Gifas-Electric vertraut ECM-Suite von Optimal Systems

Optische Leiteinrichtungen aus der Schweiz (Bild: Gifas-Electric)

Der schweizer Hersteller von Elektro-Produkten Gifas-Electric mit Sitz in Rheineck setzt auf das ECM-System von Optimal Systems. Betreut wird das Projekt von der Optimal Systems Schweiz AG.

Gifas-Electric entwickelt, produziert und vertreibt elektrotechnische Produkte wie Stromverteiler und Lichtprodukte in der DACH-Region sowie in Italien und Frankreich. Die Kunden des Unternehmens erhalten alles, was mit Stromverteilung zu tun hat, aus einer Hand – von der Steckverbindung über den Baustromverteiler bis hin zur Steuerung. Dementsprechend groß ist das Aufkommen an Rechnungen, Verträgen, Lieferscheinen etc.

ECM-System wird an »Comarch ERP« angebunden

Um die damit verbundenen Geschäftsprozesse besser abbilden zu können und Abläufe wie etwa das Rechnungsmanagement effizienter zu gestalten, will Gifas das ECM-System des Berliner ECM-Softwarehauses einsetzen. Die Integration in die bestehende IT-Umgebung spielt dabei eine wichtige Rolle. So ist unter anderem geplant, das ECM-System an das ERP-System von Comarch sowie an Microsoft-Office anzubinden.

Als erster Projektschritt wird die ECM-Lösung zur elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung mit Anbindung an das ERP-System »Comarch ERP« implementiert. Ein ECM-Workflow sorgt dafür, dass Daten und Dokumente automatisch an die zuständigen Bearbeiter weitergeleitet werden. Gifas setzt außerdem digitale Akten ein. Dabei werden unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander verknüpft, dass Anwender eine vorgangsbezogene Sicht auf Informationen erhalten.

Gifas-Electric setzt bereits digitale Akten ein

Zum Einsatz kommen elektronische Projektdossiers, in die sowohl technische Dokumente und Zeichnungen als auch Preis- und Konditionsinformationen, Verträge und E-Mails abgelegt und verwaltet werden. »Das ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf Informationen und eine hohe Transparenz bei den Projekten«, sagt Denise Herzog, Projektleiterin bei Gifas-Electric.

Geplant sind weitere Szenarien, wie etwa eine Lösung für E-Mail-Archivierung. Langfristig soll das ECM-System als einheitliche Informationsmanagementplattform fungieren. „Das ganzheitliche Konzept der Software von Optimal System hat uns überzeugt«, bekundet Markus Eigenmann, CFO bei Gifas-Electric.

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