Studie untersucht Potenzial von KI bei Dokumenten-Workflows

Großes Interesse an Optimierung von Dokumenten-Workflows mit KI

Für die von Foxit bei Forrester Consulting in Auftrag gegebenen Studie »Revolutionierung von Dokumenten-Workflows mit KI« wurden im ersten Quartal 2024 knapp über 400 Nutzer von PDF- und Dokumenten-Tools sowie 116 Entscheidungsträger befragt. Es ging darum herauszufinden, welche Tools sie heute einsetzen, wie sie diese nutzen und welche Erwartungen sie in Bezug auf die Optimierung von Dokumenten- und PDF-Workflows an Künstliche Intelligenz (KI) haben.

Die Ausgangslage ist ziemlich ernüchternd. Obwohl das PDF-Format über 30 Jahre alt ist und es zahlreiche Anbieter mit breit aufgestellten Produkt-Suiten gibt, herrscht bei den Unternehmen immer noch die Kleinstaaterei.  Im Schnitt nutzen die Befragten acht unterschiedliche Tools für die Bearbeitung von PDF- und Dokumentenaufgaben. Dazu waren 14 Funktionen abgefragt worden – von Datenextraktion über Integration in andere Tools, Dokumentenarchivierung bis zur elektronischen Unterschrift. Mehr als 60 Prozent der Entscheidungsträger wussten, dass das zu viele Einzellösungen sind. Sie unterschätzen aber offenbar oft die Bedeutung dieses Aspekts.

Wegen großer Ziele  geraten erste kleine Schritte aus dem Blick

Denn oberste Priorität haben bei ihnen die Kostensenkung und die Umsatzsteigerung. Diesen großen Zielen werden vermeintliche Teilaspekte untergeordnet. »Deshalb stehen Maßnahmen wie die Optimierung von Workflows, die Integration von KI in Geschäftsprozesse, die Verbesserung von Innovationen und die Optimierung der Mitarbeitererfahrung oft ganz unten auf der Prioritätenliste«, stellen die Autoren der Studien fest – was aber ein Fehler sei.

Benutzer wenden bei dokumentenbasierenden Prozessen viel Zeit für repetitive Arbeiten auf. (Grafik: Foxit)

Eine weitere zentrale Erkenntnis der Studie ist, dass die aktuell verwendeten PDF-Tools oft ineffizient sind. Dazu trägt nicht nur die Vielzahl bei, sondern auch, dass sie oft noch veraltetet sind (69 Prozent der Befragten) und sich schlecht in bestehende IT-Ökosysteme integrieren lassen (bei 63 Prozent der PDF-Benutzer). Die Tools erfordern häufig manuelle Prozesse und erschweren eine effektive Zusammenarbeit eher, als sie zu unterstützen.

Viele unnötige, manuelle Aufgaben

Nahezu 60 Prozent der Befragten berichteten, dass sie viel Zeit auf manuelle und sich wiederholende Dokumentenaufgaben verwenden. Im Schnitt verbringen sie fast einen Tag pro Woche mit der manuellen Bearbeitung administrativer Aufgaben. 56 Prozent sind der Meinung, dass ihnen diese Zeit  für wichtige Aufgaben fehlt.

Höhere Produktivität und bessere Zusammenarbeit sind die Top-Erwartungen an KI im Zusammenhang mit PDF- und dokumentenbasierenden Workflows (Grafik: Foxit)

Eher erwartbar war, dass die Befragten KI zutrauen, Dokumentenprozesse erheblich zu verbessern. Aktuell werden laut Umfrage viele Dokumentenaufgaben, wie die Datenextraktion, Schwärzung von Inhalten oder die Fehlerprüfung in PDF-Dokumenten, noch weitgehend manuell durchgeführt. KI könnte helfen, diese Prozesse zu automatisieren und sogar Fehler zu minimieren. Beispielsweise könnten vertrauliche Daten automatisch geschwärzt und Unstimmigkeiten in Formularen durch KI erkannt werden.

Sowohl Benutzer als auch Entscheidungsträger sehen einer zentralen Plattform, die alle PDF-Funktionen in einer Anwendung bündelt und KI integriert, als Mehrwert. 80 Prozent der Befragten sehen eine solche All-in-One-Lösung als nützlich an. Sie könnte ihrer Ansicht nach nicht nur die Zusammenarbeit verbessern, sondern auch die Produktivität erhöhen und die Fehlerquote reduzieren.

Hindernisse für KI-basierte PDF-Tools

Die Befragten sehen aber auch Hindernisse bei der Einführung von KI-basierten PDF-Tools. Die größten Hürden sind Budgetbeschränkungen und Sicherheitsbedenken. Außerdem sehen sie Schwierigkeiten in der Integration von KI in bestehende Prozesse.

Forrester empfiehlt, vor der Einführung von KI-basierter Automatisierung zunächst bestehende Dokumentenprozesse zu überarbeiten und zu optimieren. Nur so könne sichergestellt werden, dass ineffiziente Prozesse nicht lediglich beschleunigt, sondern grundlegend verbessert werden. Weiterhin sollten Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeiter die notwendigen Werkzeuge und Schulungen erhalten, um die neuen, KI-gestützten Funktionen auch effizient nutzen zu können.

Die gesamte Zusammenfassung der Studienergebnisse steht nach Registrierung auf der Webseite von Foxit zum Download bereit.