E-Rechnung: Plattform, Portal oder Software?

Hohes Automatisierungspotenzial

Um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, müssen Unternehmen in Deutschland seit Januar 2025 EN 16931-konforme Rechnungen empfangen können und ab 2027 beziehungsweise 2028 auch versenden können. Doch mit welchen Tools lassen sich entsprechende Vorgaben in der Praxis umsetzen? Inzwischen gibt es zahlreiche Lösungen, die von Konvertierungs-Software und -Services über Funktionen in ERP- und kaufmännischer Software bis zu E-Rechnungsportalen reichen.

Grundsätzlich sollte bei der Lösungsauswahl nicht nur die Einhaltung der E-Rechnungspflicht, sondern auch die Möglichkeiten zur Effizienz-Steigerung berücksichtigt werden. Sie ergeben sich aus der digitalen Durchgängigkeit bei der standardisierten und maschinenlesbaren Übertragung von E-Rechnungsdaten.

Benedikt Weber, Geschäftsführer von ecoDMS (Bild: ecoDMS)

»Viele – gerade mittelständische – Unternehmen betrachten den Umstieg auf E-Rechnungen noch immer als lästige regulatorische Pflicht und unterschätzen das Automatisierungspotenzial«, berichtet Benedikt Weber, Geschäftsführer von ecoDMS. »Tatsächlich ist dieses erheblich, denn E-Rechnungen enthalten die Daten im strukturierten XML-Format: beispielsweise als XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei, deren XML-Datensatz in ein PDF eingebettet ist.« Diese Formate sind maschinell auslesbar und das fehleranfällige Abtippen buchungsrelevanter Daten entfällt. So können E-Rechnungen beispielsweise in kaufmännischer Software weiterverarbeitet und in Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Um eine Automatisierung zu ermöglichen, sind meist zusätzliche E-Rechnungs-Funktionen notwendig. Viele DMS- und ECM-Anbieter haben ihr Lösungsportfolio entsprechend angereichert. Wie einzelne Lösungen konkret aussehen, schildern beispielsweise ELO Digital Office, Ceyoniq Technology und ecoDMS in den jeweiligen Beiträgen.

Umfassende Rechnungsprüfung ist notwendig

Auf welche Kriterien Unternehmen bei der Auswahl von E-Rechnungs-Software grundsätzlich achten sollten, erklärt Dina Ziems, Senior Lead Marketing der xSuite Group: »Eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen muss in der Lage sein, strukturierte Rechnungen anzunehmen und sollte zudem auch den Versand von E-Rechnungen aus dem ERP-System übernehmen. Die Software muss verlässlich prüfen, ob die Eingangsrechnung korrekt ist, da allein der Empfänger das (finanzielle) Risiko für deren Konformität trägt – Stichwort: Vorsteuerabzug.«

Die Rechnungsprüfung sollte drei prinzipielle Fehlerarten berücksichtigen: Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Ein Formatfehler liegt vor, wenn die technische Struktur des XML-Dokuments nicht den Regeln der EN16931 entspricht. Beispielsweise muss die Währung als ISO 4217 Code mit drei Buchstaben angegeben werden – etwa EUR und nicht EURO.

Erhöhte Vorsicht ist bei ZUGFeRD-Rechnungen geboten. Beliebt sind sie aufgrund des menschenlesbaren PDF-Teils, der aber für die rechtliche Prüfung irrelevant ist. Stimmen muss der XML-Teil, der in der Praxis auch nicht immer dem PDF-Teil identisch ist. Außerdem ist wichtig, dass ZUGFeRD-Rechnungen erst ab Version 2.0 die nötigen Anforderungen erfüllen. Rechnungen in älteren Versionen sind zurückzuweisen.

 Mögliche Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler

Die Norm EN16931 enthält 180 Geschäftsregeln, die sich auf unvollständige oder widersprüchliche Rechnungsangaben beziehen. Hierunter fällt beispielsweise eine fehlende Rechnungsnummer oder fehlerhafte Summenbeträge der Rechnungsumsatzsteuer. Ein weiteres Beispiel ist eine fehlende Leitweg-ID, die im B2G-Bereich vorgeschrieben ist. Inhaltsfehler treten auf, wenn gegen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben verstoßen wird – beispielsweise der falsche Steuersatz angewandt wird.

