Klinikum rechts der Isar setzt auf E-Akte von Circle Unlimited

Im Klinikum rechts der Isar der Technischen Universität München können nicht nur Patienten beste Pflege erwarten, sondern jetzt auch die Rechtsakten. Die Drittmittelabteilung der Klinik setzt nämlich auf die elektronische Rechtsakte von Circle Unlimited. Das Krankenhaus managt mit »cuSmarText Legal«, der Lösung für Legal-Process-Management, derzeit rund 1.000 Rechtsakten mit den darin enthaltenen Verträgen und vertragsrelevanten Dokumenten.

Die Verträge, beispielsweise mit Pharmaunternehmen oder anderen Forschungseinrichtungen, kommen aus den einzelnen Kliniken und Abteilungen und werden mittels der elektronischen Rechtsakte von der Abteilung Drittmittelmanagement verwaltet. Die nahtlose SAP-Integration der Circle-Unlimited-Lösung erlaubt es den Mitarbeitern im Rechtsbereich, auf alle Vertragsdaten in SAP-FI (Finanzwesen) und SAP-GM (Fördermittelmanagement) zuzugreifen, und auf direktem Weg in die Verträge zu übernehmen. Ein Wechsel zwischen den SAP-Systemen und dem Dokumenten- bzw. Vertragsmanagement von Circle Unlimited sei so nicht mehr notwendig.

Zugriff auf E-Akten über Weboberfläche oder klassische SAP-Oberfläche

Sicherheit und Transparenz von der Ablage bis hin zur Terminerinnerung Durch die zentrale, revisionssichere Ablage und Bearbeitung der Verträge und Dokumente in der E-Akte für die Rechtsabteilung kann jeder Nutzer auf alle wichtigen Informationen jederzeit und zeitgleich zugreifen; dies wahlweise über eine intuitive Weboberfläche oder die klassische SAP-Oberfläche. Mit Hilfe eines von cuSmarText Legal vergebenen Aktenzeichens lassen sich die Dokumente laut Circle Unlimited eindeutig zuordnen und wieder auffinden.

Unterschiedliche Filtermöglichkeiten sollen außerdem Überblick über Verhandlungsphasen, den zuständigen Bearbeiter und den Bearbeitungsstatus eines Vertrags schaffen. Hinzu kommt die integrierte To-Do-Liste mit automatischer Erinnerungsfunktion. Sie stelle sicher, dass alle vertragsbezogenen Termine und Fristen gewahrt und Aufgaben rechtzeitig bearbeitet werden.

»Mit der elektronischen Rechtsakte von Circle Unlimited haben wir einen sehr guten und transparenten Überblick über die aktuelle Vertragslage geschaffen. Alle Vertragsdaten sind rasch auffindbar und die Bearbeitungswege kürzer, sodass Verträge zügig an die betroffenen Kliniken weitergeleitet werden können«, erklärt Adrian Lang, Rechtsanwalt Vertragsangelegenheiten beim Klinikum rechts der Isar. »Auch die rasche Einführung der Software hat überzeugt. Vom Beginn der offiziellen Zusammenarbeit bis zur Produktivsetzung der Lösung vergingen lediglich zwei Monate.

»cuConnect« verknüpft E-Mail-Anwendung und Rechtsakte

Neben der Software für die Rechtsabteilung entschied sich das Krankenhaus zudem für die Integrationslösung »cuConnect« von Circle Unlimited. Sie verbindet die E-Mail-Anwendung Microsoft-Outlook mit cuSmarText Legal. So ist es möglich, automatisch E-Mails mit Bezug zum jeweiligen Vertrag ohne Umwege aus der elektronischen Akte heraus zu erzeugen, individuell anzupassen und zu versenden.

In Outlook selbst lassen sich Inhalte aus der Rechtsakte suchen und in einer Ergebnisliste anzeigen. Mit einem Klick springt der Anwender dann direkt in die SAP-basierte Akte.

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