Digitales Office vor großem Sprung nach vorn

Digital Office Conference als Kaleidoskop für Digitaliserer

Digitalisierung im Büro erfährt aktuell durch drei zusammenwirkende Trends einen starken Schub: den Bedarf für digitale Souveränität und Datenkontrolle, digitale Zusammenarbeit in hybriden Szenarien und den Einsatz von KI. Die Digital Office Conference am 18. März in Berlin trägt allen Punkten Rechnung – und beleuchtet sie aus unterschiedlichen Perspektiven. Die Veranstaltung ist Teil der vom Bitkom organisierten TRANSFORM-Konferenz, die sich als zentrale Plattform für die digitale Transformation der Wirtschaft positioniert.

Einer der Schwerpunkte  ist die Frage, wie Unternehmen ihre Arbeitsprozesse in Zeiten von Künstlicher Intelligenz organisieren können. Ein anderer, wie hybride Zusammenarbeit funktioniert und der dritte, wie sich steigende Anforderungen an Datensicherheit und der Wunsch oder die Verpflichtung zu digitaler Souveränität umsetzen lassen.

Eng verzahnte Themen entwirren – oder holistisch sehen

Allerdings lässt sich keins der Themen ohne das andere denken. Bei KI und Kollaboration steht sofort die Frage nach Datensouveränität und Datenkontrolle im Raum. Und bei Datensouveränität die Frage nach Nutzung etabliertet Kollaborations-Tools und bereits vertrauten KI-Tools. Gleichzeitig überschneiden und verflechten sich die Angebote für jeden dieser Bereiche immer stärker. Beispielsweise bietet jedes Kollaborations-Tool, aber auch jedes ECM- und DMS-System, heute KI-Funktionen.

Der Übergang zur KI-getriebenen Organisation

Mehrere Keynotes beschäftigen sich mit der Frage, wie generative KI, Large Language Models und intelligente Automatisierung in Dokumenten- und Wissensmanagementsysteme integriert werden können. Dabei geht es weniger um experimentelle Anwendungen als um konkrete Einsatzszenarien im Unternehmensbetrieb – etwa bei der automatisierten Verarbeitung von Dokumenten, bei der Wissenssuche in großen Datenbeständen oder bei der Unterstützung von Entscheidungsprozessen. Für viele Unternehmen markiert dieser Schritt den Übergang von der klassischen Digitalisierung einzelner Prozesse zu einer stärker KI-getriebenen Organisation.

Aber auch Themen wie europäische Cloud-Infrastrukturen, sichere Datenräume und Governance-Modelle für KI spielen eine zentrale Rolle im Programm. Viele Vorträge setzen sich damit auseinander, wie sich Innovationsfähigkeit und regulatorische Sicherheit verbinden lassen.

Hybride Arbeitsmodelle, virtuelle Kollaboration und digitale Workflows haben sich in den vergangenen Jahren etabliert, bringen jedoch neue organisatorische Herausforderungen mit sich. Mehrere Panels befassen sich deshalb mit der Frage, wie Unternehmen ihre interne Zusammenarbeit effizienter gestalten können – etwa durch integrierte Collaboration-Plattformen, automatisierte Prozesse oder neue Formen der Wissensorganisation.

Spannend ist abseits der konkreten technischen Umsetzung, was  KI mit der Unternehmenskultur macht. Der Frage geht Prof. Dr. Beate Gleitsmann, Leiterin des Fachbereichs Medien, Marketing und Innovation, an der Rheinischen Hochschule Köln, nach. Sie hat mittels empirischer Forschung untersucht, wie die Entwicklung von KI die Wechselwirkungen zwischen Unternehmenskultur und dem Verhalten der Mitarbeitenden prägt. Auf dieser Basis gibt sie auch einen Ausblick auf die Rolle von KI-Agenten als Akteure in Organisationsstrukturen und Entscheidungsprozessen.

