Malteser verlässt sich auf die Cloud und Sharepoint Online

Der Malteser-Hilfsdienst ist deutschlandweit bekannt. Für eine effiziente Koordination der über 70.000 haupt- und ehrenamtlichen Helfer setzt die katholische Hilfsorganisation auf eine spezielle Hybrid-Cloud-Lösung. Die zentral bereitgestellten IT-Anwendungen im Rechenzentrum der Malteser werden dazu mit Standard-Lösungen aus der Public-Cloud kombiniert. Hier kommt das Potenzial der Microsoft-Cloud-Lösungen zum Einsatz. Mittels »SharePoint Online« und »Office 365« entsteht eine webbasierte »TeamSuite«.

Rund 24.000 hauptamtliche Mitarbeiter an bundesweit über 700 Standorten und mehr als 48.000 ehrenamtliche Helfer zeigen jeden Tag vollen Einsatz für den Malteser Hilfsdienst. Der eingetragene Verein zählt zu den großen karitativen Organisationen in Deutschland. Das Dienstleistungsangebot umfasst unter anderem Krankentransporte, Altenpflege, Katastrophenschutz, Drogenambulanzen und Erste-Hilfe-Ausbildungen.

Bislang koordinierte sich der Malteser-Hilfsdienst mit vielen Insellösungen

Bislang koordinierte sich der Hilfsdienst mit einer heterogenen Infrastruktur aus klassischen Telefonie-Lösungen, Mailsystemen und externen sozialen Netzwerken. Informationen wurden unstrukturiert in verschiedenen Quellen zur Verfügung gestellt und auf lokalen Servern gespeichert. Diese Insellösungen ersetzt nun eine einheitliche, webbasierte Team-Suite auf Basis von Sharepoint Online, um die Zusammenarbeit in der gesamten Organisation zu verbessern.

»Für eine so sehr vom Ehrenamt geprägte Organisation wie den Malteser Hilfsdienst kam für die Public-Cloud nur eine Lösung wie Sharepoint Online in Frage«, erläutert Thomas Biermaier, Leiter Information Management des Malteser Business Service. Denn ein Großteil der ehrenamtlichen Helfer arbeitet von zu Hause aus. Die Lösung musste laut Biermaier auch die volle Bandbreite an Endgeräten vom Desktop-PC bis zu mobilen Geräten wie Smartphone und Tablet abdecken: »Mit Office 365 und Sharepoint bietet uns Microsoft eine einheitliche, flexible und skalierbare Lösung ohne großen Schulungsaufwand.«

Neue Lösung auf Basis von »Office 365« und »Sharepoint Online«

Die Vorteile der neuen Lösung in der täglichen Arbeit demonstriert exemplarisch ein Pilotprojekt des Malteser Hilfsdienstes in Emsdetten. Abgestimmt auf die Bedürfnisse der Hilfsorganisation können die Beschäftigten dort nun in der zentralen webbasierten Team-Suite übersichtlich auf ein breites Spektrum an wichtigen Informationen zugreifen: Zum Beispiel auf Dienst- und Einsatzpläne oder auf die Personal-, Termin- und Materialverwaltung. Hinzu kommen Menüpunkte unter anderem für Besprechungsprotokolle, die Aufgabenverwaltung sowie ein Forum und ein Wiki.

Weiterer Vorteil: In der Personalverwaltung können Helfer selbst ihre Daten einpflegen. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand beträchtlich. Da Aus- und Fortbildungen der Mitarbeiter zentral verwaltet und dokumentiert werden, können anhand der Qualifikation schneller Dienst- und Einsatzpläne erstellt werden. Dass alle Dienste für alle Helfer transparent einzusehen sind, vereinfacht den ehrenamtlichen Maltesern, sich für die passenden Aufgaben anzumelden. Dadurch soll sich die Arbeit deutlich effizienter koordinieren lassen.

Sharepoint Online als Antwort auf den Wandel des IT-Arbeitsplatzes

Das Beispiel des Malteser Hilfsdienstes scheint exemplarisch zu veranschaulichen, dass der Wandel des IT-Arbeitsplatzes in vielen gesellschaftlichen Bereichen Handlungsbedarf erzeugt. »Die zunehmend vernetzte, mobile und ortsunabhängige Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologie«, beobachtet Marianne Janik, Senior Director Public Sector bei Microsoft Deutschland, »erfordert auch in vom Ehrenamt geprägten Organisationen neue Wege der Zusammenarbeit«.

Cloud-Lösungen wie Sharepoint Online und Office 365 sind nach Meinung von Janik genau dafür optimiert. Gerade bei karitativen Organisationen können sie den Verwaltungsaufwand minimieren, um sich darauf zu konzentrieren, Gutes zu tun. »Die Zeitersparnis und der Produktivitätszuwachs durch Cloud-Lösungen wie die von Microsoft unterstützen sie dabei«, betont Janik.

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