United Planet bringt »Fachapplikation Wissensmanagement«

Die »Fachapplikation Wissensmanagement« sammelt, ordnet, vervollständigt und archiviert Wissen für den späteren Zugriff (Bild: United Planet)

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Die »Fachapplikation Wissensmanagement« sammelt, ordnet, vervollständigt und archiviert Wissen für den späteren Zugriff (Bild: United Planet)

Wie sieht das Wissensmanagement in der Verwaltung oftmals aus? »Das wusste früher immer Frau Schulze – und jetzt?« Wenn erfahrene Mitarbeiter ausscheiden, hinterlassen sie eine Lücke. Wenn sie ihr über die Jahre gesammeltes Wissen in den Ruhestand mitnehmen, ohne es weitergegeben zu haben, droht diese Lücke zum ernsthaften Problem zu werden. So wird in Berlin bis 2020 jeder fünfte Verwaltungs-Beschäftigte in den Ruhestand gehen. Es ist zu befürchten, dass die Verwaltung mit dem Personal auch ein gewaltiges Maß an Know-how verliert.

Ein effektives Wissensmanagement ist daher unabdingbar. Um den Wissensabfluss zu verhindern und das Fachwissen für verbleibende und neu eingestellte Beschäftigte zu sichern, entwickelte der Freiburger Softwarehersteller United Planet die »Fachapplikation Wissensmanagement«. Die Applikation basiert auf der Software »Intrexx«, mit der in der Verwaltung schon zahlreiche erfolgreiche Projekte realisiert wurden. So nutzen unter anderem die Stadt Sindelfingen und die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin mit Intrexx erstellte Beschäftigtenportale.

Senatsverwaltung Berlin brachte Ideen in »Fachapplikation Wissensmanagement« ein

Letztere beteiligte sich laut United Planet aktiv an der Entwicklung der neuen Fachapplikation, und brachte ihre Ansprüche aus der Praxis in die Gestaltung der Anwendung mit ein. Diese ähnelt einem Wiki, das um spezifische Funktionen erweitert wurde. Beiträge können durch angehängte Dokumente und Dateien komplettiert werden, und ein automatisierter Freigabe-Workflow sichert die Qualität der Artikel.

»Es war uns besonders wichtig, dass die Fachapplikation ein sehr intuitives Handling hat. Der User weiß ja nicht, was er suchen muss, denn er weiß nicht, was drinsteckt«, sagt Robert Reinke von der Senatsverwaltung Berlin. »Damit er dennoch leicht zur Beantwortung seiner Fragestellungen kommt, waren uns eine starke Suchfunktion und eine klare Benutzeroberfläche wichtig.«

Nahtlose Integration in Beschäftigtenportale

Eine Besonderheit der Lösung sei die nahtlose Integration in Beschäftigtenportale. Das Wissensmanagement lasse sich so – wie die anderen genutzten Fachfunktionen – von allen Mitarbeitern bequem im Webbrowser öffnen, ohne dass lokale Installationen nötig sind. Im Portal sollen auch Mitarbeiter, deren Expertise beim Aufbau eines Wissenspools bisher nicht genutzt wurde, ihre Erfahrung leicht teilen können.

United Planet betont, dass in der neuen Fachapplikation das Wissen, das unabhängig von Abteilungsgrenzen generiert und gesammelt wird, geordnet, vervollständigt und für den späteren Zugriff archiviert wird. Abteilungsspezifische Wissenssilos würden aufgebrochen, und die kollektive Intelligenz der gesamten Organisation könne genutzt werden. Der Verlust von Fachwissen soll damit gebannt und die Verwaltungsarbeit zukunftsfähig gemacht werden.

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About the Author: Engelbert Hörmannsdorfer