Blicke in die erfolgreiche Praxis

Beim »könnte«, »müsste« oder »sollte« bleibt die Konferenz aber nicht stehen. Ein wichtiger Bestandteil der Digital Office Conference sind Praxisberichte aus Unternehmen, die bereits umfangreiche Transformationsprojekte umgesetzt haben. Zu den Best-Practice-Beispielen gehört ein Einblick in die Rolle des »Digital Workplace« bei Airbus durch Nicole Dreyer-Langlet, Vice President Digital Workplace & Digital Germany bei Airbus.

Reifegradmodell 3.0

Spannend für alle, die bei der Digitalisierung noch auf dem Weg sind, ist die Vorstellung des »Reifegradmodell 3.0«. Vom 2023 präsentierten Vorgänger 2.0 unterscheidet es sich durch neue Kriterien, mehr Flexibilität und praxisnahe Erweiterungen. Wie bereits der Vorgänger übersetzt es jedoch die Black Box »digitaler Prozess« in klare Dimensionen und ermöglicht eine präzise Standortbestimmung für Unternehmen und Behörden.

Wertvoll sind auch die auf der Konferenz gegeben Einblicke in die Arbeit der zugehörigen Expertengruppe. An diesem Panel wirken unter anderem Marcel Mühlbach, Produktmanager bei Ceyoniq Technology, Mahmut Arica, Professor für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Marketing & Digitalisierung, an der FOM Hochschule für Oekonomie & Management Münster, sowie Christian Kretschmer, Trainer, Berater und Produktmanager an der ibo Akademie, mit.

Ergänzend ist das Panel zu Digitalen Geschäftsprozessen interessant. Da diskutiert unter anderem Jutta Horstmann, CEO der Heinlein Gruppe, mit. Sie ist eine vehemente Verfechterin digitaler Souveränität. Mit Marina Tcharnetsky vom Artificial Intelligence Center Hamburg (ARIC) sind auch eine KI-Expertin und mit Felix Lesner, Referent für Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, ein Experte mit breitem Brancheneinblick, dabei.

KI arbeitet und denkt schon mit

Dominik Schätzel, Product Manager bei Sage, zeigt in seinem Vortrag auf, wie autonome KI-Agenten ERP-Systeme von Verwaltungstools in »aktive, mitdenkende Steuerungszentren« weiterentwickeln, die Zusammenhänge erkennen, Entwicklungen antizipieren und innerhalb definierter Leitplanken eigenständig handeln. Der Mensch gibt dafür strategische Ziele vor und kann jederzeit eingreifen – muss aber nicht.

Um mitarbeitende KI geht es auch bei Dr. Julian Bahr, Principal Consultant und Managing Director beim Dienstleister IPI. Er stellt mit dem Hintergrund zahlreicher Kundenprojekte dar, wie KI in Microsoft 365 mitarbeitet und wie dadurch Arbeit mit KI und Copilot in Microsoft 365 automatisiert werden kann.

E-Rechnung ernst nehmen

Strukturierte E-Rechnungen empfangen zu können, ist im B2B-Sektor seit 1. Januar 2025 bereits Pflicht. Fest steht zudem, dass ab 2027 beziehungswiese spätestens ab 2028 E-Rechnungen für alle Unternehmen verbindlich auszustellen sind. Spätestens dann gelten PDF-Rechnungen nicht mehr als rechtsgültige elektronische Rechnungen für B2B-Transaktionen. 2025 haben sich viele Unternehmen noch auf Minimalanforderungen konzentrier, um Compliance zu erreichen.

Das war ein Fehler. Denn die verpflichtende Einführung der E-Rechnung bietet die Chance, bestehende Prozesse zu modernisieren und durchgängig zu digitalisieren. Worauf Unternehmen bei der Implementierung achten sollten, welche typischen Hürden auftreten und wie sich die E-Rechnung gezielt nutzen lässt, um Geschäftsprozesse nachhaltiger und effizienter zu gestalten, diskutieren auf der Digital Office Conference unter anderem Nina Harms, Geschäftsführung von Bonpago, Alexander Trautmann, Head of SSG Germany bei Sage und Ivo Moszynski, Head of Strategy E-Invoicing, Payments & POS bei Datev.