Neben der dreistufigen rechtlichen Prüfung ist für den Rechnungsempfänger natürlich elementar, ob die Rechnung den erbrachten Leistungen entspricht. Dies lässt sich bestellbezogen, über automatisierte Workflows und Freigabeprozesse absichern. Für eine gewählte E-Rechnungslösungen sind die Validierungsaufgaben in Summe sehr umfangreich. Neben diesen ist aber auch wichtig, dass die E-Rechnungssoftware Schnittstellen zu den vorhandenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen sowie Übertragungsmedien wie Portalen bietet.

Peppol und Portallösungen

Gerade für den internationalen Rechnungsaustausch und große Organisationen werden Portale an Signifikanz zulegen. Marcel Mühlbach, Produktmanager bei Ceyoniq, ist davon überzeugt: »Während in Deutschland der Rechnungsversand per E-Mail weiterhin stark verbreitet ist, setzen andere Länder bereits deutlich stärker auf standardisierte Plattform- und Netzwerkmodelle. Genau dort sehen wir langfristig die Zukunft des digitalen Rechnungsaustauschs.«

Jens Büscher, Gründer und CEO von Amagno (Bild: Amagno)

Für Jens Büscher, CEO von Amagno, spielen Plattformen und Portallösungen künftig ebenfalls eine wichtige Rolle: »Sie lösen die Formatvielfalt auf, stellen die Verbindung zu ERP, CRM und Finanzbuchhaltung her und werden künftig auch die gesetzlich geplanten Transaktionsprotokolle automatisch erzeugen.«

In diesem Zusammenhang gewinnt Peppol als europäisches Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen weiter an Bedeutung. Es ermöglicht Unternehmen und Behörden, E-Rechnungen über eine standardisierte Infrastruktur zu versenden und zu empfangen – unabhängig davon, welche Software sie einsetzen. Allerdings erfolgt der Zugang nicht direkt: Unternehmen benötigen dafür einen zertifizierten Peppol Access Point Provider, der sie an das Netzwerk anschließt. Viele E-Rechnungsplattformen und -portale bieten deshalb heute bereits eine entsprechende Anbindung und verbinden so unterschiedliche Systeme im nationalen und grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch.

Dass E-Rechnungsportale in Deutschland noch keine große Rolle spielen, kann Ziems sogar mit Zahlen belegen: »Einer xSuite-Umfrage zufolge nutzen 95 Prozent der Unternehmen noch E-Mail für den Versand von E-Rechnungen, lediglich zehn Prozent setzen bereits auf spezielle Portale.« Ein solches – wie die Cloudplattform xSuite eDNA – habe aber große Vorteile: Es fungiert als Zugangstor in die E-Rechnungswelt der verschiedensten Länder und deckt beide Seiten ab: Annahme sowie Versand von E-Rechnungen unterschiedlichster E-Rechnungsformate.

E-Rechnungslösungen für Kleinbetriebe und Selbstständige

Fällt es schon mittelständischen Unternehmen schwer, E-Rechnungslösungen aufzubauen, ist es für kleine Firmen und Selbstständige noch schwieriger. Um den Aufwand möglichst gering zu halten, empfiehlt Christian Brestrich, Geschäftsführer von B&L Management Consulting: »Kleinbetriebe und Selbstständige sollten zunächst die bereits vorhandene Software betrachten – beispielsweise Buchhaltungs- oder Fakturierungssysteme wie DATEV, Sage oder Lexware. Viele dieser Programme bieten bereits Funktionen für E-Rechnungen oder erweitern ihre Lösungen entsprechend den neuen Anforderungen. Dadurch lassen sich gesetzliche Vorgaben häufig erfüllen, ohne zusätzliche Systeme einführen zu müssen.«

Wenn sich die Anforderungen mit der vorhandenen Software nicht abbilden lassen, lohnt sich der Blick auf spezialisierte Marktlösungen. Laut Brestrich ist der Markt mittlerweile sehr vielfältig und bietet auch für kleinere Unternehmen praktikable Lösungen, beispielsweise mit Fokus auf Erstellung, Versand oder Empfang von E-Rechnungen, wie etwa B2Brouter oder Faktoora.

Fazit

Für alle Unternehmensgrößen scheint es aktuell ein passendes Angebot zu geben, die E-Rechnungspflicht umzusetzen. Unternehmen sollten bei der Auswahl von Lösungen insbesondere auf Zukunftssicherheit, Standardkonformität, internationale Anschlussfähigkeit und Integrationsfähigkeit achten. Entscheidend ist dabei nicht nur die reine Übertragung von Rechnungen, sondern die Einbindung in bestehende ERP-, ECM- und Workflow-Prozesse.