Trendthemen: Digital Workspace und Collaboration

Der digitale Arbeitsplatz beziehungsweise Digital Workspace oder Digital Workplace mit Collaboration-Möglichkeiten rückt für Unternehmen immer stärker in den Blickpunkt. Gründe hierfür sind unter anderem, die Produktivität zu steigern und die Attraktivität des Arbeitsplatzes zu erhöhen, um Mitarbeiter für das Unternehmen zu begeistern.

Ein besser vernetzter Arbeitsplatz, komfortables Co-Working auch außerhalb des Büros, unternehmenseigene Apps, Instant-Messaging-Dienste sowie leistungsfähigere Endgeräte sind laut einer aktuellen Studie von British Telecom fünf maßgebliche Bausteine zur Steigerung der Performance. Notwendig sind hierfür aufeinander abgestimmte Hard- und Software sowie Sicherheitssysteme, die auf der CEBIT im Juni zu sehen sein werden.

Anbieter aus dem Bereich Enterprise Content Management besetzen die Themen digitaler Arbeitsplatz und Collaboration ebenfalls sehr stark.

Mit Amagno in Dokumenten surfen

Bei ECM-Anbieter AMAGNO ist Begriff Digital Workplace sogar Teil des Firmennamens. Auf der Cebit stellt Amagno am eigenen Stand H20 in Halle 14 seine vor kurzem veröffentlichte Lösung »AMAGNO 5« in den Mittelpunkt.  Bei dieser neuen Hauptversion steht die Akzeptanz des digitalen Dokuments durch die Mitarbeiter im Vordergrund. Um dies zu erreichen, besitzt Amagno 5 eine klare reduzierte Benutzeroberfläche und arbeitet mit interaktiven digitalen Dokumenten, die auf der »AMAGNO Living Documents Technology« basieren. Die Amagno Living Document Technology zeigt über 100 Dateiformate aus Dateien, Emails und gescannten Belegen großflächig als Vorschau an und bietet verschiedene Möglichkeiten der Anmerkungen, von Textmarkern bis hin zu handschriftlichen Anmerkungen über digitale Stifte (Pens). Anwender sollen in interaktiven Dokumenten, Belegen und E-Mails quasi surfen können. Dabei führt das Antippen auf einen beliebigen Begriff, zum Beispiel einer Rechnungsnummer, zu allen korrespondierenden Dokumenten. Die Dateivorschau von Amagno zeigt alle Dokumente großflächig und zentralisiert an, lässt Nutzer Anmerkungen aufbringen und digitale Stempel platzieren, um die elektronischen Dokumente durch einen intelligenten Workflow zu führen.

In der Veranstaltungsreihe »CEBIT Digital Office Summit« hält Jens Büscher, CEO von Amagno, am Mittwoch, den 13. Juni um 10.35 Uhr den Vortrag »Keine Angst vor Disruption« auf der d!talk Stage in Halle 14. Der Vortrag zeigt Beispiele, dass Disruption nicht neu ist und damit verbundene Ängste ganz natürlich sind. Büscher möchte Mut machen, die neuen Herausforderungen anzunehmen und die Chancen zu nutzen.

M-Files kann verschiedene Plattformen verbinden

Wie Amagno stellt auch M-Files in Hannover mit »M-Files 2018« eine Content-Service- und ECM-Plattform in Halle 15 Stand F57 vor. Mit ihr soll jeder Nutzer unabhängig von deren Speicherort auf alle Datenbestände in seiner Arbeitsumgebung zugreifen können. Liegen die Daten in Fremdsystemen ist hierzu die Verbindung über Konnektoren erforderlich, die über den »Intelligent Metadata Layer (IML)« funktionieren. Datenquellen wie  Cloud-Plattformen, Archive und ECM-Systeme, aber auch strukturierte Anwendungen wie ERP- und CRM-Systeme lassen sich so bidirektional verbinden. Zu den verfügbaren Standard-Konnektoren zählen: Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, Dropbox, Documentum, DocuWare, FileNet, OpenText und Salesforce. M-Files IML ist in der Lage, fehlende Funktionen wie das automatisierte Tagging, die Anreicherung von strukturierten Metadaten und Workflows für die Plattformen nachzubilden.

Einen weiteren Schub für Transparenz und Automatisierung bringt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in M-Files 2018: Für alle über IML angeschlossenen Dokumente kann M-Files automatisiert Vorschläge zur Klassifizierung und zu Metadaten ermitteln. Über Metadaten werden Zusammenhänge zwischen verschiedenen Informationen hergestellt.

Weitere Anbieter rund um Digital Workspace und Collaboration

Für viele weitere Unternehmen spielt das Thema Digital Workplace und Collaboration auf der Cebit eine große Rolle. Wie bereits in einem Beitrag beschrieben gilt dies beispielsweise für Matrix42. Auch Ricoh zeigt beim Workstyle Innovation Summit 2018 am 13. Juni in der Technology Academy (Pavillon 36) die Möglichkeiten des Digital Workplace und wie er zum echten Wettbewerbsvorteil wird. Ricoh präsentiert Lösungen für Security, Mobility, Collaboration, Intelligence sowie Innovation & Digital Transformation. Dazu kommen Keynotes von Experten für Digitalisierung, deren Folgen, Datenschutz und Innovation. Die Palette der Sprecher reicht vom Geschäftsführer über den Berater für die neue Datenschutzgrundverordnung und den Leiter für Innovation eines Großkonzerns bis hin zur D21-Initiative der Bundesregierung.

Noch mehr praxisnahe Lösungen gibt es im Business Collaboration Pavillon der Cebit in Halle 15. Bei Sycor dreht sich alles um die Themen Hosting, Office D365, Cloud und Managed-Services. »loboSPhere« von DM Dokumentenmanagement hilft dabei, Microsoft Sharepoint-Projekte mit Templates im Team umzusetzen, etwa für das Vertrags- oder Projektmanagement. Portal Systems Consulting zeigt, wie Sharepoint mit »Shareflex« zur Plattform für Geschäftsanwendungen wird. Und aXon begleitet Firmen mit Beratung, Usability und Implementierung auf dem Weg in die Digitalisierung.