Kommende Entwicklungen in Sachen E-Rechnung

Verschiedene Möglichkeiten für E-Invoicing

Aus technologischer Sicht haben Unternehmen, die die Nutzung von E-Rechnungen realisieren wollen, verschiedene Möglichkeiten:

• Portal-Lösung
• Externe Dienstleister
• Erweiterung der Buchhaltungssoftware
• Nutzung von Softwarelösungen aus dem ECM-, DMS- und Workflow-Bereich

Dabei kann es auch nützlich sein, je nach Anwendungsfall, unterschiedliche Möglichkeiten zu kombinieren.

Laut Bundesfinanzministerium soll durch die E-Rechnung die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. Insbesondere im Rechnungswesen können Prozesse vereinfacht werden. Beispielsweise brauchen die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst zu werden. Dadurch werden doppelte Arbeitsgänge und hierbei entstehende Fehler vermieden.

Vorteile elektronischer Rechnungen

Dass die E-Rechnungspflicht die Digitalisierung vorantreibt, bestätigt auch Jens Büscher, Gründer und CEO von Amagno: »Von der gesteigerten Effizienz durch die E-Rechnung profitieren alle Unternehmen: Ende des Abtippens und der Scanfehler, stattdessen automatisch korrekte Erkennung der Daten, automatische Verbuchung, orts- und zeitunabhängige Prozesse, hohe Auskunftsfähigkeit, deutliche Kostenersparnisse, weniger Fachpersonal notwendig – und die Umweltbilanz ist auch besser.« Am meisten profitieren die Unternehmen, für die die E-Rechnung der Anstoß sei, die Workflows im Büro allgemein zu standardisieren und zu digitalisieren.

Doch geht es den Behörden bei der Verpflichtung zur E-Rechnung nicht nur um das Wohl der Unternehmen durch stärkere Digitalisierung. Weltweit setzen Steuerbehörden zunehmend auf elektronische Rechnungsstellung als strategisches Instrument zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung. Viele Länder führen Modelle ein, die eine Echtzeit- oder nahezu Echtzeit-Verarbeitung und -Prüfung von Transaktionen ermöglichen. Initiativen wie »VAT in the Digital Age« (ViDA) in Europa und auch andere Initiativen beispielsweise in Asien zeigen laut dem billentis Report 2025 eine klare Präferenz für Modelle, die sowohl die Steuerkonformität als auch die betriebliche Effizienz fördern.

Jens Büscher, Gründer und CEO von Amagno (Bild: Amagno)

Vorteile für den Staat

Welche Vorteile sich für Staaten die E-Rechnung ergeben, schildert Dr. Michael Berger, CEO von DocuWare: »E-Rechnungen sorgen für mehr Transparenz und erschweren Steuerhinterziehung und Umsatzsteuerbetrug. Finanzbehörden können Transaktionen schneller und genauer prüfen, was in Ländern wie Italien oder Brasilien bereits aktuell zu deutlich höheren Steuereinnahmen geführt hat.« Gleichzeitig sinke der Verwaltungsaufwand und die Behörden erhalten einen besseren, aktuelleren Einblick in die wirtschaftliche Lage.

ViDA sieht vor, dass neben dem verpflichtenden Austausch elektronischer Belege, auch steuerlich relevante Daten elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden müssen. Die Fristen dafür sind sehr kurz, so dass Meldungen wohl nur automatisiert über entsprechende E-Rechnungslösungen erfolgen können. Für Unternehmen in Deutschland ergibt sich daraus die Notwendigkeit, ihre Systeme nicht nur auf die gestartete E-Rechnungspflicht auszurichten, sondern auch zukünftige Anforderungen eines digitalen Steuerreportings zu berücksichtigen.

Erfüllung internationaler Anforderungen

Die Entwicklung eines deutschen Meldesystems für E-Rechnungen an Finanzbehörden steht im Kontext der ViDA-Initiative der Europäischen Union. Diese sieht vor, dass spätestens ab Juli 2030 alle EU-Mitgliedstaaten einheitliche Anforderungen für digitale Umsatzsteuermeldungen bei grenzüberschreitendem Rechnungsaustausch im B2B-Umfeld einführen. Deutschland hat den Anspruch, das inländische digitale Meldesystem so zu gestalten, dass es sowohl den nationalen Anforderungen als auch den zukünftigen europäischen Vorgaben entspricht. Allerdings müssen Details dazu, erst noch erarbeitet werden. Für Unternehmen ist es also nicht ganz einfach, sich heute bereits auf dieses Meldesystem vorzubereiten.

Dina Haack, Senior Lead Marketing von xSuite (Bild: xSuite Group)

Jedoch besteht die Hoffnung, dass sich aktuelle Probleme mit der E-Rechnungspflicht spätestens durch die Entwicklung des Meldesystems lösen. Auch durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Ausstellung von E-Rechnungen sind nämlich nicht alle Details geregelt. »Es zeigt sich, dass zwischen Lieferanten und Kunden viel Abstimmungsbedarf besteht. Die E-Rechnung ist nur ein Framework, Einzelheiten müssen individuell abgestimmt werden. Beispiel: In welches Feld genau kommt die Bestellnummer?«, so Dina Haack, Senior Lead Marketing von xSuite Group. Der Gesetzgeber habe nur den groben Rahmen vorgegeben. Details – zum Beispiel welches E-Rechnungsformat genau verwendet werden soll – müssen Kunden und Lieferanten untereinander aushandeln. »Das funktioniert, ist aber auch zusätzlicher Aufwand beziehungsweise führt auch zu einer gewissen Verunsicherung auf beiden Seiten. Wir denken, das wird sich regeln und besser werden, wenn auch das angedachte Meldesystem für das Echtzeitsteuerreporting kommt«, meint Haack. Dann müsse der Gesetzgeber nämlich konkretere Vorgaben machen.

Ausmerzen bestehender Fehler

Zudem zeigt sich, dass jedes Land seine Besonderheiten für spezielle Daten hat – wie bei Angaben zum Skonto. »Nicht alle Besonderheiten sind in den aktuellen Formaten geregelt. Das führt zu falscher Verwendung der Felder. Hier braucht es eine europäische Regelung. Die Formate müssen so ausgestaltet sein, dass alle Besonderheiten berücksichtigt sind, auch wenn nicht in jedem Land alle Felder gebraucht werden«, fordert Büscher.

Generell müssen über kurz oder lang alle EU-Mitgliedsstaaten die ViDA-Vorgaben erfüllen. Viele europäische Nachbarländer bereiten daher ebenfalls die Einführung der Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsaustausch vor. »Dabei zeigen sich aber auch immer wieder Probleme, sei es in der Bereitstellung der technischen Infrastruktur oder auch in der Definition eines landesspezifischen E-Rechnungsformats«, weiß Christian Brestrich, Geschäftsführer von B&L Management Consulting. Außerdem gebe es verschiedene Ansätze zur tatsächlichen Realisierung des Austauschs der Belege. Manche Länder setzen auf eine zentrale staatliche Lösung, die alle Rechnungen verarbeitet. Andere Länder wiederum schreiben die Nutzung zertifizierter Dienstleister vor, so dass ein direkter Austausch zwischen Unternehmen nicht möglich ist. »Für Unternehmen, die über unsere Landesgrenzen hinweg aktiv sind, heißt das leider derzeit aber auch, dass man sich mit den jeweils pro Land geltenden Vorgaben zu Cross-Border-Geschäften beschäftigen muss. Eine Vereinheitlichung des Rechnungsaustausches, wie ursprünglich von der EU angedacht, findet derzeit nicht wirklich statt«, bedauert Brestrich.