die Potenziale und Mehrwerte im täglichen Business voll auszuschöpfen. ECM ist aber mehr als eine Software: Als Strategie- und Managementkonzept der Informationstechnologie ist ECM eine der zukunftsweisenden Informationsdrehscheiben für Austausch, Kommunikation und Zusammenarbeit – für mittelständische Firmen genauso wie für städtische Verwaltungen oder Konzerne.

Doch Unternehmen bzw. Organisationen hadern auch mit ihren Mitarbeitern, die mit der ECM-Lösung auch arbeiten sollen. Zu viele Vorlieben gibt es aus Zeiten des klassischen Dokumentenmanagements. Doch auf der kommenden »CeBIT 2016« (14. bis 18. März 2016 in Hannover) sollten Interessenten die richtige Lösung finden. Hier eine Übersicht über die Anwender mit ihren unterschiedlichsten Vorlieben: vom Aktenstapler bis hin zum Online-Opfer.

Der Papier-Patriarch: hält nichts von ECM

Dieser Typ Unternehmer verschließt sich dem »Trend Internet« vollständig. Sein Papierverkehr: hoch. E-Mails lässt sich der Papier-Patriarch von seiner Sekretärin ausgedruckt auf den Schreibtisch legen – um anschließend seine Antwort ins Diktiergerät zu sprechen. Begriffe wie »Enterprise Content Management« oder »digitale Ablage« schlägt er in der 24-bändigen Enzyklopädie seines Vertrauens nach – nur um festzustellen, dass sie dort noch nicht aufgelistet sind.

Kein Wunder, dass das büroeigene Archiv einen kompletten Raum inklusive Keller einnimmt. Übersichtlichkeit? Fehlanzeige. Dafür ist jede jemals versendete oder empfangene E-Mail fester Bestandteil des umfassenden Archivs.

»Eine ganzheitliche Dokumentenverwaltung und -organisation könnte dem Papier-Patriarchen nützen, Ordnung und Übersichtlichkeit in sein Ablagesystem zu bringen«, rät Frank Früh, Bereichsleiter Enterprise Content Management beim Branchenverband Bitkom. »Die Möglichkeiten eines ECM reichen von Archivierung und Dokumentenverwaltung über Workflows, die das Prozessmanagement unterstützen, Collaboration-Lösungen wie Wikis oder Foren sowie Input- und Output-Lösungen bis hin zum Spezialfall Web-Content-Management-Software.«

Das erwartet den Papier-Patriarchen auf der CeBIT: Es lohnt sich, die Angebote der einzelnen Hersteller mit den eigenen Bedürfnissen abzugleichen. Die CeBIT bietet hierfür eine gute Gelegenheit. Konica Minolta etwa bietet branchenspezifische Lösungen an, beispielsweise für Anwälte und Rechtsberatung, Verkehr und Transport oder Bildungswesen, die sich je nach Bedarf aus einzelnen Modulen zusammensetzen.

Der Sicherheitshysteriker: steht Dokumentenmanagement aufgeschlossen gegenüber

Im Vergleich zum Papier-Patriarchen steht der Sicherheitshysteriker der digitalen Welt mehr als aufgeschlossen gegenüber. Laptop und Smartphone hat er immer dabei. E-Mails auszudrucken käme ihm ohne triftigen Grund nicht in den Sinn. Dennoch will es mit dem chaosbefreiten Büro nicht so recht klappen – auch hier stapelt sich das Papier.

Denn: Der Sicherheitshysteriker hebt all seine Unterlagen in dicken Ordnern auf – und das jahrelang. Der Grund: gesetzliche Vorschriften in Bezug auf größtmöglichen Schutz von Daten vor Missbrauch. Dies bedeutet jedoch eine logistische Herausforderung. Denn mittlerweile hat sich ein beachtlicher Bestand an Akten angehäuft. Dabei ist Zeit zum Suchen im oft hektischen Berufsalltag Mangelware.

»Auch für den Sicherheitshysteriker ist es lohnenswert, sich mit der Digitalisierung von Unterlagen zu beschäftigen«, rät ECM-Experte Früh. »Die Themen Sicherheit und Schutz vor Datenverlusten geben rund 75 Prozent der ECM-Nutzer als Vorteil an – insbesondere kleinere Mittelständler.«

Den Sicherheitshysteriker erwartet auf der CeBIT beispielsweise zertifizierte Sicherheit bei ECM-Lösungen von verschiedenen Anbietern wie etwa TÜViT, ein Unternehmen der TÜV Nord Group. Damit bleibt der Schutz der Daten weiterhin bestehen, der Aufwand der Datenablage hingegen verringert sich um ein Vielfaches. Für die verschiedensten Bedürfnisse gibt es auf dem Markt ein breites Angebot an Lösungen – die Suche lohnt sich also.

Der Onliner: sollte mit ECM-Teillösung beginnen

Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind dem Onliner alles andere als fremd – und sein Schreibtisch ist beinahe schon befremdlich leer. Dokumente scannt er regelmäßig ein und jagt sie im Anschluss durch den Schredder. E-Mails werden sofort in einen von unzähligen Ordnern sortiert, im Posteingang liegen maximal die Mails der letzten Stunde.

