Papier – einer der größten Zeitverschwender im Büro

Zeitfresser Nummer Eins im Büro: Archivierung oder Wiederverwendung von Dokumenten (Grafik: Adobe)

Was sind die größten Zeitverschwender im Büro? Wer jetzt auf Social-Networks a la Facebook tippt, liegt daneben. Vielmehr sind 60 Prozent der Büroarbeiter in Deutschland der Meinung, dass der nervigste Zeitfaktor nach wie vor ein Zuviel an Papier in der täglichen Arbeit ist. Das belegt eine aktuelle Umfrage des Marktforschungsinstituts innofact anlässlich des kommenden »Tag der Arbeit« (1. Mai) im Auftrag von Adobe Systems.

In der Studie, an der 1.033 berufstätigen Frauen und Männern zwischen 18 und 69 Jahren teilnahmen, wurde auch untersucht, was die größten Zeitverschwender und die nervigsten Prozesse bei der Büroarbeit sind, und welche Arbeitserleichterungen sich die Berufstätigen zukünftig wünschen. Als lästigster Prozess wird von 27 Prozent der Befragten die Suche nach Papierdokumenten genannt, gefolgt von Abstimmungs- und Korrekturprozessen (17 Prozent) sowie der Erstellung, Verteilung und Auswertung von Formularen (14 Prozent). 46 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, dass der größte Zeitverschwender bei ihrer täglichen Arbeit die Archivierung oder Wiederverwendung von Dokumenten sei. 44 Prozent befanden, dass Korrekturen und Abstimmungsschleifen mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen.

Diese Arbeitserleichterungen wünschen sich Büroarbeiter

Bei der Frage nach den gewünschten Arbeitserleichterungen gaben 65 Prozent der Umfrageteilnehmer an, dass sie sich ein einfacheres Sammeln und Verteilen von Dokumenten wünschen würden. Für 61 Prozent wäre bereits der elektronische Rechnungsversand inklusive digitaler Unterschrift eine große Arbeitserleichterung.

59 Prozent wünschen sich zudem eine einfachere schriftliche Abstimmung von Genehmigungen und Textdokumenten. Zudem befürworten über die Hälfte der Befragten elektronische Personalakten anstelle von Aktenordnern in Papierform sowie die Ablösung der Unterschriftenmappe und die generelle Einführung der elektronischen Signatur.

Viel zu aufwändiger Umgang mit Dokumenten

»Wie IDC bereits in 2012 festgestellt hat, wird weltweit bei der Büroarbeit eine nicht unerhebliche Menge an Zeit vor allem bei dem viel zu aufwändigen Umgang mit Dokumenten verschwendet – vor allem für die Erstellung, Abstimmung und Suche«, erklärt Ulrich Isermeyer von Adobe Systems. »Die so verschwendete Zeit kostet Unternehmen jährlich im Schnitt 14.492 Euro pro Büroarbeiter. Hier geht es also nicht nur um subjektive Arbeitserleichterungen und Wohlfühlfaktoren, sondern um relevante Produktivitätsfaktoren.«

Neben firmeneigenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen gehören Microsoft Word (79 Prozent), Excel (63 Prozent) und Adobe Acrobat (35 Prozent) zu den am häufigsten verwendeten Programmen. Wie die Studien-Ergebnisse zeigen, besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Beliebtheit der Software und der Häufigkeit der Anwendung.

Powerpoint scheint sehr unbeliebt zu sein

So liegt Powerpoint bei den unbeliebtesten Programmen an erster Stelle, wobei nur 17 Prozent der Befragten es regelmäßig nutzen. Word hingegen wird am häufigsten genutzt, und demzufolge nennen lediglich sechs Prozent der Befragten Word als das unbeliebteste Programm. Bei der Bewertung der Software ist nach Meinung von Adobe zu beachten, dass die Anwender das tatsächliche Funktionsspektrum und somit die Möglichkeiten der Arbeitserleichterung bei den von ihnen weniger intensiv eingesetzten Programmen nicht so gut kennen.

»Während nahezu 100 Prozent der Berufstätigen den kostenlosen Adobe Reader regelmäßig verwenden, wird Acrobat – das Programm zur PDF-Erstellung, -Verwaltung und -Bearbeitung – nur von gut einem Drittel der Befragten genutzt«, sagt Isermeyer. »Auf unseren Schulungen stellen wir immer wieder fest, dass der Funktionsumfang von Acrobat vielen Anwendern nicht vollständig bekannt ist. Dabei bietet das Programm mit seinen Kommentar-, Formular-, Archivierungs- und digitalen Signaturmöglichkeiten genau die Arbeitserleichterungen, die sich das Gros der Büroarbeiter laut den Ergebnissen der Studie wünscht.«

Alte Denkmuster behindern die nächste Produktivitätsstufe

»Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren bereits massiv gewandelt. Doch das war erst der Anfang. Denn unsere Zukunft liegt in kreativen Wertschöpfungsprozessen«, erklärt Torsten Rehder, Director Innovation Services bei Marktbeobachtungsunternehmen TrendONE. »Die Potenziale, die uns Technologie schon heute bietet, sind noch längst nicht ausgeschöpft, geschweige denn gleichmäßig verteilt. Während im Silicon Valley bereits an Algorithmen getüftelt wird, die kreative Tätigkeiten wie etwa das Schreiben eines Drehbuchs automatisieren, hadern wir in Europa noch mit dem elektronischen Rechnungsversand. Die Technologie ist nicht mehr der Flaschenhals. Vielmehr sind es alte Denkmuster, die uns zögern lassen, die nächste Produktivitätsstufe zu erreichen.«

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