Allerdings – und hier liegt der Knackpunkt – herrscht in seinem digitalen »System« alles andere als Ordnung. Ein Blick auf den Desktop lässt die Ausmaße des Chaos nur erahnen, das sich auf seiner Festplatte, seinem Netzlaufwerk und dem Laptop befindet. Eine typische Frage lautet: »Wo war noch mal der wichtige Vertrag von letzter Woche? Ich hatte ihn doch noch gescannt und abgelegt, bevor ich ihn vernichtet habe …«

»Viele Unternehmen beginnen mit Teillösungen wie der E-Mail-Archivierung oder der digitalen Kundenakte«, verweist ECM-Experte Früh auf mögliche Lösungen. »Zudem gibt es kostengünstige Cloud-Lösungen, die skalierbar sind und mit dem Unternehmen mitwachsen, die gerade für Mittelständler besonders attraktiv sind.« Dem Onliner empfiehlt Früh allerdings, mit Hilfe einer ganzheitlichen ECM-Lösung Licht ins Dunkel zu bringen.

Das erwartet den Onliner auf der CeBIT: Eine individuelle Lösung je nach Anforderung, bei der die einzelnen Module vielfach integrierbar sind, bietet beispielsweise das ECM-Portfolio von Optimal Systems. Interessant für den Onliner dürfte auch die abgestufte ECM-Produktlinie von ELO Digital Office sein.

Der Earlybird: hat ECM früh entdeckt, aber…

Dass der frühe Vogel den Wurm fängt, trifft in der IT-Branche nur selten zu. Der Earlybird hat sein eigenes ECM aus Lösungen unterschiedlicher Anbieter zusammengestöpselt: eine Cloud-Lösung für die E-Mail-Archivierung vom Startup aus Korea, die frisch gelaunchte App für den geschäftlichen Bankverkehr von zwei Tüftlern aus Spanien, und das Crowdfunding-Projekt für die Auswertung sensibler Kundendaten.

All diese Angebote hat er als einer der ersten für sich entdeckt. Schade nur, dass seine Dienstleister regelmäßig innerhalb kurzer Zeit Konkurs anmelden und von der Bildfläche verschwinden – genauso wie seine Daten in der Cloud. Das ist aber nicht weiter schlimm: Auf einschlägigen Hacker-Websites erhält er sie gegen einen meist überschaubaren Betrag schnell wieder zurück.

Dem Earlybird legt Frank Früh in Sachen ECM-Anbieter dringend mehr Sicherheitsbewusstsein ans Herz: »Wenn es um so vertrauliche Dinge wie Unternehmens- und Kundendaten geht, sollte man keine Experimente wagen.«

Das erwartet den Earlybird auf der CeBIT: Etablierte Anbieter mit einem anerkannten Sicherheitszertifikat sind hier eine gute Wahl. Zu den Top-Anbietern am Markt zählt neben großen Playern wie IBM oder SAP beispielsweise auch DocuWare.

Der Sparfuchs: braucht ECM-Marktübersicht

Dem Sparfuchs sind die Vorteile einer ECM-Lösung in seinem Unternehmen durchaus bewusst. Die Dokumentenverwaltung im Betrieb läuft zwar einigermaßen, doch der Papieraufwand ist eine große Belastung für den Mittelständler. Daher beschäftigt er sich umfassend mit der Materie, um aus der anstehenden Investition auch den größtmöglichen Nutzen zu ziehen. Eine Excel-Liste mit den Vor- und Nachteilen der einzelnen Anbieter soll ihm bei der Entscheidung helfen.

Neben den Funktionen spielen natürlich auch der Preis und die aktuelle Marktentwicklung eine wichtige Rolle. Nicht, dass es am Ende doch noch eine weitere preisgünstigere ECM-Variante gibt. Ob sich der Sparfuchs jemals entscheidet und ob die kostengünstigste Wahl dann auch die richtige war, steht in den Sternen. Das Erstelldatum der Excel-Liste jedenfalls stammt noch aus dem vergangenen Jahrzehnt.

»Die meisten kleineren Mittelständler entscheiden heute tatsächlich anhand des Preises, welches ECM im Unternehmen konkret eingesetzt wird«, sagt Bitkom-Manager-Früh. »Unsere Studienergebnisse sagen, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis sowie niedrige Betriebs- und Anschaffungskosten zu den wichtigsten Entscheidungskriterien zählen.« Ob dies dann auch immer die richtige Wahl war, zeige nur die Erfahrung. Neben dem Preis sollten jedoch vorrangig auch die individuellen Bedürfnisse ausschlaggebend sein. Einen unabhängigen Überblick über die Möglichkeiten eines ECM gibt etwa die Studie »ECM im Mittelstand« des Bitkom.

Das erwartet den Sparfuchs auf der CeBIT: Wenn die Rahmenbedingungen klar sind, lohnt es sich, zwei oder drei Angebote unterschiedlicher Anbieter einzuholen. Eine Marktübersicht bietet unter anderem der Pentadoc Radar. Auf der CeBIT lassen sich die Wunsch-Angebote dann nochmals genauer unter die Lupe nehmen.

CeBIT sollte erste Anlaufstelle für ECM-Anwender sein

Auf der CeBIT 2016 finden Anwender die gesamte Bandbreite des Enterprise-Content-Managements in Halle 3. Neben der sicheren Ablage und Weiterverarbeitung von Dokumenten stehen dort auch Themen wie die elektronische Rechnungsverarbeitung oder die Einhaltung von Standards und Compliance-Regelungen im Fokus. Darüber hinaus werden an den Ständen der Unternehmen neueste Collaboration-Tools, mobile Cloud-basierte ECM-Lösungen sowie moderne Druck-, Kopier- und Scan-Systeme präsentiert.

Auf dem »ECM-Forum« laufen während des gesamten Messezeitraums rund 60 Vorträge zu aktuellen Fragestellungen rund um ECM. Highlight am CeBIT-Freitag, 18. März, ist die Präsentation von jungen Startups, die mit ihren ECM-basierten Lösungen den Markt erobern wollen.

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